Стратегия управления изменениями в проектах имплементации ERP/ERP2-систем

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье описывается процесс управления изменениями применительно к проектам внедрения ERP-систем. Описываются порядок управления изменениями, включающий выработку решения по реагированию на внешнее воздействие, оценку параметров изменений, подготовку списка мероприятий для достижения целевых значений параметров, а также их выполнение. Введены параметры изменений, характеризующие технологии, процессы, людей, знания, товары, оргструктуру, подход к управлению предприятием и корпоративную культуру. Отмечено, что в проектах имплементации ERP-систем преимущественно рассматриваются только параметры бизнес-процессов, технологий и численности персонала. Сформулирована стратегия управления изменениями, заданная выбором параметров изменений.
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №2).
Ключевые слова: изменения в организации, цифровая трансформация бизнеса, оценка изменений, имплементация решений, управление изменениями, численный состав компании, сокращение ручных операций, обновление процессов, решение по реагированию, выявление параметров предприятия, оценка реализуемости мероприятий, адаптация пользовательских инструкций, закупка оборудования, изменение регламентов работы, организационные повестки, обновление документов.

Введение

Естественный ход развития любой компании мне зависимости от ее размера и отраслевой специфики подразумевает применение технологических новинок. Новые технологии заставляют нас иначе смотреть на регулярные бизнес-процессы, а также перестраивать их с учетом последних тенденций на рынке. За примерами далеко ходить не нужно, возьмите, хотя бы Индустрию 4.0, вводящую технологии блокчейн, больших данных, роботизации, виртуальной реальности и интернета вещей в ключевые хозяйственные операции предприятия. Использование любых современных технологий объединяет следующее: все они приводят к изменениям в организации.

Объективно говоря, изменения мало кто воспринимает положительно, по крайней мере, сначала. Воспринимая изменения отрицанием и страхом на начальном этапе, мы в итоге вынуждены принять их. Что, собственно говоря, подтверждено статистикой: лишь 30% опрошенных поддерживают изменения, все оставшиеся – нейтральны или выступают против. Не исключением являются проекты по внедрению ERP-систем, подразумевающие масштабную цифровую трансформацию бизнеса.

Реализация корпоративных информационных систем затрагивает множество аспектов деятельности компании, как то: люди, процессы, знания и др. Своевременное оценивание изменений, предложение вариантов реагирования на них, а также имплементация решений позволяют планомерно вовлекать большее число сторонников, управлять их участием и получать неоценимые поддержку и помощь. Выработка правильной стратегии управления изменениями позволяет добиться ощутимых положительных результатов, в том числе в ERP-проектах.

Цель и задачи

Целью работы видится в рассмотрении стратегий по управлению изменениями в проектах внедрения ERP-систем. Что позволяет правильно реагировать на сопротивление сотрудников заказчика и доставлять проект реализации информационной системы точно в срок. Выполнение цели потребует проработки следующих задач:

  • обзор параметров изменений организации;
  • анализ параметров изменений в ERP-проектах;
  • подготовка стратегии по управлению изменениями.

1. Процесс управления изменениями

Процесс управления изменениями можно кратко охарактеризовать как знание способов адаптации организации в условиях изменяющегося окружения и действия внешних сил, а также их внедрение, что позволяет закрепить необходимые свойства на значительный период времени и обеспечить тем самым большую конкурентоспособность организации [1]. Особенность любых изменений состоит в том, что поначалу к ним возникает сильное внутреннее сопротивление со стороны сотрудников компании. Обычно, подобная ситуация решается за счет максимального информирования и прямого общения с людьми, что позволяет усилить их участие и вовлеченность в изменениях, а также приводит к постепенной поддержке самих изменений. Существует семь болевых точек, возникающих в компании в процессе изменения, назовем их параметрами изменения (рис. 1).

Практические любое внешнее воздействие меняет устоявшийся порядок работы компании, то есть появляются новые, изменяются и упраздняются существующие бизнес-процессы. Модификация любого бизнес-процесса затрагивает используемые на предприятии технологии, в частности программные обеспечение. Формулируются новые требования к информационной системе, для покрытия которых необходима доработка существующих или внедрение новых программных решений. Последнее в совокупности с внешним воздействием, являющимся причиной изменений, может привести к увеличению/уменьшению численного состава компании. В идеале, автоматизация подразумевает сокращение ручных операций и количества сотрудников, но это далеко не всегда так.

Параметры изменения организации

Рис. 1. Параметры изменения организации

Обновления процессов, их автоматизация, а также изменение численного состава приводят к образованию дефицита знаний: сотрудникам не понятно, как себя вести для выполнения регулярных бизнес-процессов. Более того, не всегда очевидно, а какой итоговый продукт или услугу компания в ходе изменений предлагает конечному покупателю. Сокращение, а в некоторых случаях увеличение количества сотрудников неминуемо приводит к перераспределению человеческих ресурсов, что находит свое отражение в организационной структуре предприятия. В зависимости от характера изменений может наблюдаться смена как стратегии управления организацией, так и в целом ее корпоративной культуры, задающей миссию, ценности и принципы всего предприятия [2]. Порядок управления изменениями выглядит следующим образом:

  • возникновение внешнего воздействия на организацию;
  • предложение решения по реагированию на воздействие;
  • оценка возможности имплементации решения в компании:
    • выявление параметров предприятия, подлежащих изменению путем сравнения их текущих и ожидаемых целевых значений;
    • определение мероприятий, позволяющих обеспечить достижение целевых значений параметров изменения;
    • оценка реализуемости мероприятий;
  • планирование и выполнение мероприятий в случае положительной оценки.

