Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок (часть 2)

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье проводится идентификация бизнес, пользовательских и функциональных требований к процессной системе управления взаимоотношениями с поставщиками. Решается задача по выбору оптимального программного решения, в результате чего система iTender SRM была признана оптимальной. Разработана архитектура процесса в модели «как будет» на основе выбранного программного решения. Имитационная модель, построенная для искомого процесса на основе iTender SRM, показала преимущества по сравнению с моделью «как есть».
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №4).
Ключевые слова: анализ коммерческих предложений, анализ затрат, мониторинг заказов, критерии успеха,  условие-триггер, тендер, формирование плана закупок, SCM360, iTender SRM, 1С: Закупки, Kuebix SRM, Logiwa SCM, трехслойная архитектура предприятия. 

 

3. Выбор программного решения и моделирование бизнес-процесса в модели «как будет»

3.1. Анализ требований

3.1.1. Анализ бизнес-требований 

Ссылка на 1-ю часть статьи. В результате предпроектного обследования процесса «Поиск и выбор поставщиков» на предприятии было выявлено следующее:

  • степень автоматизации операций менее 34%;
  • недостаточная степень покрытия функциональных областей.

К узким местам реализации процесса можно отнести:

  • анализ коммерческих предложений (не проводится поддержка тендеров, рассылка уведомлений поставщикам выполняется вручную);
  • закупки (формирование текстов контрактов и договоров производится вручную);
  • обработка коммерческих предложений (не производится автоматически, сравнение и мониторинг выполняется вручную);
  • анализ затрат (анализ затрат производится вручную);
  • обработка заказа (проверка заявок на наличие запаса/проверка по бюджету производится вручную).

Таким образом, новая информационная система (далее – ИС) должна совершать и иметь: 

  • мониторинг заказов;
  • иметь поддержку разных типов тендеров/аукционов;
  • выполнять автоматическую рассылку уведомлений поставщикам о результатах тендера/коммерческих предложениях и т.д.;
  • формировать тексты контрактов и договоров в соответствии с требованиями;
  • проводить сравнение и мониторинг цен, количества, качества, деловой активности поставщиков;
  • производить автоматический анализ затрат;
  • иметь единую базу поставщиков;
  • иметь инструменты для проведения аттестации поставщиков.

Специалист отдела снабжения в среднем тратит 1-2 часа на проверку плана закупок и его утверждение (проверка на наличие запаса/проверка по бюджету). Получение коммерческих предложений длится в среднем 1-2 недели. На предложения поставщиков сотрудник отдела снабжения тратит около 4 часов. Анализ затрат предприятия определяется сотрудником отдела снабжения на протяжении 4-5 часов рабочего времени. Формирование текста контракта требует от специалиста отдела снабжения 2 часов. Рассылка уведомлений поставщикам занимает 1 час.

Сотрудники отдела снабжения хотели бы автоматизировать процесс проверки плана закупок, а также сократить время на сравнение конкурсной документации и анализ предложений поставщиков. Интернет-площадка позволит управлять взаимоотношениями с поставщиками напрямую, что сократит время на получение коммерческих предложений, а также позволит аттестовать и выбирать поставщиков по различным критериям и типам проводимого тендера. Шаблоны договоров и контрактов должны позволять заключать их и оформлять гораздо быстрее. Автоматическая рассылка уведомлений позволит ускорить процесс заключения договора и быстрее доставит поставщикам необходимую им информацию. Анализ затрат предприятия должен быть более нагляден, благодаря чему удастся увидеть узкие места и сократить издержки предприятия. Бизнес-цели проекта содержат следующее:

  • сократить издержки предприятия на 11,5 % в течение 1 года после внедрения предложенной информационной системы. Показателем цели служит увеличенная выручка, выраженная в денежной форме за счет избавления от непроизводительных затрат. Способ измерения цели есть кассовый метод бухучета. Предыдущие показатели были 710 687 422 руб., планируемые – 632 511 787 рублей;
  • ускорить процесс заключения договора с поставщиком в течение 6 месяцев после первого продуктивного запуска ИС. Показателем является время, потраченное на обработку коммерческого предложения, анализ и проведение тендеров/конкурсов, оформление и составление договоров/контактов. Способ измерения прямой. Предыдущие показатели были 4 дня, планируемые – 2 дня.

Критериями успеха являются:

  • сотрудники отдела снабжения, отдела планирования, а также сотрудники юридического отдела переходят к работе с новой информационной системой в течение трех месяцев после ее первого запуска;
  • выявление новых источников (уменьшение на 20-25%) сокращения издержек за счет поиска оптимальных и надежных поставщиков, ускорения процесса заключения договоров, анализа затрат в течение 7 месяцев после успешного внедрения новой ИС.

