Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1)

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье рассмотрена реализация схем закупок в системе SAP ERP. Выполняется обзор цепочек локальной и импортной закупки товарно-материальных ценностей и материально-производственных запасов, покупки работ и услуг, приобретения оборудования, а также ответственного хранения. Предварительно были введены параметры, отличающие каждую из схем снабжения: терминологические, процессные, первичной документации, бухгалтерских проводок поступления и регистрации входящего счета-фактуры, кроме того отличия отражения в SAP.
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №11).
Ключевые слова: закупки, покупка работ, приобретение оборудования, импортная закупка, первичная документация, регистрация счета-фактуры, проводока поступления, логистика, логистические транзакции, процесс контрактования, регистрация прихода на склад, кредиторская задолженность, схема закупки, купля-продажа товаров, ответственное хранение продукции, ТМЦ, BSX, WRX, MIGO, МХ, ME21N.

Введение

Внедрение корпоративных информационных систем позволяет автоматизировать большинство административно-хозяйственных операций предприятия. Класс системы, например, ERP, ERP2 или MRP, специфицирует бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Имплементация ERP-систем затрагивает две ключевые области деятельности компании: логистику и финансы. Причем специфика страны накладывает свой отпечаток: в Европе преимущественно акцент делается на логистических операциях, в России, напротив, – финансовых [1]. Для обеспечения эффективной работы ERP-системы необходимо обеспечить разумный баланс между логистическими и бухгалтерскими требованиями, их реализацией в программной системе.

Процесс закупок относится к логистическим транзакциям и вносит свой вклад в реализацию непрерывного бизнес-процесса от потребности до списания. Определенные операции этого процесса имеют тесную интеграцию с финансовыми активностями, в частности, в момент приемки продукции на склад, а также при регистрации входящих счетов-фактур в информационной системе формируются бухгалтерские проводки. Тем самым автоматизация позволяет одновременно иметь отчетность по складским и бухгалтерским аналитикам.

Следует отметить, что, несмотря на кажущуюся простоту закупок, процесс ее отражения в ERP-системе достаточно непрост. Существуют различные виды закупок, каждая их которых имеет свои отличительные особенности и требует уникальной реализации в программной системе [2]. Зачастую в проектах внедрения ERP-систем цепочки закупок имеют сложную реализацию из-за необходимости удовлетворения бухгалтерским требованиям. Давайте рассмотрим схемы закупок, точки интеграции с финансовыми операциями и найдем способ их отражения в ERP-системе.

1. Цель и задачи

Цель статьи состоит в обзоре схем закупок и их реализации в SAP ERP. Знание особенностей реализации цепочек закупки позволит сформулировать более обстоятельные вопросы бизнес пользователям для выявления специфичных требований, тем самым обеспечивая быстрое прохождение фазы анализа при имплементации ERP-систем. Достижение этой цели потребует проработки следующих задач:

  • обзор процессов закупки в России;
  • выявление отличий в различных схемах закупок;
  • реализация процессов закупок в системе SAP ERP.

2. Типовая схема закупки

Начнем с определения ключевых терминов. Закупка представляет собой:

  • приобретение заказчиком продукции (товаров, работ, услуг) на основе договора;
  • приобретение товаров крупными партиями (в большом количестве) как на внешнем, так и на внутреннем рынках;
  • во внешней торговле, приобретение товаров и услуг за границей с целью ввоза в страну и продажи на ее внутреннем рынке.

Основной бизнес-процесс, который реализуется в закупках, состоит из следующих трех базовых шагов системы SAP ERP:

  • регистрация заказа на закупку. Заказ на закупку отражает реальную поставку продукции, например, отзыв к контракту. Поиск источника поставки и актуализация цены проводятся в процессе контрактования;
  • приход продукции на склад, в также регистрация акта выполненных работ и услуг. Регистрация прихода необходима для увеличения складского запаса закупаемой продукции, в результате чего порождается документ материала и соответствующий бухгалтерский документ;
  • ввод входящего счета-фактуры. Входящий счет-фактура отражает кредиторскую задолженность по результатам оприходования материалов, приемки работ и услуг. Счет-фактура сопровождается созданием бухгалтерского документа.

Часто по бизнес-процессу операция закупок может иметь большее количество шагов. Например, к базовым шагам могут быть дополнены следующие операции:

  • планирование потребности в материалах (MRP);
  • составляется заявка на закупку;
  • формируется документ контракта.

Можно выделить следующие виды закупок:

  • купля-продажа товаров;
  • закупка материально-производственных запасов;
  • ответственное хранение продукции;
  • закупка импортной продукции;
  • закупка оборудования;
  • закупка работ и услуг.

Отличительной особенностью каждого вида закупок является следующее:

  • терминологическое;
  • процессное;
  • первичная документация;
  • бухгалтерские проводки поступления;
  • бухгалтерские проводки входящего счета-фактуры;
  • различия в настройке системы SAP ERP.

В результате чего, реализация процесса в корпоративной информационной системе SAP будет отличаться по последовательности выполняемых шагов. В таблицах 2.1-2.2 приведено более детальное описание параметров различия схем закупок.

