Постоянные и переменные затраты на внедрение и поддержку ERP-систем и их расчет

Подробности

Опубликовано: 31.03.2023 10:25

Автор: Степанова Галина Ананьевна

Просмотров: 3060

Аннотация: в статье приведена характеристика постоянных CAPEX и переменных OPEX затрат предприятия, применяемых в бухгалтерском и управленческом учете предприятия. Рассмотрены их состав и методика формирования в управленческом и бухгалтерском учете в проектах по внедрению и поддержки ERP-систем. Приведены практические примеры по расчету затрат на внедрение и поддержку ERP-систем в разрезе постоянных и переменных статей по показателям общего объема финансовых ресурсов на финансирование всех этапов внедрения, доработки, сопровождения проекта внедрения системы (TCO) и объема затрат на сопровождение эксплуатации ERP-системы за определенный период (на месяц, квартал, год) с учетом методики отражения статей капекс и опекс затрат в бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Показатели, которые в дальнейшем являются базой для расчета эффективности внедрения ERP-системы.
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №21).
Ключевые слова: затраты производства, оптимизация расходов, капитальные затраты, операционные затраты, CAPEX, OPEX, TCO, total cost of ownership, общая величина целевых затрат, статьи затрат, внедрение ERP-системы, стоимость лицензий, затраты на внедрение ERP, затраты поддержки ERP, стоимость внедрения ERP-систем, стоимость внедрения ERP, стоимость поддержки ERP.

1. Общие положения

Любой вид деятельности, организация и ведение бизнеса априори предполагают несение затрат. В зависимости от вида деятельности или вида бизнеса затраты принято делить на затраты производства и издержки обращения. Все затраты и расходы, связанные с производством товаров, работ и услуг – это затраты производства. Затраты, связанные с реализацией, продажей товаров, готовой продукции потребителям – издержки обращения.

Успешное ведение бизнеса, как и любого вида производственной и иной деятельности, предполагает организацию контроля за эффективностью работы компании путем оптимизации расходов. Термин «оптимизация» расходов в целях получения конкурентного преимущества на рынке предполагает широкое ее использование, в том числе оптимизация:

• в управлении бизнесом, компанией;
• процессов производства и технологий;
• процессов в логистике и реализации продукции, товаров;
• использования материальных и финансовых ресурсов;
• затрат, расходов и другие.

Проведение работы по оптимизации во многом зависит от полноты и правильности учета всех затрат предприятия. В рамках организации учета затрат расходы предприятия принято классифицировать. Существуют различные классификации расходов, однако основные виды затрат любого предприятия подразделяются на капитальные и операционные. Организация бухгалтерского и налогового учета предприятия предполагает ведение учета затрат предприятия в разрезе:

• видов деятельности;
• номенклатуры производимой продукции, товаров, работ и услуг;
• подразделений, цехов, объектов торговли и других производственных объектов;
• объектов строительства, проектов и т.д.

Для ведения управленческого учета затрат применяется их классификация как распределение на постоянные (CAPEX) и переменные затраты (OPEX). Постоянные затраты – затраты, которые не зависят от величины объёма выпуска, противопоставляемые переменным затратам, с которыми в сумме составляют общие затраты. Увеличение объёмов производства приводит к уменьшению постоянных расходов, приходящихся на единицу продукции, что повышает прибыль с единицы продукции за счёт положительного эффекта масштаба. Учет данного вида затрат ведется в системе управленческого учета для последующего использования его данных при расчете общих расходов/издержек и определения уровня безубыточности предприятия; для проведения анализа хозяйственно-финансовой деятельности за определенный период работы и других целей [1].

На практике в управленческом учете предприятия к постоянным затратам по производству и реализации товаров, работ и услуг относят следующие статьи затрат:

• амортизация основных средств, инвентаря и спецодежды;
• арендные платежи за офисные, коммерческие, производственные, складские помещения и аренду торгово-промышленного оборудования;
• заработная плата административно-управленческого персонала;
• коммунальные услуги основных производственных фондов;
• сопутствующие услуги (банковское обслуживание, услуги связи, консультационные услуги и др.);
• налоги и взносы;
• проценты по кредитам и займам;
• представительские расходы и другие.

