Удаленное ведение бухгалтерского и налогового учетов компании

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье раскрывается  понятие удаленное ведение учета, рассмотрены  возможные  варианты   организации  ведения удаленного учета компании и их особенности. Раскрыты преимущества и недостатки удаленной бухгалтерии в управлении бизнесом. Даны  практические рекомендации руководителю по минимизации рисков, связанных с удаленным ведением учета компании.
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №9).
Ключевые слова: бухгалтерский и налоговый учет, бухгалтерия онлайн, удаленный бухгалтерский учет, аутсорсинг бухгалтерских услуг, аутсорсинг бухгалтерский, бухгалтерия на аутсорсинге, бухгалтер аутсорсинг, удаленный бухгалтер, бухгалтера на удаленке, фрилансер.

Удаленное бухгалтерское обслуживание – услуга, которая  в последнее время все активнее начала  внедряться в нашей стране [1].  Удаленное ведение учета  компании осуществляют специалисты, не находясь на ее территории. Два фактора, которые влияют сегодня на принятие компанией решения на предмет удаленного ведения бухгалтерского и налогового учета [2]:

  • 1 фактор – экономический, стабильное положение компании на рынке зависит не только от умения продвигать свой товар, работы и услуги,  вести профессионально деловые отношения, но и от рационального подхода к распределению имеющихся в наличии финансовых средств. Для небольших фирм и компаний немаловажным является сокращение расходов, в том числе по управлению бизнесом, но без нанесения ущерба  основной деятельности.
  • 2 фактор – социальный, в период массовых эпидемий  (пандемий) в целях соблюдения санитарно-эпидемиологических правил и норм, обеспечения безопасности жизни и здоровья населения и сохранения при этом объемов и структуры производственной деятельности,  компании могут  использовать инструмент  удаленного режима работы  отдельных штатных сотрудников, а при возможности – целых отделов/участков, в том числе, удаленное  ведение бухгалтерского и налогового учета компании.

Удаленный учет может вестись аутсорсинговой фирмой, штатным специалистом-бухгалтером компании, специалистом-бухгалтером (фрилансером). Ведение бухгалтерского и налогового учета в зависимости от объемов деятельности компании  может быть организовано в следующих формах:

  • введение штатных бухгалтерских должностей – бухгалтерия или отдел бухгалтерского учета и отчетности;
  • передача полномочий по учету специализированной компании (аутсорсинг);
  • удаленная работа специалистов-бухгалтеров.

Первый вариант ведения учета  считается наиболее затратным, но он привычен для работодателей и позволяет контролировать действия сотрудников бухгалтерии, оценивать эффективность их труда каждый день на протяжении всего рабочего времени. Применяется, в основном, крупными предприятиями  и компаниями.

Оплата услуг по ведению учета сторонними организациями или создание условий для удаленной работы бухгалтерских специалистов – альтернативные варианты, которые помогут сэкономить на содержании бухгалтерской службы – второй вариант. Применяется,  как вариант,  средними  и малыми предприятиями/организациями, индивидуальными предпринимателями (ИП).

Аутсорсинг и удаленная работа специалиста-бухгалтера - это не одно и то же. В первом случае услуги бухгалтерского обслуживания по ведению учета оказывает сторонняя компания (юридическое лицо), с которой заключается договор на обслуживание. Во втором случае – учет ведет отдельный специалист. Разница в том, что отдельный специалист-бухгалтер выполняет работу дистанционно по мере появления задач. 

В данной статье рассматривается организация удаленной бухгалтерии по второму варианту, когда  удаленно ведет бухгалтерский и налоговый учет специалист-бухгалтер (штатный сотрудник компании или бухгалтер-фрилансер (внештатный).

Технически организация ведения бухгалтерского учета удаленно может  реализовываться следующими способами:

  • 1 способ: путем установки  бухгалтерской  программы  на ПК специалиста-бухгалтера и передачи информации (документов) курьером, электронной почтой и другими техническими средствами. Общение со специалистом возможно с помощью использования различных технических средств.
  • 2 способ: выполнение работы может  осуществляться с использованием различных  программных комплексов (например, «1С»), в котором  выполняются  основные учетные функции. В этом случае первичной документацией занимается менеджер компании, а ряд операций выполняет специалист-бухгалтер (начисление зарплаты, налогов, оформление отчетов и др.) удаленно.

При организации работы удаленной  бухгалтерии на начальном этапе ее внедрения необходимо разработать приемлемую систему документооборота между офисом и дистанционными работниками в зависимости от  принятой схемы технической организации ведения учета.

Способы доставки первичных документов для обработки специалисту-бухгалтеру (организация документооборота):

  • получает лично  с определенной периодичностью в офисе компании;
  • посредством курьерской доставки;
  •  по электронной почте;
  • работает непосредственно в  программном комплексе компании удаленно.