Таблица 2.1. Отличия схем закупок терминологические, процессные и первичной документации

Схема закупки

Отличие

Терминологическое
(название
номенклатурной
позиции)

Процессное

Первичной
документации
(при
поступлении на склад)

Купля-продажа товаров Товары Закупка товаров для дальнейшей перепродажи Акт о приемке товара (ТОРГ-1)
Закупка материально-производственных запасов Материально-производственные запасы Закупка материалов для собственных нужд Приходный ордер (М-4)
Ответственное хранение продукции Товарно-материальные ценности Прием на склад на ответственное хранение товаров и материалов, не являющихся собственностью организации, с последующим их возвратом собственнику в рамках договора о принятии ценностей на ответственное хранение Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение» (МХ-1)
Закупка импортной продукции Товарно-материальные ценности Поступление товаров и материалов, закупленных в порядке импорта Акт о приемке товара (ТОРГ-1), приходный ордер (М-4)
Закупка оборудования Оборудование, материалы Закупка оборудования для собственных нужд Акт о приемке оборудования (ОС-14)
Закупка работ и услуг Работы и услуги Закупка работ и услуг для собственных нужд
Таблица 2.2. Отличия схем закупок бухгалтерских проволок поступления и регистрации входящего счет-фактуры, а также конфигурации SAP ERP

Схема закупки

Отличие

Бухгалтерская проводка поступления на склад (счет запаса)

Бухгалтерская проводка регистрации входящего счета-фактуры (контрольный счет)

Конфигурирование SAP ERP

Купля-продажа товаров 41 – Товары 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками
  • печатные формы поступления продукции;
  • список доступных классов оценки;
  • раздельная оценка, присвоения классов оценок группам материалов;
  • позиции сбытового заказа, выбор счетов для класса оценок;
  • выбор счета поступления основного средства;
  • код налога;
  • ведение основной записи поставщика;
  • ведение основной записи материала;
  • ведение основной записи услуги;
  • введение входящего счета-фактуры
Закупка материально-производственных запасов 10 – Материалы 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками
Ответственное хранение продукции Забалансовый Z02 –Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками
Закупка импортной продукции 41 – Товары, субсчет 1, 10 – Материалы, субсчет 1 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками, 76 – Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (для учета расчетов с таможней)
Закупка оборудования 07 – Оборудование к установке, 08 – Вложения во внеоборотные активы 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками
Закупка работ и услуг 30 – Расходы 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками, субсчет 1

3. Схема купли-продажи товаров

Рассмотрим первую схему закупок: купля-продажа. Особенности реализации бизнес-процесса закупки товарно-материальных ценностей по схеме купли-продажи в корпоративной информационной системе SAP ERP:

  • продукция закупается с целью дальнейшей перепродажи клиенту, но не собственного использования, поэтому применяется терминология «купля-продажа товаров»;
  • создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, как для покупки обычного складируемого материала;
  • по результатам регистрации прихода товара на склад в SAP ERP печатается формуляр вида ТОРГ, а именно: ТОРГ-1 (Акт о приемке товара), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 41 – Товары.

Модель закупки ТМЦ по схеме купли-продажи в системе SAP ERP представляется следующими шагами (рис. 3.1):

  • создается заказ на закупку с указанием ТМЦ, количества, цены и пр.;
  • регистрируется приход ТМЦ. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется и распечатывается ТОРГ-1 и регистрируется бухгалтерская проводка поступления Дт. 41 Кт. 15;
  • проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO и регистрируются бухгалтерские проводки Дт. 15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
  • в последующем создаются сбытовые заказы для перепродажи закупленной продукции клиентам.

Модель процесса закупок по схеме купли-продажи товаров

Рис. 3.1. Модель процесса закупок по схеме купли-продажи товаров

С точки зрения конфигурирования выполняется настройка печатных формуляров для ТОРГ-1. Создаются дополнительные классы оценок, в контексте которых выполняется присвоение балансовых счетов поступления запасов и перерасчета для операций BSX и WRX, в частности: 41 и 15 счетов (рис. 3.2). В коде налога выполняется указание налогового счета 19. В последующем в основной записи материала ведется присвоение класса оценки на ракурсе «Бухгалтерский счет 1», а в основной записи поставщика присваивается контрольный счет 60 (рис. 3.3).

Особенности проводки поступления на склад

Рис. 3.2. Особенности проводки поступления на склад

Особенности проводки входящего счета-фактуры

Рис. 3.3. Особенности проводки входящего счета-фактуры

4. Схема закупки материально-производственных запасов

Закупка материально-производственных запасов ведется по схеме аналогичной купле-продажи товаров. Особенности реализации бизнес-процесса закупки МПЗ в информационной системе SAP ERP выглядят следующим образом:

  • продукция закупается для внутреннего потребления (например, ремонта оборудования или производства), поэтому используется термин «материал»;
  • создание заказа на закупку в SAP ERP ведется стандартным образом, аналогично схеме купли-продажи товаров;
  • по результатам регистрации прихода материала на склад в SAP ERP печатается формуляр вида М, а именно: М-4 (Приходный ордер), создается бухгалтерская проводка на балансовый счет 10 – Материалы;
  • при необходимости продажи материала клиенту, требуется выполнить его преобразование в товар, например, проводкой перемещения «материал-материал» транзакции MIGO.

