Акт сверки взаимных расчетов: бухгалтерская и юридическая составляющие документа

Аннотация: в статье изложено назначение, содержание, порядок оформления и настройка в корпоративной информационной системе акта сверки взаимных расчетов, применяемого в бухгалтерском учете предприятия. Раскрыто юридическое значение документа в спорах при доказательстве долга контрагента. Рассмотрены необходимость и порядок проведения инвентаризации расчетов на предприятии, в том числе дебиторской и кредиторской задолженности.
Ключевые слова: акт сверки расчетов, акт сверки взаимных расчетов, акта сверки взаиморасчетов, долги контрагентов, расчеты с дебиторами, расчеты с разными кредиторами, расчеты с дебиторами и кредиторами, инвентаризация дебиторской задолженности, инвентаризация кредиторской задолженности, расчетные операции с контрагентами, взаимные расчеты, расчеты с контрагентами, сумма задолженности контрагентов, инвентаризация в бухгалтерском учете, списание безнадежных долгов.

В ходе ведения хозяйственно-финансовой деятельности хозяйствующий субъект может выступать поставщиком/подрядчиком или покупателем, заказчиком товаров, работ и услуг и осуществлять расчетные операции с контрагентами. Каждый факт хозяйственно-финансовой деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом под фактом хозяйственно-финансовой деятельности понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 закона №402-ФЗ). В связи с чем между сторонами – участниками сделок возникают взаимные расчетные операции или взаиморасчеты по сделкам, по договорам так и по отдельным операциям за товары, работы или услуги. Организация ведения бухгалтерского учета расчетов с контрагентами осуществляется в соответствии с нормами РСБУ и налогового законодательства РФ. Налоговые органы (ст. 54.1 НК РФ) в ходе налоговых проверок налогоплательщика обязаны проверять реальность выполнения сделок с контрагентами. Для чего, в свете требований ст. 54.1 «Пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов» НК РФ, хозяйствующие субъекты (налогоплательщики) должны проявлять «должную осмотрительность» при заключении договоров и оформлении иных сделок путем проверки добросовестности и оценки платежеспособности контрагента, а также должны своевременно проводить работу по взаимной сверке расчетов в ходе исполнения договора и сделки.

В то же время у экономического субъекта в ходе производственной деятельности возникают финансово-расчетные отношения с государственными органами по уплате налогов и не налоговых платежей, порядок и полнота расчетов по которым также должны своевременно подвергаться взаимной сверке. Проведение работы по сверке взаимных расчетов между сторонами оформляется двух сторонним актом. Акт сверки взаиморасчетов – документ, отражающий текущее состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период времени (на определенную дату). В практике работы предприятий в настоящее время применяется два вида актов сверки расчетов:

• акт сверки расчетов между сторонами, который не предполагает строго регламентированную форму. Применяется в процессе деятельности экономических субъектов в целях проверки полноты погашения взаимных обязательств контрагентами по договору, сделке;
• акты сверки расчетов с государственными органами по уплате обязательных отчислений и платежей. Сверка расчетов оформляется по строго установленным формам актов в зависимости от вида обязательных отчислений и платежей (сверка с ФНС по уплате налогов, сверка с ПФР по уплате отчислений и др.).

1. Акт сверки взаимных расчетов с контрагентами, его назначение, содержание и порядок оформления

Основное назначение документа состоит в том, что надлежаще оформленный и подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов подтверждает факт наличия или отсутствия задолженности одной стороны перед другой на определенную дату. Важные моменты, которые необходимо знать о данном документе:

• законодательными нормами РФ не предусмотрена унифицированная форма Акта сверки взаимных расчетов, в связи с чем, она должна быть разработана предприятием самостоятельно и утверждена в приказе об учетной политике;
• акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, в связи с чем, отражение в нем всех обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» для первичных документов, не является обязательным [1];
• при оформлении акта сверки расчетов рекомендуется указывать следующую информацию:
  • наименование документа – акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
  • реквизиты договора, заключенного между сторонами;
  • дата и место составления документа;
  • номер документа;
  • период, за который проводилась сверка расчетов между контрагентами;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
  • суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
  • даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
  • реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные). Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
  • сумма задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
  • наличие расхождений в учетных данных сторон (если таковые имеются);
  • подписи ответственных лиц и печати сторон;
• акт составляется в двух экземплярах по одному экземпляру для каждой стороны. Образец акта сверки взаимных расчетов смотрите на рис. 1.

