PMBoK для управления проектами внедрения ERP-систем (часть 2)

Подробности
Опубликовано: 30.09.2024 10:25
Автор: Степанов Дмитрий Юрьевич
Просмотров: 23
Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье анализируется свод знаний по управлению проектами PMBoK и его использование при внедрении корпоративных информационных систем. Делаются выводы о критичности ведения RACI-матрицы и стратегии доставки содержания, взаимозависимости четверки областей знаний «содержание-сроки-ресурсы-стоимость». Уточняются домены знаний по интеграции, коммуникации, качеству и рискам, а также демонстрируется пример расчета стоимости проекта.
Ключевые слова: project management PMBoK, руководство к своду знаний по управлению проектами, свод профессиональных знаний по управлению проектами, свод знаний по управлению проектами pmbok, стандарт pmi pmbok, международный свод знаний по управлению проектами, pmbok управление, pmbok guide, руководство pmbok, свод управления проектами pmbok, группы процессов pmbok.
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №27). 

3. Применение PMBoK в ERP-проектах

Ссылка на 1-ю часть статьи. Применение областей знаний из PMBoK в проектах внедрения ERP и прочих классов программных систем требует внесения ряда уточнений. Начнем с содержания. Содержание является одним из самых важных параметров проекта, так как от него зависят сроки, человеческие ресурсы, а также стоимость. Однозначное определение состава работ и разграничение ответственности между исполнителем и заказчиком за их выполнение требует обязательной проработки:

  • стратегии доставки содержания;
  • RACI-матрицы.

Стратегия доставки содержания включает верхнеуровневое описание походов к решению наиболее значимых проектных задач:

  • анализ требований;
  • проектирование решения;
  • реализация программного продукта;
  • роли и полномочия;
  • миграция данных;
  • интеграция данных;
  • тестирование приложения;
  • технический перехода;
  • обучение пользователей;
  • бизнес-переход;
  • имплементация программного решения;
  • поддержка продуктивного запуска;
  • управление изменениями,

наиболее полно освещенных в теории корпоративных информационных систем [6]. Например, для анализа требований необходимо подготовить типовую карту бизнес-процессов, а дальнейшее выявление потребностей вести в ходе семинаров, организованных в разрезе бизнес-операций из карты. Таким образом формируется понимание ключевых активностей к выполнению. Работы, заданные в подходе к реализации содержания, и задачи, требующие точного распределения ответственности, заносятся в RACI-матрицу.

RACI-матрица ведется для каждого этапа имплементации и разграничивает ответственность за выполнение работ между различными сторонами проекта (рис. 4). Подготовленная матрица вносится в заключаемый договор на внедрение программной системы по результатам тендерных процедур. Игнорирование ведения данной матрицы с высокой вероятностью приведет к росту объема задач по ходу выполнения проекта, ответственность за бесплатную реализацию которых ляжет на плечи исполнителя.

Примеры RACI-матрицы для фаз анализа, проектирования и реализации

Рис. 4. Примеры RACI-матрицы для фаз анализа, проектирования и реализации

Четверка параметров проекта: сроки, содержание, человеческие ресурсы и стоимость, рассчитываются неразрывно друг от друга. Согласно формулам (1-2), изменение одного из них приводит к необходимости пересчета других. Таким образом построение план-графика проекта и ресурсного плана, сопоставление их с объемом выполняемых работ, калькуляция затрат и продажной стоимости фактически ведутся одномоментно. Упрощенный алгоритм формирования указанных планов и расчета стоимости можно представить следующим образом:

  • задание этапов работ над проектом, их продолжительности, порядка следования, а также наложение фаз на календарную сетку по неделям;
  • определение необходимого числа человеческих ресурсов согласно активностям из стратегии доставки содержания в разрезе проектных ролей, например, руководитель проекта, лидер по миграции, лидер закупок, разработчик и др., сопоставление их с этапами проекта и отображение на календаре проекта по неделям;
  • определение затрат, которые несет компания на содержание сотрудника за один рабочий час/день, куда включаются зарплата и взносы в государственные органы. Другими словами, это себестоимость сотрудника. Расчет затрат для всех человеческих ресурсов, вовлекаемых в проект на заданный срок;
  • калькуляция стоимости продажи человеческих ресурсов на проект, которая выставляется заказчику, например, по формуле (3), где %-маржи – процент надбавки, закрепленный в учетной политике компании, а %-резерва – величина закладываемого резерва в зависимости от сложности проекта:

Стоимость человеческих ресурсов = 
Себестоимость сотрудников * (1 + %-маржи) * (1 + %-резерва);   (3)

  • расчет стоимости проекта по формуле (4), где последний аргумент определяет цену закупаемых товаров, работ и услуг, необходимых для реализации проекта, например: лицензии на ПО, серверное оборудование и др., явно запрашиваемые заказчиком:

