Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок (часть 2)

Подробности

Опубликовано: 12.01.2021 10:24

Автор: Левин Андрей Олегович

Просмотров: 6193

Аннотация: в статье проводится идентификация бизнес, пользовательских и функциональных требований к процессной системе управления взаимоотношениями с поставщиками. Решается задача по выбору оптимального программного решения, в результате чего система iTender SRM была признана оптимальной. Разработана архитектура процесса в модели «как будет» на основе выбранного программного решения. Имитационная модель, построенная для искомого процесса на основе iTender SRM, показала преимущества по сравнению с моделью «как есть».
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №4).
Ключевые слова: цепочка поставок и supply chain, программа управления цепями поставок, этапы управления цепочками поставок, ПО для управления цепочками поставок, цифровизация логистики, автоматизация управления цепочками поставок, цифровая цепочка поставок, управление цепями поставок, программные системы управления логистикой, концепция SCM, модель цепочки поставок.

3. Выбор программного решения и моделирование бизнес-процесса в модели «как будет»

3.1. Анализ требований

3.1.1. Анализ бизнес-требований 

Ссылка на 1-ю часть статьи. В результате предпроектного обследования процесса «Поиск и выбор поставщиков» на предприятии было выявлено следующее:

• степень автоматизации операций менее 34%;
• недостаточная степень покрытия функциональных областей.

К узким местам реализации процесса можно отнести:

• анализ коммерческих предложений (не проводится поддержка тендеров, рассылка уведомлений поставщикам выполняется вручную);
• закупки (формирование текстов контрактов и договоров производится вручную);
• обработка коммерческих предложений (не производится автоматически, сравнение и мониторинг выполняется вручную);
• анализ затрат (анализ затрат производится вручную);
• обработка заказа (проверка заявок на наличие запаса/проверка по бюджету производится вручную).

Таким образом, новая информационная система (далее – ИС) должна совершать и иметь: 

• мониторинг заказов;
• иметь поддержку разных типов тендеров/аукционов;
• выполнять автоматическую рассылку уведомлений поставщикам о результатах тендера/коммерческих предложениях и т.д.;
• формировать тексты контрактов и договоров в соответствии с требованиями;
• проводить сравнение и мониторинг цен, количества, качества, деловой активности поставщиков;
• производить автоматический анализ затрат;
• иметь единую базу поставщиков;
• иметь инструменты для проведения аттестации поставщиков.

Специалист отдела снабжения в среднем тратит 1-2 часа на проверку плана закупок и его утверждение (проверка на наличие запаса/проверка по бюджету). Получение коммерческих предложений длится в среднем 1-2 недели. На предложения поставщиков сотрудник отдела снабжения тратит около 4 часов. Анализ затрат предприятия определяется сотрудником отдела снабжения на протяжении 4-5 часов рабочего времени. Формирование текста контракта требует от специалиста отдела снабжения 2 часов. Рассылка уведомлений поставщикам занимает 1 час.

Сотрудники отдела снабжения хотели бы автоматизировать процесс проверки плана закупок, а также сократить время на сравнение конкурсной документации и анализ предложений поставщиков. Интернет-площадка позволит управлять взаимоотношениями с поставщиками напрямую, что сократит время на получение коммерческих предложений, а также позволит аттестовать и выбирать поставщиков по различным критериям и типам проводимого тендера. Шаблоны договоров и контрактов должны позволять заключать их и оформлять гораздо быстрее. Автоматическая рассылка уведомлений позволит ускорить процесс заключения договора и быстрее доставит поставщикам необходимую им информацию. Анализ затрат предприятия должен быть более нагляден, благодаря чему удастся увидеть узкие места и сократить издержки предприятия. Бизнес-цели проекта содержат следующее:

• сократить издержки предприятия на 11,5 % в течение 1 года после внедрения предложенной информационной системы. Показателем цели служит увеличенная выручка, выраженная в денежной форме за счет избавления от непроизводительных затрат. Способ измерения цели есть кассовый метод бухучета. Предыдущие показатели были 710 687 422 руб., планируемые – 632 511 787 рублей;
• ускорить процесс заключения договора с поставщиком в течение 6 месяцев после первого продуктивного запуска ИС. Показателем является время, потраченное на обработку коммерческого предложения, анализ и проведение тендеров/конкурсов, оформление и составление договоров/контактов. Способ измерения прямой. Предыдущие показатели были 4 дня, планируемые – 2 дня.