Переменные затраты – затраты, величина которых зависит от объёма выпуска продукции. Противопоставляются постоянным затратам, с которыми в сумме составляют общие затраты. Основным признаком, по которому можно определить, являются ли затраты переменными, является их исчезновение при остановке производства. Учет данного вида затрат ведется в системе управленческого учета для последующего использования его показателей при расчете общих расходов/издержек; при проведении анализа хозяйственно-финансовой деятельности за определенный период работы; при проведении работы по оптимизации расходов предприятия на производство и выпуск продукции и снижению уровня издержек обращения; в работе по составлению планов снижения переменных затрат в общих затратах в целях улучшения эффективности деятельности предприятия в целом и других целей.

На практике в управленческом учете предприятия к переменным затратам по производству и реализации товаров, работ и услуг относят следующие статьи затрат:

• затраты сырья, основных материалов и полуфабрикатов;
• расходные материалы;
• энергоресурсы, использованные в основном и вспомогательных производствах;
• зарплата и отчисления основного производственного персонала;
• транспортные услуги сторонних организаций и др.

Переменные затраты в полном объеме включаются непосредственно в себестоимость продукции, выполненных работ и услуг. Перечень статей по учету постоянных и переменных затрат на производство и выпуск товаров, работ и услуг должен быть утвержден внутренним распорядительным документом предприятия в виде Положений или иных подобных документов. Группировка постоянных и переменных затрат по объектам учета (по видам деятельности, по видам продукции, по объектам строительства, по проектам и др.) позволяет более эффективно проводить работу по оптимизации затрат, использовать учетные данные при анализе эффективности внедрения инвестиционных проектов.

Решение задач по оптимизации бизнеса и его расходов сегодня возможно с использованием новых технологий, в том числе и с внедрением ERP-системы управления. Использование информационной системы в управлении предприятием в настоящее время является одним из основных способом технического обеспечения условий для проведения оптимально выверенной производственно-финансовой и управленческой политики его работы; позволяет оптимизировать объем и рационально использовать весь спектр ресурсов, задействованных в производстве; способствует решению задач по повышению уровня конкурентоспособности предприятия. Система автоматизации управления предприятий является на сегодня одной из самых динамично развивающих сфер IT-систем и технологий. К основным инновационным направлениям развития информационных систем по управлению предприятием и бизнес-структурами в настоящее время можно отнести развитие ERP-систем (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. Применение ERP-систем в управлении предприятием способствует снижению негативного влияния человеческого фактора на производственно-финансовую политику деятельности предприятия и оптимизировать кадровое обеспечение его управлением, когда в работе задействованы значительные объемы штатной численности сотрудников, количества отделов, подразделений и производственных объектов.

ERP-система – конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Типичная ERP система представляет собой набор модулей (или даже отдельных приложений), каждый из которых управляет определенным процессом: закупками, продажами, производством, бухгалтерским и налоговым учетом, кадровыми процессами, поддержкой клиентов, CRM, складской логистикой и т.д. При этом система охватывает основные процессы всех направлений деятельности предприятия. В результате ERP система представляет собой комплексную информационную систему управления информацией внутри предприятия/компании, решающую весь комплекс задач управленческого, регламентированного и других видов учета, в отличие от специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации конкретного бизнес-процесса или направления деятельности.

ERP-система завершает процесс автоматизации управления предприятием, делает все его бизнес-процессы максимально прозрачными, интегрированными. Менеджмент современного предприятия, который строится сегодня на внедрении и управлении бизнесом через ERP-систему, является одним из эффективных инструментов по управлению бизнесом, так как система интегрирует весь массив данных о производстве и функционированию предприятия в одну платформу.