Стоимость проекта = 
Стоимость человеческих ресурсов + Стоимость закупки.   (4)

Рис. 5 содержит пример, наглядно показывающий принцип расчета стоимости проекта. Один из способов построения верхнеуровневого план-графика проекта и ресурсного плана на основе использования RICEFS-оценщика разработок дан в работах [7-8]

Примеры план-графика и ресурсного плана, а также расчета стоимости проекта

Рис. 5. Примеры план-графика и ресурсного плана (а), а также расчета стоимости проекта (б)

Область знаний под названием интеграция помимо устава проекта, содержащего значимую информацию о проекте, включает также план управления проектом, задающий порядок взаимодействия и контроля над всеми проектными активностями. В контексте данного плана проект внедрения программного обеспечения требует:

  • подготовки порядка работы проектного офиса;
  • определения мессенджера для коммуникации между членами проектной команды;
  • задания правил хранения и обмена проектными документами;
  • ведения проектных трекеров, отражающих статус выполнения ключевых задач, плановые/фактические даты начала/завершения, отставания и др.;
  • создания реестра открытых вопросов и поручений;
  • организации управляющего комитета или аналогичного по функциям и полномочиям органа, необходимого для принятия ключевых решений по проекту.

Параметр коммуникаций проекта позволяет запланировать необходимые встречи, звонки, рассылки, требуемые для информирования стейкхолдеров о проекте и организации рабочего процесса с их участием. Важно, чтобы:

  • проект начинался с установочной встречи, где демонстрируется план-график проекта с ключевыми датами, состав команды проекта, используемые верхнеуровневые подходы к решению проектных задач, а также ключевые результаты проекта;
  • каждая фаза проекта начиналась с рабочей встречи, в ходе которой участникам рассказывался бы план работ данного этапа, а также демонстрировались используемые методы, например, стратегия миграции, концепция тестирования, методы обучения и др.;
  • были назначены регулярные встречи с управляющим комитетом для подтверждения завершения фаз проекта или всего проекта, реагирования на несоблюдение план-графика проекта, обработки эскалаций, перехода в продуктивный режим работы и др.

Прочие активности по проекту, к примеру, рабочие встречи и звонки, полностью покрываются пониманием, приведенным в PMBoK к данной области знаний.
Параметр качеств в PMBoK упоминается неоднократно, однако не понятно, как его использовать в практике ERP-систем. Наличие процедур согласования проектных документов и активностей: реестр требований, проектные решения, результаты тестирований и исправления дефектов, лишь косвенно соотносятся с контролем качества. В проектах внедрения ERP-систем под качеством преимущественно понимается:

  • отражение исходных требований в проектных решениях и спецификациях на разработку, их успешную реализацию в программном решении и бесперебойную работу в продуктивном режиме. То есть важно, чтобы тройка «требование-проектное решение-программный продукт» соответствовали ожиданиям пользователей;
  • выполнение настроек и разработок программной системы согласно утвержденным стандартам, регламентам и соглашениям, заведенным в компании заказчика [9].

Оба вида активностей требуют выделения отдельной проектной роли, в обязанности которой будет входить осуществление контроля указанных выше соответствий.
Риски в проектах имплементации корпоративных информационных систем ведутся согласно логике, описанной в PMBoK. Заводится реестр рисков, позволяющий вести качественный их анализ:

  • оценивается ранг риска;
  • если ранг не превосходит заданную величину, то к нему применяется стратегия принятия, не подразумевающая каких-либо компенсирующих действий;
  • в противном случае предлагается и описывается стратегия реагирования. Информация о риске и действиях, планируемых к выполнению над ним, выносится на управляющий комитет.

Процедура ранжирования необходима для того, чтобы исключить малозначимые риски из рассмотрения. Количественный анализ рисков требует согласованной методики расчета, наличие которой является редкостью, поэтому им часто пренебрегают. Для случаев, когда компенсирующие воздействия не помогли и риск превратился в проблему, заводится отдельный документ под названием реестр проблем. Проблемы и предлагаемые пути их разрешения по аналогии с реестром рисков демонстрируются управляющему комитету.

Области знаний, относящихся к стейкхолдерам и закупкам, применяются в проектах внедрения ERP-систем преимущественно согласно трактовке, приведенной в своде знаний по управлению проектами.

Заключение

Свод знаний PMBoK предлагает структурированный подход к управлению проектами, для чего определяется 6-ть групп процессов, применимых для работы над 10-ю областями знаний. Использование свода знаний не ограничивается какими-либо отраслями реализуемых проектов, что одновременно является преимуществом и недостатком: общий случай решения задачи обеспечивает генерализацию подхода, однако его использование в конкретной ситуации требует осмысленного уточнения.