Критериями успеха являются:

• сотрудники отдела снабжения, отдела планирования, а также сотрудники юридического отдела переходят к работе с новой информационной системой в течение трех месяцев после ее первого запуска;
• выявление новых источников (уменьшение на 20-25%) сокращения издержек за счет поиска оптимальных и надежных поставщиков, ускорения процесса заключения договоров, анализа затрат в течение 7 месяцев после успешного внедрения новой ИС.

Для работников отдела снабжения новая ИС будет представлять веб-приложение, позволяющее составить договор/контракт в соответствии с требованиями, позволит производить автоматическую рассылку уведомлений поставщикам о результатах тендера, будут предоставлены инструменты для работы с тендерными операциями (можно будет редактировать критерии оценки поставщиков, удалять, добавлять новые). Для сотрудников отдела планирования новая ИС позволит сделать анализ затрат проще и нагляднее благодаря интерфейсу (агрегирование данных по затратам на закупку). Бизнес-рисками проекта являются:

• отсутствие готовности и нехватка навыков сотрудников отдела планирования, снабжения, а также юридического отдела к работе с новой ИС. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение персонала (вероятность 0,7);
• вероятная реструктуризация отдела закупок и изменение должностных обязанностей сотрудников отдела закупок (вероятность 0,8);
• достигнутые цели могут быть не достигнуты в связи с прямой зависимостью от скорости поступления информации от поставщиков (вероятность 0,1).

В качестве предположений и зависимостей можно сформулировать следующее:

• в отделе снабжения, планирования и юридический отдел будут установлены новые моноблоки, имеющие постоянное стабильное подключение к сети интернет;
• поставщики будут оснащены компьютерами, имеющими выход в интернет.

3.1.2. Анализ пользовательских требований

Требования пользователей были описаны посредством формирования нескольких вариантов использования, для каждого пользователя (табл. 3.1). Сценарий варианта использования для процесса «Поиск и выбор поставщиков» дан в таблице 3.2. 

Таблица 3.1. Требования пользователей в формате вариантов использования 

Таблица 3.2. Сценарий варианта использования «Поиск и выбор поставщиков» 

3.1.3. Идентификация функциональных требований

Описание функциональных требований к операции «Проведение тендера» представлено в приложении в табл. 3.3. Компания проводит тендер с целью выбрать оптимальных поставщиков строительных материалов. Предприятие должно иметь возможность редактировать, добавлять, изменять тендерную информацию. В определенных ситуациях необходимо иметь возможность приостановить тендер. 

Таблица 3.3. Описание проведения тендера

Описание операции «Формирование плана закупок» дано в таблице ниже (табл. 3.4). Организация составляет план закупок, за что ответственен руководитель отдела планирования. На основании данного документа подбираются поставщики, исходя из перечня необходимых строительных материалов. 

Таблица 3.4. Описание формирования плана закупок

Потенциальные поставщики должны пройти регистрацию в системе, заполнить необходимую информацию и прикрепить требуемые документы для участия в конкурсных операциях. Детальное описание операции приведено ниже (табл. 3.5). 

Таблица 3.5. Описание регистрации поставщиков в системе

3.2. Выбор оптимального программного решения

Для решения многокритериальной задачи необходимо выбрать альтернативы и критерии, по которым они будут сравниваться. У исследуемой компании есть задачи, которые должны выполняться при помощи системы. На основании результатов анализа рынка систем выявлено, что этим требованиям удовлетворяет система управления взаимоотношениями с поставщиками. Также, так как в бизнес-процессе существуют проблемы длительного составления и получения коммерческих предложений, немаловажным фактором является наличие в системе функционала, решающего эти проблемы.  Исходя из этого, решено выбрать критерии, которые буду отображать скорость и цену внедрения, имидж программного решения на рынке. В качестве альтернатив будут рассматриваться следующие приложения [6]: 

• SCM360 (x₁);
• iTender SRM (x₂);
• 1С: Закупки (x₃);
• Kuebix SRM (x₄).
• Logiwa SCM (x₅). 

Критериями выбора служат [7]:

• функционал системы (z₁), возможные значения: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает;
• провайдер обратной связи (z₂), значения: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает);
• настройка в соответствии с требованиями бизнеса (z₃), варианты: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает;
• масштабируемость (z₄), опции: низкая, средняя, высокая;
• совокупная стоимость внедрения (z₅), значения: низкая, средняя, высокая;
• возможность интеграции (z₆), список значений: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает;
• уровень простоты работы для пользователей (z₇), значения: низкая, средняя, высокая. 

