Электронный документооборот: системы и операторы для бизнеса

Подробности
Опубликовано: 02.10.2025 01:29
Автор: Карасева Наталья Сергеевна
Просмотров: 45
Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье раскрыто понятие и дана характеристика электронного документооборота для организаций и физических лиц. Приведена нормативно-правовая база по организации бизнес-процесса электронного документооборота. Рассмотрены системы электронного документооборота, реализующие процесс ЭДО, их разновидности и примеры. Объясняется термин оператора ЭДО. Формулируется вывод о том, что ведение ЭДО и применение СЭД являются обязательным требованием текущего периода активной цифровизации общества.
Ключевые слова: электронный документооборот ответы, ЭДО электронный документооборот, СЭД электронный документооборот, системы управления электронным документооборотом, виды электронного документооборота, диадок электронный документооборот, электронный кадровый документооборот, кадровый электронный документооборот КЭДО, юридически значимый электронный документооборот, оператор ЭДО, оператор электронного документооборота, ЮЗЭД, электронный документооборот бухгалтерских документов.
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №32).

С помощью электронного документооборота физические лица могут получать госуслуги, устраиваться на работу, поступать в ВУЗ, оформлять кредиты, не выходя из дома. Организациям данный механизм позволяет сокращать издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов. Электронный документооборот ускоряет и упрощает процесс обмена документами между компаниями и государственными органами. Более того, подключение к системам ЭДО сейчас нужно не только для удобства, но и в отдельных случаях является необходимостью: некоторыми документами можно обмениваться только в электронном виде. Системы ЭДО требуется для работы с маркированными товарами, прослеживаемостью, маркетплейсами и электронными торговыми площадками, для сдачи отчетности в ФНС и в другие государственные структуры.

1. Понятие и характеристика ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет. Цель использования ЭДО – автоматизировать делопроизводство, упростить обмен документами и снизить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов. Электронный документооборот решает много бизнес-задач: способствует ускорению проведения сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение и поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие органы.

Электронный документооборот может быть осуществлен с применением электронной подписи. Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. В России применение электронной подписи регулирует федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Законом установлены виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, порядок выдачи и использования электронной подписи [1].

Электронный документ из программной системы электронного документооборота – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Документ может быть подписан с помощью электронной подписи в случаях, не противоречащих действующему законодательству РФ. Электронный документооборот обеспечивает основные операции работы с электронными документами:

  • создание документа;
  • подписание документа;
  • отправка документа контрагенту;
  • прием документа от контрагента;
  • обеспечение безопасности передачи документов;
  • хранение документов;
  • быстрый поиск документов,

которые часто реализуются в виде веб-версий и отдельных модулей для прикладного программного обеспечения.

2. Нормативно-правовая база ЭДО

Единого закона об электронном документообороте в российском законодательстве нет. Среди нормативно-правовых документов РФ, регулирующих ЭДО можно выделить:

  • налоговый кодекс:
    • статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам и порядка подписания их электронной подписью;
    • статья 93 описывает представление электронных документов в налоговые органы РФ;
  • гражданский кодекс, статьями 160 и 434 предоставлена возможность обмена документами при совершении сделок в электронном виде;
  • федеральные законы:
    • № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 [2];
    • № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в статье 9 закона установлена возможность составления и оформления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
    • № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в статье 2 закона дано определение электронному документу;
    • постановления правительства РФ, например, №1137, где утверждены форма и правила заполнения счетов-фактур (СФ), корректировочных СФ, журналов учета СФ и книг покупок-продаж;
  • постановления правительства РФ, например, №1137, где утверждены форма и правила заполнения счетов-фактур (СФ), корректировочных СФ, журналов учета СФ и книг покупок-продаж;
  • приказы, такие как: 
    • приказ Минфина РФ №14Н от 05.02.2021, утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;
    • приказ ФСБ РФ №795, определены состав квалифицированной электронной подписи и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, в том числе на бумажном носителе для физических лиц, юридических лиц и ИП;
    • приказ ФНС РФ №820, установлены формат электронного СФ и формат представления документа об отгрузке товаров и выполнении работ (УПД);
    • приказ ФНС РФ №736, закреплен формат корректировочных СФ и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг;
    • приказ ФНС РФ №36, утвержден формат технологических документов, которые участвуют в документообороте,
      разъясняющие общий порядок применения безбумажного делопроизводства для разных сфер деятельности. 

