Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 2)

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье содержится описание, настройки и отражение операций снабжения в SAP ERP. Рассматриваются схемы закупки ТМЦ и МПЗ, требующие использования 41 и 10 счетов, а также печати форм ТОРГ-1 и М-4. Анализируется процесс импортной закупки, для которого необходимо отражать затраты таможенных пошли и сборов, а также вести данные ГТД по стране происхождения и дате импорта. Выполняется обзор закупки оборудования требующего и не требующего монтажа, что отражается на 07 и 08 бухгалтерских счетах. Завершает статью рассмотрение схем закупки работ и услуг с и без использования каталога, что отражается в транзакциях MIGO и ML81N системы SAP.
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №12).
Ключевые слова: таможенные сборы, данные ГДТ, склад получателя, заказ на закупку, FR1, FR2, формуляр ТОРГ-1, invoice, система CMR, МПЗ, финансовый модуль, партионный учет, оприходование продукции, внеоборотные активы, контировка на основное средство, расчет амортизации, кастомизация схемы закупки, операция GBB, модификация VBR, гибкое управление ценой, малоценка.

6. Схема импортных закупок

Ссылка на 1-ю часть статьи. Бизнес-процесс закупки импортной продукции в корпоративной информационной системе SAP ERP характеризуется следующим:

  • затраты вида таможенные пошлины и сборы должны быть включены в стоимость продукции (путем использования условий в заказе на закупку или за счет применения дополнительного дебетования входящего счета-фактуры);
  • требуется хранить данные ГТД (номер, страна происхождения) в разрезе приходуемой продукции для целей дальнейшей продажи или производства;
  • применяется специальный субсчет счетов 41 – Товары или 10 – Материалы для отражения прихода импортной продукции на склад в системе.

Рассмотрим вариант отражения импортных закупок, предполагая, что закупаемая продукция в системе SAP ERP сразу приходуется на склад получателя, минуя склад таможни (рис. 6.1):

  • создается заказ на закупку. В нем на уровне позиции подробно указываются суммы для видов ценовых условий FR1 и FR2, характеризующих таможенные пошлины и сборы. Здесь же на уровне условий, указывается контрагент таможни;
  • в момент оприходования продукции на склад в системе на основе CMR и Invoice распечатывается формуляр ТОРГ-1 и регистрируется бухгалтерская проводка приемки продукции на склад Дт.41 Кт. 15.1, 15.2, 15.3. Бухгалтерская проводка содержат три строчки, каждая их которых определяет: стоимость закупаемых ТМЦ, сумму таможенных пошлин, величину таможенных сборов, вся эта информация присутствует в заказе на закупку;
  • далее регистрируется входящий счет-фактура, где отражается кредиторская задолженность импортного поставщика через бухгалтерскую проводку Дт. 15.1 Кт. 60. В данной проводке будет отсутствовать позиция с кодом налога;
  • для регистрации кредиторской задолженности перед таможней выставляется отдельный счет, выполняется ссылка на позиции таможенных пошлин и сборов из заказа на закупку в транзакции MIRO и регистрируется бухгалтерская проводка Дт. 15.2, 15.3 Кт. 76;
  • начисление налога для уплаты на таможне выполняется через финансовый модуль.

Модель процесса импортной закупки, где продукция сразу приходуется на склад получателя, минуя склад таможни в системе SAP ERP

Рис. 6.1. Модель процесса импортной закупки, где продукция сразу приходуется на склад получателя, минуя склад таможни в системе SAP ERP

Конфигурирование бизнес-процесса закупки импортной продукции выполняются стандартным образом:

  • ведется настройка печатной формы ТОРГ-1;
  • создаются классы оценки и присваиваются бухгалтерские счета для оприходования продукции на склад: для операции BSX счет 41.1, а WRX – перерасчетный счет 15.1;
  • настраиваются операции FR1 и FR2 для таможенных пошлин и сборов, в которые вписываются 15-е счета (15.2, 15.3) (рис. 6.2-6.3);
  • в основной записи материала проставляется тип оценки, равный партионному учету;
  • в основной записи поставщиков проставляются контрольные счета: 60 для импортного поставщика и 76 – таможни (рис. 6.4).