В виду сложности внедрения и освоения, высокой стоимости ERP-система управления предприятием больше подходит крупному и среднему бизнесу, намного реже - мелким предприятиям и предпринимателям. Для малого бизнеса она слишком сложная и в ней много избыточных для такого предприятия функций. При принятии решения об использовании в управлении предприятием ERP-системы эффективность затрат по внедрению и дальнейшему сопровождению данного IT-проекта должна быть просчитана и экономически подтверждена. Расчет эффективности внедрения проекта ERP- системы должен строиться на основе учетных данных заказчика по статьям затратам с их привязкой к объемным показателям внедряемого проекта от исполнителя проекта. При этом расчет эффективности внедрения ERP-системы целесообразнее проводить с распределением затрат на постоянные (капекс) и переменные (опекс).

2. Характеристика постоянных и переменных затрат на внедрение и поддержку ERP-систем

Стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается, как правило, индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается также количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.

Исходя из существующей методики управленческого учета в разрезе постоянных и переменных затрат по проектам внедрения информационных систем статьи затрат можно распределить следующим образом:

• к постоянным затратам на внедрение и поддержку ERP-систем относят:
  • стоимость программного продукта ERP и стоимость лицензий. Объем финансовых затрат на внедрение ERP-системы можно определить, зная будущее число автоматизированных рабочих мест, одновременно работающих в системе пользователей или лицензий, которые планируется приобрести. Практически для всех ведущих ERP-систем существуют оценки их стоимости в расчете на одного пользователя/автоматизированное рабочее место;
  • стоимость поддержки и сопровождения. Стоимость сопровождения складывается из стоимости работы исполнителя и договора ИТС. Если решение отраслевое, то приобретается еще и ИТС отраслевое;
  • стоимость основных средств, необходимых к приобретению для технического обеспечения функционирования ERP-системы: аппаратное обеспечение, серверы, рабочие подстанции и другие виды оборудования;
  • заработная плата и отчисления административно-управленческого персонала службы поддержки работы системы: начальник отдела, обслуживающий персонал и др.;
  • проценты за пользование кредитом, если система внедряется с привлечением кредитов банка и другие статьи постоянных затрат. 

• к переменным затратам на внедрение и поддержку ERP-систем относят:
  • затраты на создание и обновление сетей передачи данных;
  • затраты на обновление и доработку программного обеспечения (ОС, СУБД, средств разработки);
  • заработная плата и отчисления специалистов по СУБД и ERP-системы.
  • затраты на найм или на дополнительное обучение и подготовку сотрудников собственной IT-службы для работы с ERP-системой;
  • затраты на обучение конечных пользователей работе с ERP-системой;
  • затраты на расходные материалы, канцелярские принадлежности IT-службы для работы с ERP-системой и другие статьи переменных затрат.

Для определения общего объема затрат на проект по приобретению программного обеспечения, внедрению и сопровождению ERP-системы управления следует учитывать определенные «нюансы» или методику их учета в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете предприятия. Исходя из этого, на момент принятия решения о внедрении системы расчет затрат на внедрение проекта ERP-системы возможно одновременно рассчитывать в разрезе 2-х показателей:

• 1-й показатель: определяется общий объем финансовых средств, необходимых для внедрения проекта, для финансирования работ по проекту, исходя из перечисленных выше капекс и опекс затрат в период его внедрения. Данный показатель еще называют TCO (Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения). TCO – общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения и исполнения владельцем полного объёма обязательств, связанных с владением. Для определения совокупной стоимости владения разрабатываются специализированные методики, ориентированные на определенный объект владения и предназначенные для задания общей величины затрат на технику, оборудование, информационные и прочие системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла. Для укрупненной оценки стоимости владения могут применяться упрощенные методики расчёта TCO, выявляющие, прежде всего, структуру затрат, и дающие представление о вероятных потерях в процессе владения. Несмотря на то, что большинство затрат могут быть определены заранее либо спрогнозированы с высокой точностью, некоторые затраты носят вероятностный характер, что влечёт за собой риск существенных отклонений действительных расходов от прогнозных (расчётных).
• 2-й показатель: общая сумма затрат предприятия на внедрение и дальнейшее сопровождение ERP-системы, которая отражается в балансе предприятия по статьям капекс и опекс затрат в соответствии с установленной методикой их бухгалтерского и налогового учета за определенный период (за месяц, за квартал, за год). Данный показатель рассчитывается при наличии информации о дате планируемого ввода в эксплуатацию и постановки ERP-системы на баланс предприятия. Объем данных затрат в дальнейшем будет снижаться по мере начисления и отражения в балансе износа основных средств и нематериальных активов (НМА), входящих в состав ERP-системы.