Для работников отдела снабжения новая ИС будет представлять веб-приложение, позволяющее составить договор/контракт в соответствии с требованиями, позволит производить автоматическую рассылку уведомлений поставщикам о результатах тендера, будут предоставлены инструменты для работы с тендерными операциями (можно будет редактировать критерии оценки поставщиков, удалять, добавлять новые). Для сотрудников отдела планирования новая ИС позволит сделать анализ затрат проще и нагляднее благодаря интерфейсу (агрегирование данных по затратам на закупку). Бизнес-рисками проекта являются:

  • отсутствие готовности и нехватка навыков сотрудников отдела планирования, снабжения, а также юридического отдела к работе с новой ИС. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение персонала (вероятность 0,7);
  • вероятная реструктуризация отдела закупок и изменение должностных обязанностей сотрудников отдела закупок (вероятность 0,8);
  • достигнутые цели могут быть не достигнуты в связи с прямой зависимостью от скорости поступления информации от поставщиков (вероятность 0,1).

В качестве предположений и зависимостей можно сформулировать следующее:

  • в отделе снабжения, планирования и юридический отдел будут установлены новые моноблоки, имеющие постоянное стабильное подключение к сети интернет;
  • поставщики будут оснащены компьютерами, имеющими выход в интернет.

3.1.2. Анализ пользовательских требований

Требования пользователей были описаны посредством формирования нескольких вариантов использования, для каждого пользователя (табл. 3.1). Сценарий варианта использования для процесса «Поиск и выбор поставщиков» дан в таблице 3.2. 

Таблица 3.1. Требования пользователей в формате вариантов использования 
Действующее лицо (актер) Вариант использования
Руководитель отдела снабжения
  • Поиск и выбор поставщиков
  • Контроль над контактами с поставщиками (поддержка взаимоотношений с потенциальными поставщиками, общение online)
  • Составление заказов поставщикам
  • Отслеживание выполнения заказа
  • Формирование итогов проведенных закупок
  • Проведение тендерных операций
Специалист отдела снабжения
  • Оповещение поставщиков о проведении конкурса
  • Оповещение поставщиков о результатах конкурса
  • Запрос коммерческих предложений
  • Работа с БД поставщиков
  • Проверка поступающих материалов
  • Просмотр и редактирование информации о материалах, имеющейся на складе
  • Создание и редактирование заявки на поиск новых поставщиков
Начальник юридического отдела
  • Контроль исполнения и сопровождение договоров
  • Оформление договоров с поставщиками на основании результатов тендера
  • Подготовка конкурсной документации
Специалист отдела планирования
  • Анализ данных поставщиков (предварительный подбор поставщиков требуемых материалов)
  • Мониторинг цен материалов у различных поставщиков
  •  Анализ итогов проведенных закупок
Поставщики
  • Предоставление актуальной информации о ценах
  • Предоставление информации о качестве продукции (образцы)
  • Корректировка информации о поставках
  • Контроль над контактами с заказчиками (поддержка взаимоотношений с потенциальными заказчиками, общение online)
  • Уведомление о поставках и их условиях
Таблица 3.2. Сценарий варианта использования «Поиск и выбор поставщиков» 
Идентификатор и название ИС для поиска и выбора поставщиков
Автор

Левин А.О

Дата создания

03.02.17

Основные действующие лица

Сотрудники отдела снабжения (Заказчик)

Описание

Сотрудники отдела снабжения входят в систему с помощью сети Интернет. Далее идет работа с планом закупок, запрос коммерческих предложений, проводятся тендерные операции с поставщиками, проходят проверку поступающие материалы, выбираются поставщики, с которыми заключаются договоры

Условие-триггер

Предприятие имеет намерение найти надежных поставщиков строительных материалов

Предварительные условия Сотрудники отдела снабжения имеют доступ к системе. Получен предварительный план закупок
Выходные условия Поставщики, выигравшие тендер, получают в системе статус «+». Поставщикам, поставившим образцы ненадлежащего качества, присваивается статус «ненадежный». Система выводит список тех поставщиков, с которыми целесообразно заключить договоры на поставку
Нормальное направление Поставщики всех материалов могут быть успешно найдены. Руководитель отдела снабжения утверждает план закупок. Система сохраняет внесенные изменения/присваивает плану закупок статус «утвержден». Поиск/внесение поставщиков в систему на основании плана закупок. Система выделяет нужных поставщиков на основании материалов в плане закупок. Заказчик проводит тендер. Система выводит поставщиков, выигравших тендер и оповещает поставщиков о результатах (при условии, что все необходимые поставщики найдены). Заказчик запрашивает коммерческие предложения. Система выводит список поставщиков и их коммерческие предложения, те, кто прислал, получают статус (получено). Заказчик делает запрос о составлении договора с необходимыми поставщиками. Система подтверждает, выдает шаблонную форму договора и оповещает поставщика о намерении заключить с ним договор
Альтернативное направление 1 Найдены поставщики не на весь объем строительных материалов. Материалов, необходимых заказчику в номенклатуре нет, либо цена есть не на все материалы, либо не все условия удовлетворяют заказчика. Система выводит запрос о повторном анализе поставщиков. Клиент подтверждает. Данные операции проводятся до тех пор, пока поставщик не будет найден, либо пользователь не отменит их поиск/анализ
Альтернативное направление 2 Поставщики не найдены. Цены либо качество, либо условия не удовлетворяют заказчика. Система выводит запрос о повторном анализе поставщиков, если новых не удается найти. Клиент подтверждает. Данные операции проводятся до тех пор, пока поставщик не будет найден, либо пользователь не отменит их поиск/анализ
Исключения Предприятие не может заключить договор с поставщиком, у которого установлен статус «ненадежный». Поставщик со статусом «ненадежный» не может принимать участие в конкурсных операциях и не рассматривается как потенциальный
Приоритет Высокий
Частота использования Зависит от объема закупок
Специальные требования Сотрудники предприятия должны иметь возможность просматривать все свои закупки за последние 5 лет для улучшенного анализа поставщиков