Выполнив анализ программных продуктов из представленного списка альтернатив, были рассчитаны значения критериев качества (табл. 3.7).  

Таблица 3.7. Затраченное время человеческих ресурсов на выполнение процесса 

Выбор наиболее функциональной альтернативы требует введения шкалы важности для соотношения альтернатив и критериев, что представлено в таблице ниже (табл. 3.8). 

Таблица 3.8. Шкала важности

Перейдем к оценке альтернатив, используя соотношения и шкалу важности из табл. 3.7-3.8. Суммировав значение критериев, находим, что система iTender SRM имеет наибольший вес (табл. 3.9), что доказывает целесообразность ее использования. 

Таблица 3.9. Оценка альтернатив

3.3. Проектирование будущей трехслойной архитектуры

Для рассматриваемого бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков» была разработана трехслойная архитектурная модель «как будет», в которой проведены изменения в бизнес, технологическом и слое приложений. В слой приложений была добавлена система iTender SRM, офисный пакет Microsoft был обновлен до версии 2019 года. В системе iTender SRM происходит формирование тендерной документации, внесение критериев для аттестации, регистрация поставщиков и коммерческих предложений, выбор лучшего поставщика, производится запрос образцов материалов с целью проведения контроля качества. Также была обновлена операционная система Windows до 10 версии, заменены сервер приложений и сервер баз данных на более мощные и производительные. Появилось отдельная база данных для iTender SRM. На рисунке 3.1 представлена желаемая трехслойная архитектура предприятие, включая модель процесса «Поиск и выбор поставщиков». 

Рис. 3.1. Трехслойная архитектура предприятия в модели «как будет» 

3.4. Низкоуровневое моделирование процесса в eEPC 

Процессная модель «как будет» для «Поиск и выбор поставщиков» на предприятии проектировалась в среде Business Studio, с использованием нотации eEPC (рис. 3.2-3.3). Основным изменением является наличие информационной системе iTender SRM в модели «как будет» вместо программного продукта MS Office 2010 модели «как есть». 

Рис. 3.2. Процесс «Поиск и выбор поставщика» в eEPC на 3-м уровне детализации модели «как будет» (часть 1) 

Рис. 3.3. Процесс «Поиск и выбор поставщика» в eEPC на 3-м уровне детализации модели «как будет» (часть 2) 

Таблица 3.10 содержит текстовое описание процесса «Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет». В таблице дана характеристика процессов/решений, исполнителей, входов (объекты, поступает от) и выходов (объекты, передается).

Таблица 3.10. Описание подпроцессов «Поиск и выбор поставщиков» 

3.5. Схема документооборота и матрица ответственности 

Схема документооборота модели «как будет» приведена в таблице 3.11 с указанием процесса, подпроцесса, исполнителя, типов связи с документами, а также предыдущих и следующих операций. 

Таблица 3.11. Схема документооборота процесса «Поиск и выбора поставщиков» 

В таблице 3.12 дана обновленная матрица ответственности к бизнес-процессу «Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет» с указанием процесса/субъекта, исполнителей бизнес-процесса, руководителей и владельцев.

Таблица 3.12. Матрица ответственности для процесса «Поиск и выбор поставщиков» 

3.5. Устранение узких мест и функционально стоимостной анализ будущего процесса

Ожидается, что предлагаемое решение iTender SRM позволит устранить ранее сформулированные проблемы автоматизации предприятия и узкие места бизнес процесса закупки. В таблице 3.13 приводится анализ эффекта от совершенствования процесса «Поиск и выбор поставщиков» с указанием недостатков, их причин и ожидаемого результата. 

Таблица 3.13. Результаты аналитической оценки бизнес-процесса «как будет» 

Благодаря предлагаемой системе iTender SRM, устраняется большое количество недостатков в процессе закупки, а именно: существенно снижается процент ошибок и время выполнения операций, все это в совокупности приводит к сокращению издержек на закупки. На рисунках 3.4-3.5 показаны ранее идентифицированные узкие места предприятия, а также комментарии к их устранению.