Первый способ практикуется малыми фирмами и ИП, в деятельности которых  имеются незначительные  обороты и небольшой объем документации. К услугам курьера обращаются в случае  необходимости организовать доставку важных документов в сжатые сроки. Первичная документация может отправляться специалисту-бухгалтеру в  виде сканированных копий  по  электронной  почте. 

Второй способ - предприятия из категории не ниже среднего бизнеса при создании дистанционных рабочих мест практикуют введение в действие собственной сети (КИС), закрытой от внешних пользователей. Доступ специалиста-бухгалтера к сети (КИС) при ведении учета удаленно обеспечивается с любого  персонального компьютера через интернет по специальным логинам и паролям. Все программы и данные о пользователях в этом случае хранятся на сервере компании. При данном  способе  ведения учета удаленно подразумевается следующий алгоритм действий:

  • на сервере компании инсталлируется программный комплекс (например, «1С»);
  • специалисты (менеджеры) компании вводят данные хозяйственных операций  в программный комплекс (КИС), сохраняют их, направляют на распечатку, печатные формы  используют в своей работе. Таким образом, первичная учетная документация вводится  в программный комплекс компании  исполнителем операции без участия специалистов-бухгалтеров.
  • доступ  в программный комплекс (КИС) и базе  данных предоставляется специалисту-бухгалтеру на ПК  через интернет, т.е. он работает в режиме удаленного доступа. Операции, относящиеся к должностным обязанностям бухгалтера, в программном комплексе (КИС)  компании выполняет специалист-бухгалтер: начисление зарплаты, начисление налогов и отчислений, закрытие периода и  формирование отчетов удаленно.

Специалист-бухгалтер, в обязанности которого входит удаленное ведение бухгалтерского и налогового учета может быть (табл.1):

  • штатный сотрудник предприятия, находящийся на удаленной форме работы, с которым заключается трудовой договор;
  • физическое лицо, с которым заключается трудовой договор на выполнение определенной работы (внештатный работник) или  с договор с ИП на возмездное  оказание услуг в соответствии с  гл. 39 ГК РФ.
Табл. 1. Сотрудники и виды договоров для ведения удаленного бухгалтерского и налогового учетов

Сотрудник

Вид договора

Штатный специалист-бухгалтер на удаленном режиме работы
  • Трудовой договор
Внештатный специалист-бухгалтер (фрилансер)
  • Трудовой договор,
  • Договор на оказание услуг

Со специалистом-бухгалтером при заключении договора (трудового, на возмездное оказание услуг и др.),  утверждается график дистанционной (удаленной) работы, определяются принципы оценки качества труда, стоимость работ/услуг и порядок их оплаты. Для получения гарантий нераспространения конфиденциальной информации сторонним специалистом в договоре  должна быть определена ответственность за разглашение коммерческой тайны, за допуск к документам третьих лиц, возможные штрафные санкции и др. и зафиксирован факт, что специалист-бухгалтер работает удаленно, место его работы и проживания совпадают. Для перевода на удаленный режим ведения учета штатного специалиста-бухгалтера компании необходимо оформление следующих документов:

  • заявление работника;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • приказ руководителя компании о ведении учета удаленно.

Основные положения, которые обязательно должны быть отражены в договоре со специалистом-бухгалтером при удаленной форме ведения учета компании независимо от формы договора с ним:

  • перечень выполняемых работ, оказываемых услуг;
  • сроки предоставления информации и результатов работы;
  • зоны ответственности;
  • условия расторжения договора.

Во избежание рисков несвоевременности сдачи отчетов, начисления и уплаты налогов, начисления и выплаты заработной платы сотрудникам и других проблем, необходима организация контроля за удаленным ведением бухгалтерского и налогового учета. Рекомендую руководителю компании соблюдать следующие правила:

  • делать резервную копию бухгалтерской базы ежеквартально, если бухгалтерская программа установлена на ПК специалиста-бухгалтера;
  • иметь в офисе у руководителя календарь отчетности и уплаты налогов, составленный для компании и контролировать его. В соответствии с календарем запрашивать у специалиста-бухгалтера протоколы о сдаче отчетов;
  • раз в год проводить аудит бухгалтерского учета. Специалист-бухгалтер может не все операции отразить  в учете, не  соблюдать порядок закрытия периода, вручную сводить баланс, допускать и иные нарушения. Необходимо самостоятельно определиться с  организацией-фирмой для проведения аудита. Результат проверки покажет  реальное состояние учета и поможет устранить недостатки в его ведении и  не допускать их.