Особенности проводки на склад

Рис. 6.2. Особенности проводки на склад

Особенности проводки Invoice

Рис. 6.3. Особенности проводки Invoice

Особенности формирования кредиторской задолженности перед таможней

Рис. 6.4. Особенности формирования кредиторской задолженности перед таможней

В зависимости от бизнес потребностей отражение импорта в системе SAP ERP может вестись еще двумя альтернативными способами:

  • опция Б предполагает оприходование продукции сначала на склад таможни, затем – получателя. Бухгалтерская проводка поступления SAP регистрируется в момент оприходования продукции на таможне 107 видом движения. Склад таможни идентифицируется блокированным запасом;
  • опция В говорит об оприходовании продукции сначала на склад таможни, затем – получателя. Проводка поступления создается в момент прихода продукции на склад получателя 105 видом движения. Все прочие шаги аналогичны опции Б.

7. Закупка оборудования

Бизнес-процесс закупки оборудования в корпоративной информационной системе SAP ERP содержит следующие характеристики:

  • закупке может подлежать как оборудование не требующее монтажа (уже смонтировано), так и требующее (еще не смонтировано), в зависимости от этого используются разные балансовые счета 08 – Вложение во внеоборотные активы и 07 – Оборудование к установке;
  • в случае оборудования не требующего монтажа создается заказ на закупку с указанием номера основного средства и соответствующего типа контировки;
  • закупка оборудования требующего монтажа ведется аналогично схеме покупки материально-производственных запасов и требует оприходования на склад.

Модель процесса закупки оборудования, не требующего монтажа, соответствует нижеприведенной схеме (рис. 7.1):

  • формируется заказ на закупку оборудования, в котором указываются контировка А (контировка на основное средство) и карточка ОС;
  • регистрируется входящий счет-фактура, в системе автоматически формируются бухгалтерские проводки Дт. 08 Кт. 60 и Дт. 19 Кт. 60;
  • далее ведется расчет амортизации.

Модель процесса закупки оборудования, не требующего монтажа

Рис. 7.1. Модель процесса закупки оборудования, не требующего монтажа

Кастомизация схемы закупки оборудования, не требующего монтажа, в системе SAP ERP включает:

  • задание счетов прихода продукции вида основное средство 08 в модуле финансов (рис. 7.2);
  • далее особым образом настраивается контировка для заказа на закупку, в которой деактивируются индикаторы «Поступление материала» и «Поступление без оценки». Тем самым при создании входящего счета-фактуры, не ожидаются предварительные шаги по оприходованию оборудования на склад.

Модель процесса импортной закупки, где продукция сразу приходуется на склад получателя, минуя склад таможни в системе SAP ERP

Рис. 7.2. Особенности проводки входящего счета-фактуры

Модель закупки оборудования требующего монтажа в системе SAP ERP аналогична цепочкам закупки ТМЦ и МПЗ. Основное ее отличие состоит в том, что в бухгалтерских проводках поступления используется счет 07 – Оборудование к установке, а не счет 41 или 10. Кроме того, по результатам приемки печатается форма ОС-14 (Акт о приеме оборудования), которой нет в стандарте SAP.

8. Закупка работ и услуг

SAP ERP позволяет отразить факт выполнения работ и услуг, имеет следующие важные особенности:

  • возможна реализация процесса закупки с использованием каталога работ и услуг на базе транзакции ML81N, дающей большую бухгалтерскую аналитику и возможность деблокирования, а также без нее через MIGO;
  • создание заказа на закупку в SAP ERP ведется с указанием типа контировки и, в зависимости от способа реализации, типа позиции У;
  • результатом регистрации приемки работ и услуг является бухгалтерская проводка, содержащая затратный счет 30 – Материальные затраты;
  • кредиторская задолженность относится на отдельный субсчет контрольного счета поставщика, для разграничения ТМЦ и услуг, закупаемых у одного и того же контрагента.

Модель закупки работ и услуг без использования каталога реализуется так (рис. 8.1):

  • регистрируется заказ на закупку работ и услуг с контировкой К и кратким текстом закупаемой услуги, также вписывается группа материалов. Краткий текст может быть указан вручную или автоматически скопироваться из материала;
  • формируется ведомость приемки работ и услуг через стандартную транзакцию MIGO, создается бухгалтерский документ с проводкой Дт.30 Кт. 17;
  • в момент регистрации входящего счета-фактуры формируется бухгалтерская проводка Дт. 17 Кт. 60.1 и Дт. 19 Кт. 60.1, где счет 60.1 выбирается вручную в транзакции MIRO, используя доработку.

