Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (часть 2)

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье анализируется технический Cutover, представляющийся чередой тестовых подготовок системы, которая заканчивается созданием продуктивной среды и миграцией в нее данных, что описывается в плане миграции. Бизнес Cutover выглядит намного сложнее: его создание требует обязательного вовлечения пользователей, участвующих в формировании временных процедур, определении KPI, расчете и репетиции остановки, предложении стратегии стабилизации и др. Подготовленный план Cutover отдается на исполнение, что требует печати ежедневной отчетности по факту выполнения задач.
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №15).
Ключевые слова: формирование черновой версии, создание финального плана, исполнение Cutover-плана, списки процессов, предварительный список KPI, IТ-группа, руководители функциональных направлений, менеджер по миграции данных, функциональные супервайзеры, IТ-менеджер, проработка временных процедур, новая версия системы, сроки выполнения активностей, правка файла Cutover, статусные созвоны.

5. Cutover-план

Ссылка на 1-ю часть статьи. Мы уже сказали, что Cutover-план представляет собой совокупность планов тех-нического перехода, миграции данных и бизнес-плана. Однако, в большей степени, Cutover-план соотносится с планом бизнес перехода, так как все активности послед-него входят в состав первого. Поэтому под подготовкой плана перехода в общем то понимается формирование бизнес Cutover-плана. Процесс подготовки плана Cutover можно разделить на три составляющие:

  • формирование черновой версии Cutover, длится около двух месяцев;
  • создание финального плана и прочих документов, занимающее около четы-рех месяцев;
  • исполнение Cutover-плана, требующее до двух месяцев работы.

На этапе подготовки Cutover ведется обсуждение предварительного содержания плана с каждой функциональной командой исполнителя, формируются списки процессов по каждому из функциональных направлений, определяются предпосылки выполнения всех активностей, предлагаются критические процессы для ускорения, формируется предварительный список KPI и временных процедур в зависимости от стратегии стабилизации.

Далее формируется финальная версия Cutover-плана совместно с бизнес пользователями:

  • согласовываются критические процессы и минимизируется период их остановки;
  • выравнивается Cutover-план со всеми заинтересованными сторонами, включая команду по миграции и IТ-группу;
  • подтверждаются KPI и определяются параметры их заполнения и мониторинга;
  • прорабатываются более детально временные процедуры;
  • детализируется стратегия стабилизации вплоть до дней и часов;
  • финализируется и согласовывается Cutover-план;
  • проводится установочная встреча для демонстрации плана перехода всем вовлеченным;
  • репетируется план бизнес перехода для этапа остановки.

Для выполнения такого большого объема задач формируется отдельная команда. От исполнителя выделяется менеджер по Cutover, а также вовлекаются руководители функциональных направлений. Со стороны заказчика необходимы: менеджер по переходу, функциональные супервайзеры, представители команды по миграции и IТ-команда. Разграничение ответственности по участникам выглядит следующим образом:

  • менеджер по Cutover:
    • управляет процессом подготовки Cutover с привлечением всех функциональных команд;
    • разрешает сложные задачи и противоречия Cutover;
    • эскалирует вопросы управляющему комитету;
    • согласовывает планы технической подготовки системы, миграции, бизнес Cutover;
  • менеджер по миграции данных:
    • предоставляет план миграции с указанными датами начала и завершения мигрирования объектов;
    • определяет продолжительность миграции каждого из объектов, так как в последующем они будут использоваться для оценки периода остановки;
    • ведет статус по миграции каждого объекта по результатам переноса информации в продуктивную среду;
  • IТ-менеджер:
    • отправляет план технической подготовки системы с датами начала и завершения;
    • рассчитывает продолжительность периода выполнения технической подготовки системы;
    • обновляет статус по выполнению всех операций из плана технической подготовки системы;
  • функциональные супервайзеры:
    • определяют первые и последние бизнес активности;
    • согласовывают активности как по содержанию, так и продолжительности;
    • определяют даты начала и завершения активностей, указывают ответственных исполнителей;
    • прорабатывают временные процедуры и KPI;
    • взаимодействуют с поставщиками, клиентами и прочими заинтересованными сторонами, на которых влияет период остановки;
    • по результатам выполнения репетиции остановки предоставляют статусы и докладывают о ходе реализации всех задач Cutover.