Рис. 1. Пример акта сверки

Назначение документа акта сверки в бухгалтерском учете и делопроизводстве предприятия сводится к следующему:

• в соответствии с требованиями Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» [1] и положения, утвержденного приказом Минфина России №34Н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация в бухгалтерском учете – это проверка соответствия фактического наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета (п. 1.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России №49 от 13.06.95) [3]. Объектами инвентаризации являются как материальные, так и не материальные средства предприятия. Среди них можно выделить следующие материальные и финансовые ценности:  
  
  • товары, сырье и материалы;
  • оборудование и иные основные средства;
  • готовая продукция;
  • незавершенное производство;
  • наличные денежные средства;
  • дебиторская и кредиторская задолженность и другие;
• инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, которая числится на балансе предприятия, проводится на базе имеющихся в наличии расчетно-платежных, товарно-транспортных и иных первичных бухгалтерских документов, в том числе опираясь на данные надлежащим образом оформленных на определенную дату актов сверки расчетов с контрагентами. Порядок и сроки проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности определяет руководитель предприятия. Проведение инвентаризации расчетов обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
• своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, избежать разногласий с контрагентами;
• акт сверки расчетов с контрагентами служит основанием для списания безнадежных долгов по истечении срока исковой давности;
• подписанный сторонами акт сверки расчетов – это дополнительное доказательство долга контрагента при обращении в суд с целью взыскания долга за поставленные товары или оказанные услуги.

2. Акт сверки взаимных расчетов и доказательство долга контрагента

Акт сверки взаимных расчетов, даже подлинный и надлежаще оформленный, является производным доказательством, которое при отсутствии первичных документов, положенных в его основу, не может считаться допустимым доказательством наличия и размера долга по соответствующим обязательствам. К первичным документам к акту сверки взаимных расчетов относятся:

• документы, подтверждающие факт отгрузки продукции: товарно-транспортные документы на отгрузку материальных ценностей (ТТН, накладная и др.);
• документы, подтверждающие факт выполнения работ и оказания услуг (акты на оказание услуг и приемки выполненных работ);
• документы об оплате, первичные платежные документы (платежные поручения, кассовый ордер) и другие.

Самостоятельно один лишь Акт сверки взаиморасчетов без указанных первичных документов не доказывает наличие (отсутствие) задолженности контрагента.

3. Порядок проведения инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами на предприятии

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами проводится с целью выявления сомнительных и безнадежных долгов, проверки исполнения сроков и полноты погашения задолженности, устранения ошибок и неточностей в бухгалтерском учете предприятий по учету расчетов.

Положениями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, редакция  от 08.11.2010) регулируются вопросы проведения инвентаризации расчетов, включая дебиторскую и кредиторскую задолженность: пункты 3.44-3.48 указаний:

• п. 2.2. Для проведения инвентаризации расчетов создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия;
• п. 2.3. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.);
• п. 3.44. Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета;
• п. 3.48. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить: 
  • правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
  • правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
  • правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Для оформления инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, иных расчетов можно применять типовые формы, которые утверждены постановлением Госкомстата России №88 от 18.08.1998 [5]:

• №ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»;
• №ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами»;
• приложение к форме №ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами».

Кроме того, разрешено использовать бланки, разработанные, в том числе на базе типовых форм и утвержденных на предприятии. Образец акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами смотрите на рис. 2.1-2.2 [6].

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета [3].

Рис. 2.1. Пример формы ИНВ-17 (часть 1)

Рис. 2.2. Пример формы ИНВ-17 (часть 2)

При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляют суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводите ревизию расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяют целевое использование выданных сотрудникам организации денежных средств.

При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками проверяют правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности. В ходе инвентаризации составляют акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяют с учетными данными.

При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяют данные бухгалтерского учета по счетам 68 и 69 с суммами налогов и взносов, начисленных и уплаченных. По налогам, не уплаченным в установленный срок, в ходе инвентаризации контролируют правильность и полноту начисления и уплаты пеней.

3.1. Инвентаризация дебиторской задолженности

Дебиторской задолженностью считается задолженность покупателей за поставленные товары или выполненные работы, а также задолженность поставщиков за товары или работы, которые не были отгружены, выполнены в счет выплаченных им авансов, т.е. дебетовые остатки по счету 62, 76 и 60. Кроме того, к дебиторской задолженности относят долги [4]:

• прочих дебиторов (дебетовые остатки по счету 76);
• работников по займам, возмещению материального ущерба и др. (дебетовые остатки по счету 73);
• бюджета и внебюджетных фондов по налогам и страховым взносам (дебетовые остатки по счету 68 и 69).