3.1.3. Идентификация функциональных требований

Описание функциональных требований к операции «Проведение тендера» представлено в приложении в табл. 3.3. Компания проводит тендер с целью выбрать оптимальных поставщиков строительных материалов. Предприятие должно иметь возможность редактировать, добавлять, изменять тендерную информацию. В определенных ситуациях необходимо иметь возможность приостановить тендер. 

Таблица 3.3. Описание проведения тендера
Название требования Действие системы

Проведение тендера
Регистрация

Размещение заказа, система должна предоставить пользователю, зарегистрированному/авторизированному в системе информацию о конкурсной документации и представить инструментарий для работы с тендерными операциями

Регистрация/авторизация

Система должна подтвердить, что пользователь зарегистрирован/авторизирован в системе после заполнения им соответствующей регистрационной анкеты/поля логина и пароля

Нет

Был введен неверный логин или пароль

Выбор

Система должна выводить клиенту номенклатуру изделий  указанием текущей цены и остальных характеристик, предоставлять возможность выбора продукции из этого списка

Дата

Система должна позволить задать желаемую дату поставки

Отбор Системе нужно задать количество поставщиков, участвующих в тендере
Проведение тендера Подтверждение Система должна позволять сотруднику и поставщику подтвердить участие в тендерных операциях
Отображение После регистрации всех поставщиков система отображает необходимую информацию о материалах, ценах, сроках и датах поставки
Запрос Система должна предложить подтвердить выбранных поставщиков
Ответ Система запрашивает у пользователя повторное подтверждение поставщиков, должна быть возможность либо подтвердить, либо изменить информацию
Проведение тендера
Завершение
Система присваивает поставщику статус «Выбран» 
Ошибка Если на каком-либо шаге происходит сбой, система уведомляет пользователя с указанием причины и кода ошибки, после чего просит повторно выполнить операцию в корректной форме

Описание операции «Формирование плана закупок» дано в таблице ниже (табл. 3.4). Организация составляет план закупок, за что ответственен руководитель отдела планирования. На основании данного документа подбираются поставщики, исходя из перечня необходимых строительных материалов. 

Таблица 3.4. Описание формирования плана закупок
Название требования Действие системы

Формирование плана закупок  Регистрация

Сбор информации, система должна предоставить пользователю, зарегистрированному/авторизированному в системе доступ к заявкам от подразделений

Регистрация/авторизация

Система должна подтвердить, что пользователь зарегистрирован/авторизирован в системе после заполнения им соответствующей регистрационной анкеты/поля логина и пароля

Нет

Был введен неверный логин или пароль

Проверка

Система выводит на экран информацию со склада и автоматически сверяет ее с информацией указанной в заявках

Дата

Система отображать дату поступления заявки

Формирование плана закупок Подтверждение Система должна позволять сотруднику редактировать информацию и подтвердить внесенные изменения, если требуется
Отображение Система отображает актуальную информацию о заявках с выделенными изменениями
Запрос Система должна предложить подтвердить достоверность данных
Ответ Система должна принять подтверждение, в противном случае план закупок будет сформирован заново
Формирование плана закупок
Завершение
Система присваивает документу имя «План закупок» 
Ошибка Если на каком-либо шаге происходит сбой, система уведомляет пользователя с указанием причины и кода ошибки, после чего просит повторно выполнить операцию в корректной форме

Потенциальные поставщики должны пройти регистрацию в системе, заполнить необходимую информацию и прикрепить требуемые документы для участия в конкурсных операциях. Детальное описание операции приведено ниже (табл. 3.5). 