Порядок включения постоянных затрат в разрезе указанных выше показателей приведен в таблице 1. 

Табл. 1. Порядок включения постоянных (CAPEX) затрат

Порядок включения переменных затрат в разрезе указанных выше показателей показан в табл.2. 

Табл. 2. Порядок включения переменных (OPEX) затрат

Особенность включения переменных затрат в расчет затрат на проект внедрения ERP-системы состоит в том, что данный вид затрат зависит от объема и масштабов внедряемого решения и его функциональности, которые вытекают из производственной деятельности предприятия. Основная часть переменных затрат в момент их совершения в полной сумме включается непосредственно в себестоимость продукции, выполненных работ и услуг предприятия на основании первичных документов (акт выполненных работ, накладная и др.). Переменные затраты в расчет затрат на внедрение ERP-системы включаются в состав общего объема средств, необходимых для финансирования проекта (1-й показатель, TCO) и в общую сумму затрат (2-й показатель) в одинаковых суммах. В расчетах затрат показатели должны отражаться за определенный временной период: за месяц, квартал, год или за весь проектный период внедрения системы.

Необходимо заметить, что при составлении расчета постоянных и переменных затрат на внедрение и поддержку ERP-систем в их состав подлежат включению те статьи, затраты по которым планируется произвести при имплементации и сопровождении системы, т.е. согласно планируемым статьям затрат. Исходя из всего вышеизложенного, подведем итог, который состоит в следующем:

• стоимость внедрения ERP-системы рассчитывается, как правило, индивидуально для каждого конкретного проекта в разрезе постоянных и переменных статей затрат;
• процесс расчета стоимости внедрения ERP-системы может состоять из 2-х составляющих:
  • расчет общего объема финансовых ресурсов на финансирование всех этапов внедрения, доработки, сопровождения проекта внедрения информационной системы (TCO);
  • расчет общего объема затрат предприятия на внедрение, доработку, сопровождение проекта имплементации ERP-системы за определенный период (на месяц, квартал, год или на весь период проекта) с учетом методики отражения статей капекс и опекс затрат в бухгалтерском и налоговом учетах предприятия.

Если предприятие планирует остановиться на внедрении не слишком сложной информационной системы с отсутствием в ней избыточных для предприятия функций, достаточно доступной по цене и простой в эксплуатации, то для расчета общей суммы финансовых вложений на ERP-систему можно воспользоваться эмпирическим соотношением:

ЗERP = СЛИЦ х 1.5,

где, ЗERP – общие затраты на ERP-систему, а СЛИЦ – суммарная стоимость приобретаемых лицензий. К полученной сумме необходимо добавить затраты на:

• приобретение аппаратного обеспечения (сервер(ы) и рабочие станции);
• создание или обновление сетей передачи данных;
• системное программное обеспечение (ОС, СУБД, средства разработки);
• найм специалистов по СУБД и ERP-системе или на дополнительное обучение сотрудников собственной IT-службы и последующую оплату их услуг;
• на обучение работе с ERP-системой конечных пользователей и др.

В этом случае расчет будет представлять собой вычисление необходимого объема денежных ресурсов для внедрения ERP-системы, т.е. 1-й показатель (ТСО).

3. Пример расчета затрат на внедрение и поддержку ERP-систем в разрезе постоянных и переменных статей

На основе имеющихся данных по затратам, планируемым на внедрение и поддержку ERP-системы на базе платформы 1С, составим расчет необходимого общего объема финансовых ресурсов (1-ый показатель, TCO) и определим общую сумму затрат в год на поддержку ERP-систему после ее ввода в эксплуатацию. Вводные данные приведены в табл. 3, что позволило рассчитать как постоянные затраты на внедрение ERP-системы (табл. 4), так и переменные (табл. 5). 