Можно выделить следующие наиболее показательные сложности Cutover:

  • необходимость выполнения коммуникации со всеми заинтересованными сторонами: поставщики, клиенты, прочие участники;
  • требуется максимальное завершение всех предыдущих бизнес-цепочек в старой версии системы, чтобы не переносить весь поток документов в новую;
  • важно максимально сократить период остановки работы компании, в целях сокращения потерь от перехода на новую версию системы;
  • согласование со всеми вовлеченными сторонами, в том числе, с внешними контрагентами дат последних и первых активностей;
  • сроки по выполнению активностей плана миграции и технического Cutover должны быть между собой выровнены и сопоставлены с планом бизнес Cutover, то есть все три плана должны коррелировать и не противоречить друг другу;
  • в связи с тем, что бизнес Cutover-план включает около 500 задач только для одной компании, необходимо обеспечить технические средства, позволяющие одновременно править файл Cutover.

На финальном этапе ведется исполнение всех задач из Cutover-плана. В ходе выполнения реализуется множество активностей, в том числе и организация коммуникации сторон. Для обеспечения взаимодействия между участниками Cutover готовится стратегия коммуникаций, в которой определяется периодичность и частота встреч команды Cutover со всеми вовлеченными в проект лицами и ответственными сотрудниками со стороны заказчика. Данная активность позволяет вести отслеживание хода выполнения задач, а также обсуждение возникающих вопросов. Чем дата ближе к срокам продуктивного запуска системы, тем чаще будут организоваться статусные созвоны и иные виды коммуникации. Шаги выполнения Cutover-плана можно представить тремя блоками:

  • определение задач для выполнения на каждый день:
    • рассылка списка задач на текущий день;
    • или предоставление общего доступа всем участникам к файлу Cutover плана;
  • обновление статусов выполнения задач:
    • самостоятельного проставление статусов сотрудниками, ответственными за выполнение задач;
    • или отправка статуса команде Cutover для обновления в плане;
    • ежедневного проведение собрания команды для проверки статусов и для обработки отставаний в ходе выполнения плана Cutover;
  • проведение ежедневной рассылки отчета о ходе выполнения задач Cutover за предыдущий день (рис. 5.1).

Пример ежедневного отчета по выполнению Cutover

Рис. 5.1. Пример ежедневного отчета по выполнению Cutover

6. Заключение

Подытожим, план перехода состоит из трех частей: план технической подготовки системы, план миграции и план бизнес перехода. В Cutover-план добавляются активности из всех трех перечисленных планов, однако в большей степени в нем делается акцент на бизнес активностях. План технического перехода позволяет подготовить разработанную ERP-систему к использованию, план миграции – перенести в нее исторические данные, а план бизнес перехода обеспечивает минимальный период простоя организации в связи с запуском нового программного решения.

Технический Cutover, по существу, представим чередой тестовых подготовок системы, которая заканчивается созданием продуктивной среды и миграцией в нее данных, что описывается в плане миграции. Бизнес Cutover выглядит намного сложнее: его подготовка требует обязательного вовлечения пользователей, участвующих в создании временных процедур, определении KPI, репетиции остановки, формировании стратегии стабилизации и др. Подготовленный план Cutover отдается на исполнение, что требует создания ежедневной отчетности по факту выполнения задач. 

Литература 

  1. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных ин-формационных систем: уровень изменений / МГТУ МИРЭА. – М., 2017. – URL: https://stepanovd.com/training/12-erp/53-erp-9-changelevel.
  2. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных ин-формационных систем: уровень данных / МГТУ МИРЭА. – М., 2017. – URL: https://stepanovd.com/training/12-erp/54-erp-10-datalevel.
  3. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных ин-формационных систем: теория и практика // Российский технологический журнал. – 2015. – т.8, №3. – c.227-238. – URL: https://stepanovd.com/science/31-article-2015-2-erpthpr.
  4. Степанов Д.Ю. Концепции, методы и способы миграции основных и пере-менных данных в корпоративных информационных системах (часть 1) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №1(9). – С. 49-61. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-9/89-2020-9-datamigration.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (Часть 2) // Корпоративные информационные системы. – 2021. – №3 (15) – С. 20-24. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-15/153-2021-15-cutover.

Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (Часть 2)

Об авторе

Степанов Дмитрий Юрьевич Степанов Дмитрий Юрьевич – кандидат технических наук, доцент МИРЭА, принимал участие более чем в 10 проектах внедрения корпоративных информационных систем на базе SAP, Microsoft и Sage. Специализируется на управлении материальными потоками, сбытом и системой документов. Автор более 25 статей, в том числе публикации в журналах «Логистика сегодня», «Вопросы экономических наук», «САПер» и др. Электронный адрес автора: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статьи выпуска №15

  1. Изменения в правовом регулировании ИС в 2021 году;
  2. Обзор методик технического обслуживания и ремонта оборудования;
  3. Cutover-план в проектах внедрения ERP-систем (Часть 2);
  4. Agile Kanban для автоматизации работы городской больницы (часть 1);
  5. Автоматизация работы врача терапевта (часть 1).