Таблица 3.5. Описание регистрации поставщиков в системе
Название требования Действие системы

Выбор тендера

Выбор конкурса, система управления взаимоотношениями с поставщиками должна позволять поставщику, регистрирующемуся на тендер, выбрать о тендер на закупку требуемых стройматериалов для рассматриваемого предприятия

Регистрация

Система должна подтвердить, что поставщик уже зарегистрирован на участие в конкурсных операциях после заполнения им данных и прикрепления соответствующей документации

Нет

Документация и информация, предлагаемая поставщиком не соответствует требованиям для участия в тендерах

Выбор

Система должна выводить поставщикам перечень открытых и закрытых тендеров предприятия и давать возможность выбора необходимого конкурса

Отображение списка анкет

Отображение списка анкет, система управления взаимоотношениями с поставщиками должна поставщикам, зарегистрированным в системе, просматривать анкеты других поставщиков на участие в тендере

Отображение При указании поставщиком необходимого количества тендеров для участия, система должна отобразить список тендеров, в которых он оставил заявку
Подтверждение Система должна присвоить зарегистрированным на тендер анкетам от поставщиков статус «Участвует»

3.2. Выбор оптимального программного решения

Для решения многокритериальной задачи необходимо выбрать альтернативы и критерии, по которым они будут сравниваться. У исследуемой компании есть задачи, которые должны выполняться при помощи системы. На основании результатов анализа рынка систем выявлено, что этим требованиям удовлетворяет система управления взаимоотношениями с поставщиками. Также, так как в бизнес-процессе существуют проблемы длительного составления и получения коммерческих предложений, немаловажным фактором является наличие в системе функционала, решающего эти проблемы.  Исходя из этого, решено выбрать критерии, которые буду отображать скорость и цену внедрения, имидж программного решения на рынке. В качестве альтернатив будут рассматриваться следующие приложения [6]: 

  • SCM360 (x1);
  • iTender SRM (x2);
  • 1С: Закупки (x3);
  • Kuebix SRM (x4).
  • Logiwa SCM (x5). 

Критериями выбора служат [7]:

  • функционал системы (z1), возможные значения: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает;
  • провайдер обратной связи (z2), значения: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает);
  • настройка в соответствии с требованиями бизнеса (z3), варианты: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает;
  • масштабируемость (z4), опции: низкая, средняя, высокая;
  • совокупная стоимость внедрения (z5), значения: низкая, средняя, высокая;
  • возможность интеграции (z6), список значений: поддерживает, частичная поддержка, не поддерживает;
  • уровень простоты работы для пользователей (z7), значения: низкая, средняя, высокая. 

Выполнив анализ программных продуктов из представленного списка альтернатив, были рассчитаны значения критериев качества (табл. 3.7).  

Таблица 3.7. Затраченное время человеческих ресурсов на выполнение процесса 
Критерии SCM360
1)
iTender SRM (х2) 1С Закупки (х3) Kuebix SRM (х4) Logiwa SCM (х5)
Функционал системы (z1) + +/- - - +
Провайдер обратной связи (z2) - +/- + - +
Настройка в соответствии с требованиями бизнеса (z3) +/- + +/- + +
Масштабируемость (z4) Без ограничений Без ограничений Без ограничений Без ограничений Без ограничений
Совокупная стоимость внедрения (z5) высокая высокая высокая высокая высокая
Возможность интеграции (z6) + + + + +/-
Уровень простоты работы для пользователей (z7) средняя высокая высокая средняя средняя

Выбор наиболее функциональной альтернативы требует введения шкалы важности для соотношения альтернатив и критериев, что представлено в таблице ниже (табл. 3.8). 

Таблица 3.8. Шкала важности
Уровень важности Количественное значение Соотношение
Низкая 1 -
Средняя 3 +/-, средняя
Высокая 5 +, без ограничений, высокая

Перейдем к оценке альтернатив, используя соотношения и шкалу важности из табл. 3.7-3.8. Суммировав значение критериев, находим, что система iTender SRM имеет наибольший вес (табл. 3.9), что доказывает целесообразность ее использования. 

Таблица 3.9. Оценка альтернатив
Критерии SCM360
1)
iTender SRM (х2) 1С Закупки (х3) Kuebix SRM (х4) Logiwa SCM (х5)
Функционал системы (z1) 5 3 1 1 5
Провайдер обратной связи (z2) 1 3 5 1 5
Настройка в соответствии с требованиями бизнеса (z3) 3 5 3 5 5
Масштабируемость (z4) 5 5 5 5 5
Совокупная стоимость внедрения (z5) 5 5 5 5 1
Возможность интеграции (z6) 5 5 5 5 3
Уровень простоты работы для пользователей (z7) 3 5 5 3 3
Итого 27 31 29 25 27

3.3. Проектирование будущей трехслойной архитектуры

Для рассматриваемого бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков» была разработана трехслойная архитектурная модель «как будет», в которой проведены изменения в бизнес, технологическом и слое приложений. В слой приложений была добавлена система iTender SRM, офисный пакет Microsoft был обновлен до версии 2019 года. В системе iTender SRM происходит формирование тендерной документации, внесение критериев для аттестации, регистрация поставщиков и коммерческих предложений, выбор лучшего поставщика, производится запрос образцов материалов с целью проведения контроля качества. Также была обновлена операционная система Windows до 10 версии, заменены сервер приложений и сервер баз данных на более мощные и производительные. Появилось отдельная база данных для iTender SRM. На рисунке 3.1 представлена желаемая трехслойная архитектура предприятие, включая модель процесса «Поиск и выбор поставщиков». 