3. Системы электронного документооборота и их разновидности

Система электронного документооборота (СЭД) – это автоматизированная многопользовательская система, в которой реализуется бизнес-процесс ЭДО: создание и хранение электронных документов, обмен ими с применением электронной цифровой подписи с контрагентами и государственными органами через операторов ЭДО. Организации могут создать внутренний электронный документооборот в собственной работе, используя подходящее программное обеспечение: системы внутреннего электронного документооборота, в случаях, не противоречащих законодательству Российской Федерации. Использование СЭД позволяет [3]:

  • повысить скорость обмена данными между работниками, подразделениями, филиалами;
  • своевременно знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, положениями, приказами;
  • отслеживать статусы, изменения документации, контролировать ее исполнение;
  • вести учет действий работников, оценивать производительность труда;
  • с применением ЭЦП документация может быть направлена третьим лицам с сохранением юридической силы документов.

СЭД на предприятиях существуют в виде коробочных, индивидуальных и комбинированных программных решений:

  • коробочные СЭД, имеют основную функциональность, легко устанавливаются и настраиваются, понятны в использовании, но могут не соответствовать специфичным требованиям компании;
  • индивидуально разрабатываемые СЭД под нужды заказчика, требуют сложной реализации и внедрения, обучения сотрудников, однако обладают персонифицированностью;
  • комбинированные СЭД, сочетают качества предыдущих двух типов: имеют базовую функциональность и быстро устанавливаются, при этом могут быть адаптированы под конкретные запросы клиента и интегрированы с офисными приложениями.

Примерами коробочных программных решений класса СЭД служат [4]:

  • СБИС ЭДО, система для работы с документами в электронном формате. С помощью сервисов СБИС можно обрабатывать первичные бухгалтерские документы, вести поиск торгов и закупок, отправлять отчетность в госорганы, обрабатывать кадровый учет и др. Подходит для большинства небольших и крупных организаций;
  • 1С: Документооборот, автоматизирует обмен документами внутри организации. Подходит для малого, среднего и крупного бизнеса в любых отраслях;
  • ELMA365 CSP, сервис для управления документацией и бизнес-процессами на базе платформы ELMA365. Включает в себя ЭДО и управление офисными процессами, а также механизмы искусственного интеллекта;
  • Docsvision, позволяет бизнесу вести документооборот в цифровом формате. Гибкий и адаптивный сервис для компаний с любым количеством сотрудников и отделений. Релевантен множеству сфер деятельности: от банков до нефтяных компаний;
  • Directum RX, система для работы с документами в цифровом формате. Заточена под средние и крупные компании, а также государственные органы,
    также возможно выделить такие системы электронного документооборота, как: электронные архивы, системы управления рабочими процессами (Workflow-системы), ориентированные на поддержку управления организацией и накопления знаний, для совместной работы и др.

Программные системы типа СЭД имею разновидности, к которым можно отнести:

  • кадровый электронный документооборот (КЭДО) – подвид систем электронного документооборота, отвечающий за работу с кадровыми документами, в которой сотрудники и работодатель подписывают HR документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ [5];
  • юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) – субъекты хозяйственной деятельности обмениваются цифровыми документами, которые юридической значимостью наделяет электронная подпись. Юридически значимый электронный документооборот используют как внутри компании, так и при взаимодействии с контрагентами и госорганами [6];
  • системы электронного документооборота бухгалтерский документов – с помощью отдельных сервисов производится обработка первичных бухгалтерских документов, что позволяет взаимодействовать с контрагентами, упрощает процесс подготовки и предоставления отчетности в ФНС и другие госорганы [7].

В контексте СЭД бухгалтерских документов может также осуществляться:

  • составление и представление отчетности для прослеживаемости товара. НСПТ (Национальная система прослеживаемости товаров) обязывает все организации, реализующие подконтрольные товары, передавать в ФНС документы: счета-фактуры и универсальные передаточные документы, в том числе корректировочные в электронном виде через оператора ЭДО;
  • составление и предоставление через оператора ЭДО ГИС «МТ» сведений об обороте маркированной продукции/товаров.

В случае, если организация начала использовать СЭД, то необходимо внести соответствующие дополнения в учетную политику компании.

4. Операторы ЭДО

Оператор электронного документооборота (оператор ЭДО) – российская организация, осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи и обладающая достаточными технологическими, техническими, кадровыми и правовыми возможностями для осуществления данной деятельности. Требования к оператору электронного документооборота утверждены приказом ФНС России №ЕД-7-26/546 «Об утверждении требований к оператору электронного документооборота» от 08.06.2021. Сведения об операторах ЭДО содержатся в Реестре операторов электронного документооборота.

Основные требования к операторам электронного документооборота, вытекающие из нормативно-правовых документов, можно свести к следующему:

  • оператор ЭДО должен быть аккредитован ФНС России и включен в официальный реестр операторов электронного документооборота. Статус оператора должен подтверждаться каждые два года;
  • юридические лица, зарегистрированные на территории РФ, индивидуальные предприниматели и филиалы иностранных компаний не могут заниматься организацией электронного документооборота в России;
  • наличие оборудования для обработки и хранения электронных данных участников ЭДО, наличие выхода в интернет для круглосуточного обмена документами;
  • наличие аппаратных средств электронной подписи и лицензии на их использование и др.