Текущий анализ PMBoK проводился на базе классической 5-й версии свода знаний. Однако доступные и долее поздние его версии:

  • 6-я дополняет предыдущий свод знаний, обращая внимание на роли руководителя проекта, дополняя активности инициации, планирования, выполнения, мониторинга, контроля и закрытия [10];
  • 7-я полностью пересматривает содержание 6-й версии, исключая группы процессов управления и домены знаний, вводя вместо них принципы управления проектом, области эффективности проекта, артефакты и др. [11].

В ближайшее время ожидается выход 8-й версии свода знаний PMBoK, в котором предполагается возврат и обогащение концепции 5-6 версий: группы процессов управления и области знаний к ним.

Уровни внедрения корпоративных информационных систем

Рис. 6. Уровни внедрения корпоративных информационных систем

Применительно к проектам имплементации ERP-систем PMBoK затрагивает лишь небольшую часть активностей внедрения программных продуктов: уровень проекта, описанный в теории корпоративных информационных систем [6]. Оставшиеся уровни имплементации, представленные процессами, данными, приложениями, техникой и изменениями (рис. 6), наиболее полно описываются в сводах знаний SWEBoK [12] и EABoK, где последний обычно задается методологий TOGAF [13].

Литература

  1. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. Проектирование информационных систем: учебное пособие. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009. – 508 с.
  2. Остроух А.В., Суркова Н.Е. Проектирование информационных систем. М.: Лань, 2019. 164 с.
  3. Грекул В.И. Проектирование информационных систем. М.: Юрайт, 2023. – 385 с.
  4. Руководство к своду знаний по управлению проектам. Пятое издание. – М.: Олимп-Бизнес, 2014. – 586 с.
  5. Stepanov D.Yu. The lifecycle of corporate information systems // Proceedings of 6th International Conference on Control Systems, Mathematical Modeling, Automation and Energy Efficiency. – 2024. – p.593-597. – URL: https://stepanovd.com/science/article/197-2024-4-thelifecyclecis.
  6. Stepanov, D.Yu. The Theory of Corporate Information Systems. In: Radionov, A.A., Gasiyarov, V.R. Advances in Automation IV. RusAutoCon 2022. Lecture Notes in Electrical Engineering, vol. 986, pp.23-43. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-031-22311-2_3 – URL: https://stepanovd.com/science/article/144-2022-3-theory.
  7. Катасонова Н.С. RICEFS-классификация разработок и настроек для оценки трудозатрат // Корпоративные информационные системы. – 2023. – №4 (24) – с. 26-37. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/2023/issue-24/230-2023-24-ricefclassification.
  8. Степанов Д.Ю. Метод формирования ресурсного плана в проектах внедрения ERP-систем на основе бенчмаркинга и оценщика // Высокопроизводительные вычислительные системы и технологии. – 2022. – Т.4, № 1. – c.1-6. – URL: http://stepanovd.com/science/article/135-2022-1-resourceplan.
  9. Прядильников Е.В. Стратегия реализации в проектах имплементации корпоративных информационных систем // Корпоративные информационные системы. – 2018. – №2 – c. 10-16. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-2/130-2018-2-developmentstrategy.
  10. Shirenbek H., Lister M., Kirmse Sh. A guide to the project management body of knowledge: sixth edition. PMI, 2017, 762 p.
  11. A guide to the project management body of knowledge and the standard for project management, 7th edition. Project Management Institute, 2021. – 369 p.
  12. Washizaki H. Guide to the software engineering body of knowledge. Waseda University, IEEE Computer Society, 2024. – 413 p.
  13. Harrison R. TOGAF certified study guide. Van Haren Publishing, Zaltbommel, 2013. – 324 p.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. PMBoK для управления проектами внедрения ERP-систем (часть 2) // Корпоративные информационные системы. – 2024. – №3 (27) – c. 12-16. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/2024/issue-27/285-2024-27-pmbok.

PMBoK для управления проектами внедрения ERP-систем (часть 2)

Об авторе

Степанов Дмитрий Юрьевич Степанов Дмитрий Юрьевич – кандидат технических наук, доцент МИРЭА, принимал участие более чем в 10 проектах внедрения корпоративных информационных систем на базе SAP, Microsoft и Sage. Специализируется на управлении материальными потоками, сбытом и системой документов. Автор более 25 статей, в том числе публикации в журналах «Логистика сегодня», «Вопросы экономических наук», «САПер» и др. Электронный адрес автора: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статьи выпуска №27

  1. ФСБУ 28/2023 и 4/2023 в 2025 году: нововведения и адаптация КИС предприятия;
  2. Реализация процесса страхования на платформе 1С: Предприятие 8.3 (часть 1);
  3. Требования к программному обеспечению (часть 2);
  4. BABoK для бизнес-анализа в проектах внедрения ERP-систем;
  5. PMBoK для управления проектами внедрения ERP-систем (часть 2).