Трехслойная архитектура предприятия в модели «как будет»

Рис. 3.1. Трехслойная архитектура предприятия в модели «как будет» 

3.4. Низкоуровневое моделирование процесса в eEPC 

Процессная модель «как будет» для «Поиск и выбор поставщиков» на предприятии проектировалась в среде Business Studio, с использованием нотации eEPC (рис. 3.2-3.3). Основным изменением является наличие информационной системе iTender SRM в модели «как будет» вместо программного продукта MS Office 2010 модели «как есть». 

Процесс «Поиск и выбор поставщика» в eEPC на 3-м уровне детализации модели «как будет» (часть 1)

Рис. 3.2. Процесс «Поиск и выбор поставщика» в eEPC на 3-м уровне детализации модели «как будет» (часть 1) 

Процесс «Поиск и выбор поставщика» в eEPC на 3-м уровне детализации модели «как будет» (часть 2)

Рис. 3.3. Процесс «Поиск и выбор поставщика» в eEPC на 3-м уровне детализации модели «как будет» (часть 2) 

Таблица 3.10 содержит текстовое описание процесса «Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет». В таблице дана характеристика процессов/решений, исполнителей, входов (объекты, поступает от) и выходов (объекты, передается).

Таблица 3.10. Описание подпроцессов «Поиск и выбор поставщиков» 
Процесс / Решение Исполнители Входы Выходы
Объекты Поступает от Объекты Передается
 А1. Получить план закупок Специалист отдела снабжения iTender SRM   План закупок Специалист отдела снабжения
План закупок  
 А2. Формирование документации на тендер  Специалист отдела снабжения iTender SRM   Положение о предмете торгов Руководитель отдела снабжения  
План закупок Специалист отдела снабжения Положение об объекте торгов Руководитель отдела снабжения
Специалист отдела снабжения Положение об условиях торгов Руководитель отдела снабжения
А3. Согласование документации на тендер Руководитель отдела снабжения iTender SRM   Положение о предмете торгов  
Положение о предмете торгов Специалист отдела снабжения Положение об объекте торгов  
Положение об объекте торгов Специалист отдела снабжения Положение об условиях торгов Специалист отдела снабжения
Положение об условиях торгов Специалист отдела снабжения
А4. Внесение критериев аттестации для поставщиков Специалист отдела снабжения iTender SRM   Критерии для поставщиков Специалист отдела снабжения
Положение об условиях торгов Руководитель отдела снабжения
А5. Выбор типа проводимого тендера Специалист отдела снабжения iTender SRM      
Критерии для поставщиков Специалист отдела снабжения
Положение об условиях торгов  
А6. Поиск поставщиков по заданным критериям Специалист отдела снабжения iTender SRM   Карточки аттестованных поставщиков Специалист отдела снабжения
БД поставщиков  
Карточки поставщиков  
Критерии для поставщиков  
А7. Регистрация поставщиков на открытый тендер Специалист отдела снабжения iTender SRM   Карточки аттестованных поставщиков  
БД поставщиков  
Заявки на тендер  
Карточки поставщиков  
Критерии для поставщиков  
А8. Рассылка приглашений на тендер Специалист отдела снабжения iTender SRM   Приглашение на участие в тендере Специалист отдела снабжения
Карточки аттестованных поставщиков Специалист отдела снабжения
А9. Уведомить поставщиков о несоответствии пакета документов Специалист отдела снабжения iTender SRM   Уведомление о несоответствии пакета документов  
Карточки поставщиков  
Критерии для поставщиков  
А10. Регистрация приглашенных поставщиков на тендер Специалист отдела снабжения iTender SRM   Карточки аттестованных поставщиков Специалист отдела снабжения
Карточки аттестованных поставщиков  
Приглашение на участие в тендере Специалист отдела снабжения
А11. Отправка тендерной документации поставщикам   iTender SRM   Положение о предмете торгов  
Карточки аттестованных поставщиков Специалист отдела снабжения Положение об объекте торгов  
Положение о предмете торгов   Положение об условиях торгов  
Положение об объекте торгов  
Положение об условиях торгов  
А12. Получение коммерческих предложений Специалист отдела снабжения iTender SRM   Коммерческие предложения Специалист отдела снабжения
Карточки аттестованных поставщиков  
Коммерческие предложения  
А13. Регистрация коммерческих предложений Специалист отдела снабжения iTender SRM   Коммерческие предложения Специалист отдела снабжения
Карточки аттестованных поставщиков  
Коммерческие предложения Специалист отдела снабжения
А14. Выбор наилучших поставщиков Специалист отдела снабжения iTender SRM   Результаты тендера Специалист отдела снабжения
Карточки аттестованных поставщиков  
Коммерческие предложения Специалист отдела снабжения
А15. Отправить запрос на образцы материалов Специалист отдела снабжения iTender SRM   Запрос на образцы материалов Руководитель отдела снабжения
БД поставщиков  
Результаты тендера Специалист отдела снабжения
А16. Проверить качество образцов материалов Руководитель отдела снабжения Запрос на образцы материалов Специалист отдела снабжения Результат контроля качества Специалист отдела снабжения
А17. Обновление БД поставщиков Специалист отдела снабжения iTender SRM   БД поставщиков Специалист отдела снабжения
Результат контроля качества Руководитель отдела снабжения Результаты тендера Специалист отдела снабжения
А18. Рассылка уведомлений о результатах участникам тендера Специалист отдела снабжения iTender SRM   Уведомления о результатах тендера  
БД поставщиков Специалист отдела снабжения
  Специалист отдела снабжения
А19. Уведомить поставщика о не пройденном контроле качества Специалист отдела снабжения iTender SRM   Уведомление о не пройденном контроле качества  
БД поставщиков  
Результат контроля качества  