Основной функцией оператора ЭДО является отправка подписанного участником ЭДО электронного документа своему клиенту через оператора. Оператор гарантирует безопасную и зашифрованную передачу информации по защищенным каналам связи, фиксирует точное время ее отправки, что особенно важно, например, при отправке отчетности в госорганы. Оператор электронного документооборота оказывает услуги по организации обмена документами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, в том числе в рамках:

  • исполнения организациями и/или индивидуальными предпринимателями обязанности по получению счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости в соответствии с пунктом 1.2 статьи 169 НК РФ;
  • исполнения налогоплательщиками, плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами обязанности по представлению налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган, в соответствии с пунктом 3 статьи 80 НК РФ;
  • иных направлений взаимодействия хозяйствующих субъектов друг с другом и с государственными органами [1].

Перечень доверенных операторов электронного документооборота доступен на сайте ФНС России. В реестр операторов ЭДО в России включены: ООО Такском, АО ПФ СКБ Контур, ООО Компания Тензор, АО НТЦ СТЭК, ООО СберКорус и др.

Заключение

Существует мнение, что ведение электронного документооборота занимает очень много времени. Да, чтобы начать использовать электронный документооборот, нужно некоторое время для обучения. На самом деле пользоваться личным кабинетом сервиса ЭДО просто: достаточно ознакомиться с интерфейсом ПО и методическими материалами по работе с электронными документами. Федеральная налоговая служба России 27 сентября 2024 года выпустила для граждан и организаций «Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации». В документе описаны преимущества внедрения ЭДО, порядок применения информационных систем, разъяснены алгоритмы использования электронной подписи, хранения электронных документов, выбора оператора электронного документооборота [1]. В настоящее время ЭДО не желание, а требование времени.

Литература

  1. Гарант.ру [Электронный ресурс] // Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации. Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/410300691/ (дата обращения 01.11.2025).
  2. КонтурДиадок [Электронный ресурс] // Законодательство об электронном документообороте. Режим доступа: https://kontur.ru/diadoc/spravka/20806-zakon_ob_elektronnom_dokumentooborote (дата обращения 01.11.2025).
  3. Облако для деловых людей [Электронный ресурс] // Какие бывают системы электронного документооборота и как их выбрать. Режим доступа: https://www.arenda1c.ru/articles/kakie-byvayut-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-i-kak-ih-vybrat.html (дата обращения 01.11.2025).
  4. ОтзывМаркетинг.ру [Электронный ресурс] // 12 лучших СЭД (систем электронного документооборота) в России. Режим доступа: https://otzyvmarketing.ru/articles/luchshie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-v-rossii/ (дата обращения 01.11.2025).
  5. Гарант.ру [Электронный ресурс] // Главное о кадровом ЭДО. Режим доступа: https://www.garant.ru/1c-wiseadvice/guide/kedo/ (дата обращения 01.11.2025).
  6. СберКорус [Электронный ресурс] // ЮЗЭДО (юридически значимый электронный документооборот) и его преимущества. Режим доступа: https://www.esphere.ru/blog/yuzedo-yuridicheski-znachimyij-elektronnyij-dokumentooborot-i-ego-preimushhestva/ (дата обращения 01.11.2025).
  7. КонтурДиадок [Электронный ресурс] // Электронный документооборот бухгалтерских документов. Режим доступа: https://kontur.ru/diadoc/spravka/47277-edo_buhgalterskih_dokumentov (дата обращения 01.11.2025).

Выходные данные статьи

Карасева Н.С. Электронный документооборот: системы и операторы для бизнеса // Корпоративные информационные системы. – 2025. – №4 (32) – c. 12-16. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/2025/issue-32/301-2025-32-edmsystems.

Электронный документооборот: системы и операторы для бизнеса

Об авторе

 Катасонова Наталья Сергеевна Карасева Наталья Сергеевна – функциональный консультант SAP по финансовому и налоговому учетам. Принимала участие в российских и международных проектах внедрения ERP-систем при тиражировании и имплементации программного решения «с нуля». Выпускник кафедры оптических и биотехнических систем и технологий физико-технологического института РТУ МИРЭА. Контактный электронный адрес: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Статьи выпуска №32

  1. Новации ФСБУ 9/2025 «Доходы»;
  2. Стратегия поддержки и развития внедренных ERP-систем (часть 2);
  3. Электронный документооборот: системы и операторы для бизнеса.