Так изменение технологий требует обновления оборудования, модификации программного обеспечения и адаптации пользовательских инструкций по работе с компьютерными приложениями. Изменение бизнес-процессов и численного состава приводят к необходимости обновления должностных инструкций и пересмотру трудовых договоров. Если поменялся уровень знаний, то сотрудников нужно дообучить. Для принципиально нового продукта определяется позиционирование на рынке, формулируется маркетинговый план по продвижению и задается политика ценообразования. Организационная структура, создаваемая по линейной, функциональной, дивизионной или матричной схемам также может претерпевать изменения, что отражается в соответствующем положении. Обновление в стратегии управления предприятием требует кардинального пересмотра принципов планирования, выполнения и контроля бизнес-процессов, что подразумевает введение новых регламентов работы. И, наконец, положение по корпоративной культуре, описывающее убеждения, правила и нормы поведения в компании, также подлежит изменению, что должно быть доведено до каждого сотрудника. Это далеко не весь список мероприятий, относящийся к параметрам изменений, финальный перечень инициатив зависит от характера внешнего воздействия [1].

Если решением по реагированию на внешнее воздействие служит имплементация ERP-системы, то число рассматриваемых и оцениваемых параметров обычно сокращается до трех: процессы, технологии и люди, остальные, ограниченные знаниями и организационной структурой, являются производными от первых трех и подлежат изменению в любом случае (рис. 2). Действительно, изменение в технологиях всегда приводит к обновлению бизнес-процессов. При этом оба вида изменений диктуют необходимость обучения сотрудников, так как уровень их знаний требует пополнения. Более того изменения в процессах и технологиях преимущественно всегда влияют на численность персонала. Последний параметр является оцениваемым, так как количество сотрудников может, как уменьшится, так и увеличится, однако любые его колебания отразятся на организационной структуре компании.

Параметры изменения организации

Рис. 2. Мероприятия по результатам оценивания ERP-параметров

Тогда под стратегией управления изменениями в проектах внедрения ERP/ERP2-систем будет подразумеваться выбор набора параметров предприятия, подлежащих оцениванию и для которых в последующем будут определяться мероприятия по достижению целевых значений. В случае внедрения ERP/ERP2-систем ограничиваются рассмотрением таких параметров изменения, как: технологии, процессы и люди, а перечень мероприятий обычно включает:

  • закупку необходимого оборудования и программного обеспечения;
  • подготовку инструкций и обучение конечных пользователей;
  • обновление должностных инструкций и трудовых договоров;
  • изменение регламентов работы;
  • проработка положений по организационной структуре и штатной численности.

Заключение

Мы с вами увидели, что изменения затрагивают практически все аспекты функционирования компании, начиная от миссии, заканчивая программными системами. Параметры изменений включают как личностные, так и организационные повестки. Первым шагом управления изменениями является задание параметров, подлежащих отслеживанию. Для каждого параметра формулируется порядок оценивания степени его изменения, а также дальнейшие шаги, направленные как на подготовку предприятия к работе в изменившихся реалиях, так и информирование, вовлечение и мотивацию сотрудников.

Рассматривая проект внедрения ERP-системы как внешний фактор, влияющий на текущую организацию и порядок работы компании, описываются три наиболее значимых параметра изменения: численность человеческих ресурсов, технологии и бизнес-процессы. Для указанной тройки продемонстрированы последующие документы, требующие обновления и включающие пользовательские инструкции по работе с ERP-системой, трудовые договора и должностные инструкции, а также положения по структуре и штатной численности сотрудников. Стратегия по управлению изменениями, касающаяся внедрения ERP-систем, затрагивает вопрос выбора тех параметров предприятия, которые наиболее релевантны специфике проекта.  

Литература 

  1. Кожевина О.В. Управление изменениями: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 285 с.
  2. Степанов Д.Ю. Анализ, проектирование и разработка корпоративных информационных систем: уровень изменений / МГТУ МИРЭА. – М., 2017. – URL: https://stepanovd.com/training/12-erp/53-erp-9-changelevel.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. Стратегия управления изменениями в проектах имплементации ERP/ERP2-систем // Корпоративные информационные системы. – 2018. – №2 – С. 17-22. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-2/138-2018-2-changestrategy.

Стратегия управления изменениями в проектах имплементации ERP/ERP2-систем

Об авторе

Степанов Дмитрий Юрьевич Степанов Дмитрий Юрьевич – кандидат технических наук, доцент МИРЭА, принимал участие более чем в 10 проектах внедрения корпоративных информационных систем на базе SAP, Microsoft и Sage. Специализируется на управлении материальными потоками, сбытом и системой документов. Автор более 25 статей, в том числе публикации в журналах «Логистика сегодня», «Вопросы экономических наук», «САПер» и др. Электронный адрес автора: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статьи выпуска №2

  1. Стартапы;
  2. Стратегия реализации в проектах КИС;
  3. Управление изменениями в проектах ERP-систем;
  4. Стратегия анализа в проектах внедрения ERP-систем;
  5. Использование SQL-запросов при подготовке спецификаций.