Модель процесса закупки МПЗ в системе SAP ERP представляется нижеприведенными действиями (рис. 4.1):

  • создается заказ на закупку стандартным образом;
  • регистрируется приход МПЗ на склад. На основании поступивших от поставщика накладной ТОРГ-12 и счета-фактуры в системе SAP ERP формируется приходный ордер М-4, а бухгалтерским документом регистрируется проводка поступления Дт. 10 и Кт. 15;
  • в системе проводится входящий счет-фактура транзакцией MIRO, бухгалтерским документом регистрируются проводки Дт.15 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
  • все последующие шаги, после указанных, состоят в том, чтобы произвести списание МПЗ со склада для использования на собственные нужды, а не перепродажи.

Модель процесса закупки материально-производственных запасов

Рис. 4.1. Модель процесса закупки материально-производственных запасов

5. Схема ответственного хранения продукции

Бизнес-процесс ответственного хранения имеет следующие особенности:

  • ведется не закупка, а временное хранение продукции поклажедателя на складе организации поклажеполучателя, с последующим ее возвратом;
  • поклажеполучатель несет материальную ответственность за продукцию, принятую на ответхранение, поэтому ведется забалансовый учет товаров;
  • по результатам регистрации прихода ТМЦ на склад печатается формуляр вида МХ, а именно: МХ-1 (Акт о приемке ТМЦ на хранение), создается бухгалтерская проводка на забалансовом счете 002 – ТМЦ, принятые на ответственное хранение).

Процесс ответственного хранения в системе SAP ERP реализуется так (рис. 5.1):

  • создается сбытовой заказ, настроенный таким образом, что автоматически генерируется заявка на закупку с контировкой E;
  • далее со ссылкой на заявку можно сформировать заказ на закупку стандартными средствами транзакцией ME21N;
  • позже регистрируется приход материальных ценностей на склад. В момент оприходования формируется бухгалтерский документ с проводкой Дт. Z02 (забалансовый счет) и Кт. технического счета (J-счет). Кроме того, печатается форма МХ-1 (Акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение), которая является первичным документом для оформления операций ответственного хранения;
  • при возврате собственнику ценностей, ранее принятых от него на ответственное хранение, используется созданный ранее сбытовой заказ. В нем вводится дополнительная строка для выполнения списания (возврат владельцу) ценностей.

Модель процесса ответственного хранения

Рис. 5.1. Модель процесса ответственного хранения

Особенности проводки поступления на склад

Рис. 5.2. Особенности проводки поступления на склад

С точки зрения конфигурирования схемы ответственного хранения в системе SAP ERP выполняются настройки:

  • конфигурируется стандартный формуляр МХ-1;
  • создаются классы оценок для операций BSX и WRX, которым присваиваются счета Z02 и технический J-счет;
  • чтобы обработать сбытовой заказ, используется тип позиции, для которого указывается новый тип партии поставок. В типе партии поставок явно прописано, что для него автоматически создается заявка на закупку вида NB с контировкой на сбытовой заказ клиента;
  • для того, чтобы счета корректно определились, выполняется настраивание классов и видов потребности для такой пары параметров как тип позиции и тип планирования потребности, задаваемые в основной записи материала;
  • выбор забалансового счета осуществляется на основе класса оценки, указанного для особого вида запаса Е – Сбытовой заказ (рис. 5.2). Ссылка на 2-ю часть статьи. 

Литература 

  1. Логистика / Дыбская В.В. и др. – М.: Эксмо, 2009. – 944 с.
  2. Степанов Д.Ю. Обзор логистических бизнес-процессов на примере закупочной деятельности предприятия // Логистика сегодня. – 2014. – т.65, №5. – c.268-287. – URL: https://stepanovd.com/science/28-article-2014-2-purover.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №3 (11) – С. 68-78. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-11/132-2020-11-purchasesaperp.

Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 1)

Об авторе

Степанов Дмитрий Юрьевич Степанов Дмитрий Юрьевич – кандидат технических наук, доцент МИРЭА, принимал участие более чем в 10 проектах внедрения корпоративных информационных систем на базе SAP, Microsoft и Sage. Специализируется на управлении материальными потоками, сбытом и системой документов. Автор более 25 статей, в том числе публикации в журналах «Логистика сегодня», «Вопросы экономических наук», «САПер» и др. Электронный адрес автора: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статьи выпуска №11

  1. Новое в порядке проведения, оформления и учета консервации объектов;
  2. Автоматизация бухгалтерского учета спецодежды (часть 1);
  3. Дизайн-мышление в проектах внедрения информационных систем (часть 1);
  4. Agile Scrum для реализации автоматизированного рабочего места врача (часть 2);
  5. Закупки в системе SAP ERP (часть 1).