Инвентаризацию проводят для того, чтобы выявить сомнительные и безнадежные долги контрагентов (дебиторов). К сомнительной задолженности относят дебиторскую задолженность, которая не погашена в установленные сроки и не обеспечена гарантиями. Под такие долги в бухгалтерском учете могут создаваться резервы по сомнительным долгам. Безнадежные долги – нереальные к взысканию долги в связи с истекшим сроком исковой давности, банкротством и ликвидацией должника. Суммы безнадежных долгов возможно списать на прочие расходы предприятия в месяце, в котором закончена инвентаризация расчетов [7].

3.2. Инвентаризация кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность – обязательства предприятия по оплате полученных товаров, работ, услуг; по расчетам с бюджетом и персоналом, а также по поставкам товаров, работ, услуг в счет авансов, полученных от контрагентов, то есть дебетовые остатки по счетам 60, 76, 68, 69, 70, 71, 73 и 62 соответственно [4]. В ходе инвентаризации выделяют просроченную кредиторскую задолженность, в том числе долги с истекшим сроком исковой давности. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, подлежат списанию на увеличение прочих доходов предприятия (п. 7 ПБУ 9/99) по завершении инвентаризации расчетов.

Таким образом, на основании данных проведенной инвентаризации, а также письменного обоснования и приказа руководителя предприятия по каждому обязательству списываются дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные к взысканию. Аналогичные требования определены и для списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Проведение инвентаризации расчетов является одним из обязательных условий подтверждения реальности показателей дебиторской и кредиторской задолженности, отраженных в годовой бухгалтерской отчетности предприятия [7].

4. Настройка форм документа в ИС

Организация расчетной дисциплины на предприятии, включающая юридически выверенную правовую защиту в формате договорных взаимоотношений с контрагентами; профессионально «отточенное» ведение аналитического (детализированного) бухгалтерского учета расчетов с контрагентами, оптимально выверенную организацию автоматизации управленческого процесса, включая автоматизированное ведение всех видов учетных операций, строится на основе использования бухгалтерских документов, как на бумажном носителе, так и электронных их форм. Соответственно и настройка форм первичных и сводных бухгалтерских документов в информационной системе предприятия (ИС) является начальным и довольно значимым звеном в этой цепочке управленческого процесса. Исходя из того, что акт сверки взаимных расчетов в бухгалтерском учете относится к документам по учету расчетных операций и реализуется в программном комплексе в рамках настройки детализированного (аналитического) учета расчетов, то специалистам IT-компании при конфигурировании этого участка учетного процесса при внедрении КИС, необходимо данный документ «привязать» к таким автоматизированным формам по учету расчетов, как:

• оборотно-сальдовые ведомости по счету, субсчету, контрагенту;
• карточка субконто;
• анализ субконто;
• карточка счета и другие.

В информационной системе для этих целей должны быть детально отработаны и настроены следующие участки:

• порядок и полнота ведения договорной клиентской базы предприятия;
• корректно настроен детализированный учет расчетов в разрезе контрагентов и бухгалтерских счетов, субсчетов и субконто.

Основанием для настройки первичных и сводных форм бухгалтерских документов в информационной системе предприятия являются положения утвержденной Учетной политики предприятия в части документооборота и форм первичных документов [2]. 

Литература 

1. Федеральный закон №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (редакция от 30.12.2021, с изменениями и дополнениями, вступающими в силу с 01.01.2022).
2. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Приказ Минфина РФ №106Н от 06.10.2008.
3. Приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
4. Приказ Минфина РФ №94Н от 31.10.2000 «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (редакция от 08.11.2010).
5. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ).
6. Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения [Электронный ресурс]. – URL: https://www.klerk.ru/buh/articles/459349.
7. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности [Электронный ресурс]. – URL: https://www.glavbukh.ru/art/47675-inventarizatsiya-debitorskoy-kreditorskoy-zadoljennosti.

Выходные данные статьи

Зверева С.А. Акт сверки взаимных расчетов: бухгалтерская и юридическая составляющие документа // Корпоративные информационные системы. – 2022. – №1(17). – с. 29-40. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/2022/issue-17/192-2022-17-reconciliation.

Об авторе

Зверева София Александровна – эксперт по финансам и бухгалтерскому учету. Занимается финансовым анализом и анализом рисков, а также ведением бухгалтерского учета. Окончила экономический факультет Чувашского государственного университета имени И.Н. Ульянова. Имеет опыт работы с 1С: Бухгалтерия, Lotus Notes и Такском.

Статьи выпуска №17

• 1. Автоматизация работы врача терапевта (часть 2);
  2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета в КИС.
  3. Акт сверки взаимных расчетов;
  4. ГОСТы в корпоративных информационных системах;
  5. Автоматизация процессов транспортной логистики (часть 1).