3.5. Схема документооборота и матрица ответственности 

Схема документооборота модели «как будет» приведена в таблице 3.11 с указанием процесса, подпроцесса, исполнителя, типов связи с документами, а также предыдущих и следующих операций. 

Таблица 3.11. Схема документооборота процесса «Поиск и выбора поставщиков» 

Процесс

Подпроцесс

Исполнитель

Тип связи с документом

Статус документа (Название стрелки) 

Предыдущий/Следующий процесс

Маршрут №1 запроса на образцы материалов
"Поиск и выбор поставщиков" как будет А15. Отправить запрос на образцы материалов Специалист отдела снабжения Создает на выходе Полученный А16. Проверить качество образцов материалов 
А15. Отправить запрос на образцы материалов Специалист отдела снабжения Получает входные данные из Полученный А15. Отправить запрос на образцы материалов
Маршрут №1 карточек аттестованных поставщиков
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А7. Регистрация поставщиков на открытый тендер  Специалист отдела снабжения    Создает на выходе Зарегистрированные  
Маршрут №2 карточек аттестованных поставщиков
"Поиск и выбор поставщиков" как будет   А10. Регистрация приглашенных поставщиков на тендер Специалист отдела снабжения        
 Создает на выходе Зарегистрированные  А11. Отправка тендерной документации поставщикам
 А11. Отправка тендерной документации поставщикам Специалист отдела снабжения    Получает входные данные из Зарегистрированные  А10. Регистрация приглашенных поставщиков на тендер
Маршрут №3 карточек аттестованных поставщиков
"Поиск и выбор поставщиков" как будет   А13. Регистрация коммерческих предложений Специалист отдела снабжения  Получает входные данные из  Зарегистрированные  
Маршрут №4 карточек аттестованных поставщиков
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А14. Выбор наилучших поставщиков   Специалист отдела снабжения Получает входные данные из  Зарегистрированные  
Маршрут №1 коммерческих предложений
"Поиск и выбор поставщиков" как будет  А12. Получение коммерческих предложений   Специалист отдела снабжения Создает на выходе Полученные  А13. Регистрация коммерческих предложений 
А13. Регистрация коммерческих предложений   Специалист отдела снабжения Получает входные данные из Полученные  А12. Получение коммерческих предложений 
Создает на выходе Зарегистрированные А14. Выбор наилучших поставщиков
А14. Выбор наилучших поставщиков   Специалист отдела снабжения Получает входные данные из Зарегистрированные  А13. Регистрация коммерческих предложений
Маршрут №1 положения о предмете торгов
"Поиск и выбор поставщиков" как будет   А11. Отправка тендерной документации поставщикам  Специалист отдела снабжения  Получает входные данные из Согласованное  
 Создает на выходе Отправленное  
Маршрут №1 положения об объекте торгов
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А11. Отправка тендерной документации поставщикам   Специалист отдела снабжения  Получает входные данные из Согласованное  
Создает на выходе  Отправленное  
Маршрут №1 положения об условиях торгов
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет  А11. Отправка тендерной документации поставщикам  Специалист отдела снабжения Получает входные данные из  Согласованное  
Создает на выходе  Отправленное  
Маршрут №1 приглашения на участие в тендере
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет  А8. Рассылка приглашений на тендер  Специалист отдела снабжения  Создает на выходе    А10. Регистрация приглашенных поставщиков на тендер
А10. Регистрация приглашенных поставщиков на тендер   Специалист отдела снабжения  Получает входные данные из    А8. Рассылка приглашений на тендер
Маршрут №1 результата контроля качества
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А16. Проверить качество образцов материалов  Руководитель отдела снабжения  Создает на выходе   А17. Обновление БД поставщиков 
А17. Обновление БД поставщиков  Специалист отдела снабжения Получает входные данные из    А16. Проверить качество образцов материалов 
Маршрут №2 результата контроля качества
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А18. Рассылка уведомлений поставщикам  Специалист отдела снабжения  Создает на выходе     
Маршрут №1 результатов тендера
"Поиск и выбор поставщиков" как будет  А14. Выбор наилучших поставщиков   Специалист отдела снабжения  Создает на выходе    А15. Отправить запрос на образцы материалов
 А15. Отправить запрос на образцы материалов  Специалист отдела снабжения  Получает входные данные из    А14. Выбор наилучших поставщиков
Маршрут №2 результатов тендера
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А17. Обновление БД поставщиков  Специалист отдела снабжения Создает на выходе    А18. Рассылка уведомлений поставщикам 
А18. Рассылка уведомлений поставщикам   Специалист отдела снабжения Получает входные данные из     А17. Обновление БД поставщиков
Маршрут №1 уведомления о не пройденном контроле качества
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А18. Рассылка уведомлений поставщикам  Специалист отдела снабжения Создает на выходе     
Маршрут №1 уведомления о результатах тендера
 "Поиск и выбор поставщиков" как будет А18. Рассылка уведомлений поставщикам Специалист отдела снабжения  Создает на выходе     