Табл. 3. Входные данные для расчета примера

Табл. 4. Пример расчета постоянных затрат на внедрение и эксплуатацию ERP-системы

В целях обеспечения усвоения методики расчета капекс и опекс затрат, НДС в табл. 4 по статьям затрат во внимание не принимался. На основе вводных данных и установленном сроке внедрения системы 1 год, размер постоянных затрат составит:

• 1-й показатель (ТСО) – необходимый объем финансовых ресурсов для внедрения и поддержки ERP-системы согласно расчету по постоянным затратам 10 626 120 руб.;
• 2-й показатель – после ввода объекта постоянные затраты за первый год эксплуатации ERP-системы после внедрения в соответствии с методикой их отражения в бухгалтерском и налоговом учете предприятия согласно расчету составит 5 998 304 руб. за год (в дальнейшем объем данных затрат будет снижаться по мере начисления износа основных средств и нематериальных активов).

Детали вычисления переменных затрат на внедрение ERP-системы с использованием данных табл. 3 продемонстрированы в таблице ниже (табл. 5А и 5Б).

Табл. 5А. Пример расчета переменных затрат на внедрение системы

Табл. 5Б. Пример расчета переменных затрат на развитие системы после ее ввода в эксплуатацию

Исходя из произведенных выше расчетов (табл. 4-5А), выводим следующие итоговые показатели по капекс и опекс затратам на внедрение и поддержку ERP-системы: 

• 1-й показатель (TCO) согласно расчету постоянных и переменных затрат составит 173 308 120 руб. (10 626 120 руб. + 162 682 000 руб.);
  2-й показатель на период внедрения ERP-системы составит 162 682 000 руб.

Следуя данным табл. 5Б, за первый год эксплуатации ERP-системы при условии ее ввода на баланс предприятия значения показателей составят:

• 1-й показатель (TCO) равен 0 руб.;
• 2-й показатель должен составить 7 498 304 руб. (5 998 304 руб. + 1 500 000 руб.).

4. Заключение

На основе расчета постоянных и переменных затрат на внедрение и поддержку ERP-системы определяются основные показателей оценки эффективности внедрения системы. В этом случае полнота учета всех затрат, учета «нюансов» методики их отражения в бухгалтерском и налоговом учете при определении финансового результата предприятия являются залогом точности и реальности производимых расчетов, что в свою очередь влияет на правильность оценки эффективности или отсутствия таковой для компании при принятия решения о внедрении ERP-системы. Рассмотренные выше рекомендуемые методы расчета капекс и опекс затрат представляют собой усредненный вариант статей затрат, обобщенную методику их учета в бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Расчет CAPEX и OPEX затрат на внедрение и поддержку ERP-системы для конкретного предприятия должен содержать более расширенный и детализированный их перечень и учитывать действующую методику учета, утвержденную учетной политикой предприятия.

Литература 

1. Степанова Г.А. Основы организации и ведения бухгалтерского и налогового учёта типовых хозяйственных операций предприятия по РСБУ и нормам налогового законодательства РФ. – Чебоксары: ЧГУ имени И.Н. Ульянова, 2019. – 478 с.

Выходные данные статьи

Степанова Г.А. Постоянные и переменные затраты на внедрение и поддержку ERP-систем и их расчет // Корпоративные информационные системы. – 2023. – №1 (21). – С. 1-17. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-21/212-2023-21-capexopexerp.

Об авторе

Степанова Галина Ананьевна – эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету по РСБУ и МСФО. Принимала участие в проектах по слиянию и ликвидации предприятий и их структурных подразделений, внедрения  автоматизации работы предприятия на основе продуктов 1С. Имеет более чем 25-и летний опыт работы в учетно-финансовом и экономическом блоке кредитных, нефтяных, торговых предприятий. Адрес контактной электронной почты: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Статьи выпуска №21

1. Постоянные и переменные затраты на внедрение и поддержку ERP-систем;
2. Управление проектом внедрения ERP-системы;
3. Разработка типовой структуры КИС в муниципальном управлении;
4. Обзор российского ПО класса MES, ERP2 и BI (часть 2);
5. Методология управления проектами PRINCE2.