Усовершенствованный бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет» использовался для имитации его операций в среде Business Studio. В результате чего были получены следующие результаты: завершены все 52 бизнес-процесса (по сравнению с моделью «как есть», где были выполнены лишь 50), снизилась стоимость процесса до 6 030 руб. (в модели «как есть» стоимость была равно 30 691 руб.), длительность процесса сократилась до 3 дней (против 6 дней модели «как есть»). Таким образом, можно говорить об эффективности предлагаемого решения на базе iTender SRM.

Рис. 3.4. Устранение узких мест процесса «Поиск и выбор поставщика» (часть 1) 

Рис. 3.5. Устранение узких мест процесса «Поиск и выбор поставщика» (часть 2)

Заключение

В работе проводилось исследование деятельности предприятия и были выделены основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Было представлено детальное описание методов и средств исследования проблемы неэффективного осуществления процесса поиска и выбора поставщиков предприятия. Представлены основные характеристики рассматриваемой компании. Построена архитектура «как есть» системы управления компанией. Приведена характеристика ключевых прикладных систем организации. Сформулированы требования к проекту процессной информационной системы управления взаимоотношениями с поставщиками.

Далее проводилась разработка архитектуры проекта процессной информационной системы управления взаимоотношениями с поставщиками, задавались границы и структура проекта, а также определялся состав задач. Была разработана модель «как есть» бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков». Смоделирована и проанализирована модель предметной области предприятия. Выявлены «узкие места» бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков», для этого были сформированы метрики и критерии анализа, с помощью Business Studio проведено имитационное сравнение временных и стоимостных характеристик процесса.

Идентифицированы бизнес, пользовательские и функциональные требования к процессной системе управления взаимоотношениями с поставщиками. Была поставлена и решена задача по выбору оптимального программного решения, в результате чего система iTender SRM была признана оптимальной. Проведено исследование и разработана архитектурна процесса в модели «как будет» на основе выбранного программного решения. Для бизнес-процесса закупки приведено описание схемы документооборота, разработана матрица ответственности с ролями. Проведен анализ и оценка решений по устранению узких мест процесса «Поиски и выбор поставщиков» с использованием Business Studio. Имитационная модель, построенная для искомого процесса на основе iTender SRM, показала преимущества по сравнению с моделью «как есть». 

Литература 

1. Разбегин В.П. Краткое пособие по языку архитектурного моделирования предприятия Archimate, 2016.
2. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / Пер. с англ. С.В. Ариничева / Науч. ред. Адлер Ю.П. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2016.
3. Управление отношениями с поставщиками на базе решения SAP Supplier Relationship Management (SRM) [Электронный ресурс] // TOPS business integrator – 2016. – Режим доступа: http://www. http://topsbi.ru/ (Дата обращения: 19.05.2018).
4. Самуйлов К.Е. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении телекоммуникационными копаниями / К.Е. Самуйлов, А.В. Чукарин, Н.В.Яркина. – М.: Альпина Паблишерз, 2016.
5. Business Studio – система бизнес-моделирования, позволяющая спроектировать эффективную организацию [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.businessstudio.ru/products/ (Дата обращения: 11.05.2018).
6. Сонгини, М. SRM по версии SAP [Электронный ресурс] / Марк Сонгини // Computerworld Россия: журнал. – 2016, № 4. Режим доступа: http://www.osp.ru/ (Дата обращения: 06.05.2018).
7. ITender Электронная торговая площадка [Электронный ресурс] // TADVISER Государство. Бизнес. ИТ – 2016. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/ (Дата обращения: 21.05.2018).
8. Андреев В. Автоматизация бизнес-процессов, светлое будущее отечественных компаний // Директор информационной службы: сетевой журнал. 2016.

Выходные данные статьи

Левин А.О. Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок (часть 2) // Корпоративные информационные системы. – 2018. – №4 – С. 1-32. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-4/106-2018-4-scm.

Об авторе

Левин Андрей Олегович – студент 2-го курса кафедры бизнес-информатики и систем управления производством МИСИС. Тема выпускной квалификационной работы магистра «Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок на примере бизнес-процесса "Поиск и выбор поставщиков" в ООО "Миллениум 1"». Электронная почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Статьи выпуска №4

1. Разработка проекта системы управления цепями поставок (часть 2);
2. Методы решения творческих задач в КИС;
3. Стратегия технической подготовки ERP-систем;
4. Моделирование бизнес-процессов в ERP-проектах (часть 1);
5. Стратегии реализации содержания в проектах внедрения ERP-систем.