В таблице 3.12 дана обновленная матрица ответственности к бизнес-процессу «Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет» с указанием процесса/субъекта, исполнителей бизнес-процесса, руководителей и владельцев.

Таблица 3.12. Матрица ответственности для процесса «Поиск и выбор поставщиков» 
Процесс / Субъект Руководитель отдела снабжения Специалист отдела снабжения
«Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет» В  
А1. Получить план закупок   И
А2. Формирование документации на тендер   И
А3. Согласование документации на тендер И  
А4. Внесение критериев аттестации для поставщиков   И
А5. Выбор типа проводимого тендера   И
А6. Поиск поставщиков по заданным критериям   И
А7. Регистрация поставщиков на открытый тендер   И
А8. Рассылка приглашений на тендер   И
А9. Уведомить поставщиков о несоответствии пакета документов   И
А10. Регистрация приглашенных поставщиков на тендер   И
А11. Отправка тендерной документации поставщикам   И
А12. Получение коммерческих предложений   И
А13. Регистрация коммерческих предложений   И
А14. Выбор наилучших поставщиков   И
А15. Отправить запрос на образцы материалов   И
А16. Проверить качество образцов материалов И  
А17. Обновление БД поставщиков   И
А18. Рассылка уведомлений поставщикам   И

3.5. Устранение узких мест и функционально стоимостной анализ будущего процесса

Ожидается, что предлагаемое решение iTender SRM позволит устранить ранее сформулированные проблемы автоматизации предприятия и узкие места бизнес процесса закупки. В таблице 3.13 приводится анализ эффекта от совершенствования процесса «Поиск и выбор поставщиков» с указанием недостатков, их причин и ожидаемого результата. 

Таблица 3.13. Результаты аналитической оценки бизнес-процесса «как будет» 
Устраненные недостатки Причины недостатков Предложенное решение Полученный результат
Длительный процесс получения плана закупок (30 минут) Отсутствие системы для работы с электронными документами, отсутствие централизованного доступа к информации iTender SRM Получение плана закупок – 5 минут
Длительный и ненадежный процесс поиска поставщика при помощи интернет ресурсов (3 часа и 15% ошибок)  Отсутствие единой базы поставщиков и критериев аттестации для поставщиков iTender SRM Поиск поставщиков – 50 минут и 2% ошибок
Длительное составление и отправка запроса на закупку строительных материалов (3 часа 30 минут и 5% ошибок) Постоянная ручная сверка с бумажным документом (планом закупок). Все осуществляется вручную iTender SRM Составление и отправка запроса – 30 минут с 1% ошибок
Длительный процесс получения коммерческих предложений (4 дня) Отсутствие единой системы для управления взаимоотношениями с поставщиками с уведомлениями и удобных каналов связи iTender SRM Получение коммерческих предложений – 2 дня
Длительный процесс регистрации коммерческих предложений (3 часа) Ручной ввод с помощью MS Office, отсутствие автоматизированной регистрации iTender SRM Регистрация коммерческих предложений – 30 минут
Длительный и ненадежный процесс анализа коммерческих предложений (5 часов и 10% ошибок) Отсутствие инструментов и автоматизированных средств для аналитики iTender SRM Аналитика коммерческих предложений – 10 минут и 1% ошибок
Длительное составление и отправка запросов на образцы материалов поставщикам (1 час 30 минут) Ручное создание документов с помощью MS Office, отсутствие автоматизированной системы iTender SRM Составление и отправка запросов на образцы материалов – 15 минут
Длительное обновление списка ненадежных поставщиков (30 минут) Ручной ввод в Excel-файл, отсутствие единой автоматизированной базы данных iTender SRM Время обновления – 5 минут
Длительная рассылка уведомлений  поставщикам (40 минут) Полностью ручной ввод и отправка, отсутствие автоматической рассылки iTender SRM Рассылка уведомлений поставщикам – 5 минут

Благодаря предлагаемой системе iTender SRM, устраняется большое количество недостатков в процессе закупки, а именно: существенно снижается процент ошибок и время выполнения операций, все это в совокупности приводит к сокращению издержек на закупки. На рисунках 3.4-3.5 показаны ранее идентифицированные узкие места предприятия, а также комментарии к их устранению.