Настройка системы SAP ERP требует проработки таких вопросов, как:

  • создание отдельных классов оценки, которые в последующем присваиваются для операции GBB и модификации VBR в таблице T030. Данное присвоение позволит автоматически выбирать затратный счет 30. Кроме того, требуется присвоение перерасчетного счета 17 для операции WRX (рис. 8.2);
  • присвоение группе материалов, созданных для услуг, релевантного класса оценок;
  • расширение транзакции MIRO для возможности указания вручную контрольного счета поставщика. Для случая закупки услуг должен использоваться счет 60.1, закупка же ТМЦ и МПЗ ведется по счетам 60 (рис. 8.3).

Модель процесса закупки работ и услуг без использования каталог

Рис. 8.1. Модель процесса закупки работ и услуг без использования каталога 

Особенности проводки ведомости работ и услуг

Рис. 8.2. Особенности проводки ведомости работ и услуг 

Особенности проводки входящего счета-фактуры

Рис. 8.3. Особенности проводки входящего счета-фактуры

Вторая опция закупки подразумевает использование каталога. Для этого в системе предварительно должен быть создан перечень с указанием всех видов работ и услуг, которые могут быть закуплены у поставщиков. В этом случае в заказе на закупку будет указываться не краткий текст материала, а выбираться конкретная работа или услуги из каталога. Последующая приемка работ будет вестись через транзакцию ML81N, а не MIGO. К основным преимуществам использования каталога можно отнести: анализ закупаемых услуг, гибкое управление ценой в ведомостях выполненных работ, подтверждение актов выполненных работ, минусами же являются высокие трудозатраты.

Заключение

Рассмотренные выше процессы закупок не ограничивают весь перечень возможных бизнес-цепочек предприятия. В частности, не были рассмотрены операции с давальческим сырьем, консигнацией, транспортно-заготовительных расходов, расходов будущих периодов, малоценки и другие. Рассмотренные механизмы реализации всех предыдущих бизнес-процессов позволяют обработать и указанные.

Каждый проект имплементации ERP-системы уникален, в каждом есть свои отличия, однако знание типовых бизнес-процессов позволяет правильнее формулировать вопросы бизнес заказчикам и быстрее находить функциональные дефициты в информационной системе. Не смотря на кажущуюся простоту процесса закупок, в нем присутствуют интеграционные моменты со смежными областями, в частности, с бухгалтерским учетом. Что в итоге накладывает свои ограничения на способ реализации процесса снабжения в ERP-системе.

В данной статье мы разобрали реализацию процесса закупок в системе SAP ERP, для чего рассмотрели локальную и импортную схему закупок, закупку работ и услуг, приобретение оборудования, а также схему ответственного хранения. Предварительно были введены параметры, отличающие каждую из схем закупок: терминологические, процессные, первичной документации, бухгалтерских проводок поступления и регистрации входящего счета-фактуры и отражения в SAP.  

Литература 

  1. Логистика / Дыбская В.В. и др. – М.: Эксмо, 2009. – 944 с.
  2. Степанов Д.Ю. Обзор логистических бизнес-процессов на примере закупочной деятельности предприятия // Логистика сегодня. – 2014. – т.65, №5. – c.268-287. – URL: https://stepanovd.com/science/28-article-2014-2-purover.

Выходные данные статьи

Степанов Д.Ю. Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 2) // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №4 (12) – С. 91-99. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-12/133-2020-12-purchasesaperp.

Настройка, разработка и отражение бизнес-процессов закупки в системе SAP ERP (часть 2)

Об авторе

Степанов Дмитрий Юрьевич Степанов Дмитрий Юрьевич – кандидат технических наук, доцент МИРЭА, принимал участие более чем в 10 проектах внедрения корпоративных информационных систем на базе SAP, Microsoft и Sage. Специализируется на управлении материальными потоками, сбытом и системой документов. Автор более 25 статей, в том числе публикации в журналах «Логистика сегодня», «Вопросы экономических наук», «САПер» и др. Электронный адрес автора: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статьи выпуска №12

  1. Автоматизация учета дебиторской задолженности;
  2. Автоматизация бухгалтерского учета спецодежды (часть 2);
  3. Дизайн-мышление в проектах внедрения информационных систем (часть 2);
  4. Автоматизация городской больницы (часть 1);
  5. Закупки в системе SAP ERP (часть 2).