Усовершенствованный бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков» в модели «как будет» использовался для имитации его операций в среде Business Studio. В результате чего были получены следующие результаты: завершены все 52 бизнес-процесса (по сравнению с моделью «как есть», где были выполнены лишь 50), снизилась стоимость процесса до 6 030 руб. (в модели «как есть» стоимость была равно 30 691 руб.), длительность процесса сократилась до 3 дней (против 6 дней модели «как есть»). Таким образом, можно говорить об эффективности предлагаемого решения на базе iTender SRM.

Устранение узких мест процесса «Поиск и выбор поставщика» (часть 1)

Рис. 3.4. Устранение узких мест процесса «Поиск и выбор поставщика» (часть 1) 

Устранение узких мест процесса «Поиск и выбор поставщика» (часть 2)

Рис. 3.5. Устранение узких мест процесса «Поиск и выбор поставщика» (часть 2)

Заключение

В работе проводилось исследование деятельности предприятия и были выделены основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Было представлено детальное описание методов и средств исследования проблемы неэффективного осуществления процесса поиска и выбора поставщиков предприятия. Представлены основные характеристики рассматриваемой компании. Построена архитектура «как есть» системы управления компанией. Приведена характеристика ключевых прикладных систем организации. Сформулированы требования к проекту процессной информационной системы управления взаимоотношениями с поставщиками.

Далее проводилась разработка архитектуры проекта процессной информационной системы управления взаимоотношениями с поставщиками, задавались границы и структура проекта, а также определялся состав задач. Была разработана модель «как есть» бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков». Смоделирована и проанализирована модель предметной области предприятия. Выявлены «узкие места» бизнес-процесса «Поиск и выбор поставщиков», для этого были сформированы метрики и критерии анализа, с помощью Business Studio проведено имитационное сравнение временных и стоимостных характеристик процесса.

Идентифицированы бизнес, пользовательские и функциональные требования к процессной системе управления взаимоотношениями с поставщиками. Была поставлена и решена задача по выбору оптимального программного решения, в результате чего система iTender SRM была признана оптимальной. Проведено исследование и разработана архитектурна процесса в модели «как будет» на основе выбранного программного решения. Для бизнес-процесса закупки приведено описание схемы документооборота, разработана матрица ответственности с ролями. Проведен анализ и оценка решений по устранению узких мест процесса «Поиски и выбор поставщиков» с использованием Business Studio. Имитационная модель, построенная для искомого процесса на основе iTender SRM, показала преимущества по сравнению с моделью «как есть». 

Литература 

  1. Разбегин В.П. Краткое пособие по языку архитектурного моделирования предприятия Archimate, 2016.
  2. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / Пер. с англ. С.В. Ариничева / Науч. ред. Адлер Ю.П. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2016.
  3. Управление отношениями с поставщиками на базе решения SAP Supplier Relationship Management (SRM) [Электронный ресурс] // TOPS business integrator – 2016. – Режим доступа: http://www. http://topsbi.ru/ (Дата обращения: 19.05.2018).
  4. Самуйлов К.Е. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении телекоммуникационными копаниями / К.Е. Самуйлов, А.В. Чукарин, Н.В.Яркина. – М.: Альпина Паблишерз, 2016.
  5. Business Studio – система бизнес-моделирования, позволяющая спроектировать эффективную организацию [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.businessstudio.ru/products/ (Дата обращения: 11.05.2018).
  6. Сонгини, М. SRM по версии SAP [Электронный ресурс] / Марк Сонгини // Computerworld Россия: журнал. – 2016, № 4. Режим доступа: http://www.osp.ru/ (Дата обращения: 06.05.2018).
  7. ITender Электронная торговая площадка [Электронный ресурс] // TADVISER Государство. Бизнес. ИТ – 2016. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/ (Дата обращения: 21.05.2018).
  8. Андреев В. Автоматизация бизнес-процессов, светлое будущее отечественных компаний // Директор информационной службы: сетевой журнал. 2016.

Выходные данные статьи

Левин А.О. Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок (часть 2) // Корпоративные информационные системы. – 2018. – №4 (4) – С. 1-32. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-4/106-2018-4-scm.

Автоматизация работы стоматологической клиники с использованием спиралевидной модели внедрения информационных систем (часть 2)

Об авторе

 Худяков Сергей Дмитриевич

Левин Андрей Олегович – студент 2-го курса кафедры бизнес-информатики и систем управления производством МИСИС. Тема выпускной квалификационной работы магистра «Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок на примере бизнес-процесса "Поиск и выбор поставщиков" в ООО "Миллениум 1"». Электронная почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Статьи выпуска №4

  1. Разработка проекта системы управления цепями поставок (часть 2).