Ведение бухгалтерского и налогового учета компании удаленно не освобождает ее от соблюдения правил и норм бухгалтерского и налогового законодательства РФ, требований  правил и норм банковского и валютного законодательства, правил и сроков хранения документов. Основные нормативные, первичные и отчетные бухгалтерские документы, которые всегда должны быть  в наличии  и храниться в офисе компании  при удаленном ведении учета:

  • утвержденная руководителем Учетная политика предприятия для бухгалтерского учета и целей налогообложения со всеми приложениями к ней на текущий год [3];
  • договоры на расчетно-кассовое обслуживание (РКО) предприятия  и зарплатных карт сотрудников и иные договоры с банками;
  • утвержденный обслуживающим банком лимит остатка наличных денежных средств кассы предприятия на текущий год и расчет к нему;
  • корпоративные  бизнес-карты по операциям с наличными;
  • текущие и архивные бухгалтерские, налоговые и кадровые документы.

Хозяйствующий субъект РФ независимо от формы собственности и вида деятельности, который по российскому законодательству обязан вести бухгалтерский учет, должен обеспечить сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов и обеспечить сроки их хранения как на бумажном носителе, так и электронные формы при электронном документообороте (ЭДО) [4].  

Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019 г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации, включая документы бухгалтерского и налогового учета и установил новые сроки их хранения. Приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года [5]. При ведении  учета компании удаленно затраты на содержание специалиста-бухгалтера отражаются в бухгалтерском учете в  зависимости от способа оформления данного работника: 

  • если специалист-бухгалтер состоит в штате компании и  с ним заключен трудовой договор в соответствии с ТК РФ, то затратами  для компании является заработная плата специалиста и отчисления. Отражаются по счету  № 70 «Расчеты с персоналом» и счету №69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в сумме фактически произведенных начислений  и отчислений;
  • если со специалистом-бухгалтером  заключен трудовой договор на выполнение определенной работы  без зачисления его в штат, то  этом случае компания выступает в роли налогового агента и должна удерживать из доходов данного специалиста НДФЛ, начислять на его заработок страховые взносы с последующим перечислением сборов и налога в бюджет. Проводки в учете при этом составляются как при начислении заработной  платы управленческому персоналу;
  • если специалист-бухгалтер является  ИП и с ним  заключен договор  на возмездное  оказание услуг в соответствии с  гл. 39 ГК РФ, то затраты  по оплате услуг дистанционного специалиста-бухгалтера отражаются в учете по счету №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (табл.2). Проводки по отражению данных затрат (если ИП является плательщиком НДС и не находится на «упрощенке») [6].
Табл. 2. Бухгалтерские проводки для ведению удаленного учета 
Дебет

Кредит

Описание

26 60 Стоимость обслуживания (без учета суммы НДС)
19 60 Учтен НДС
60 51 Оплата фактически оказанных услуг/выполненных работ

Преимущества удаленной бухгалтерии в реалиях сегодняшнего дня сводятся  к экономии средств компании  в части управленческих расходов. Экономия затрат  может быть по следующим статьям:

  • заработная плата специалиста-бухгалтера со страховыми начислениями, т.к. оплата определяется в зависимости от степени его загруженности учетной работой;
  • содержание рабочего места штатного сотрудника, включая мебель, компьютерное оборудование, расходные материалы и прочее;
  • износ основных средств;
  • аренда помещения (затраты по аренде снижаются, поскольку уменьшается количество персонала и соответственно объем арендуемой площади);
  • затраты на специальную литературу и подписные издания для специалиста- бухгалтера;
  • затраты на повышение квалификации сотрудников (курсы повышения квалификации) и другие. 

Недостатки ведения бухгалтерского и налогового учета удаленно сводятся в большей части  к снижению уровня контроля за качеством, полнотой и своевременностью ведения бухгалтерского  и налогового учета компании; снижению качества отчетности и реальности показателей,  отраженных в ней и ряд других:

  • снижение качества отчетности компании, особенно  в переходный период. Для чего важно  своевременно наладить  контроль за ведением учета на удаленном режиме;
  • может иметь место несогласованность действий руководителя, менеджеров и специалиста-бухгалтера,  в том числе  при сбоях связи с ним;
  • сложность в оценке определения загруженности работой  специалиста на удаленном режиме.

Дистанционное ведение бухучета также сопряжено со следующими рисками [7]:

  • возникает опасность утечки конфиденциальной информации;
  • отсутствие эффективных рычагов контроля за качеством работы  специалистов-бухгалтеров на удаленном режиме до момента составления и представления отчетности в налоговые органы, фонды;
  • в случае  досрочного  или внезапного расторжения  договора о сотрудничестве в ведении бухгалтерского учета компании может образоваться временной  сбой, что может привести  к  нарушению сроков сдачи отчетности.

Как итог изложенного, необходимо отметить, что  при решении вопроса о переводе отдельных специалистов на удаленный режим  работы должен быть:

  • всесторонне отработан алгоритм подбора специалистов на удаленный режим;
  • определены формы контроля и порядок работы с ними;
  • должна быть отлаженная и настроенная корпоративная информационная система (КИС);
  • решены  другие  организационные и кадровые вопросы;
  • все решения должны быть зафиксированы в соответствующих  нормативных документах компании и подписаны ее руководителем. 

Литература 

  1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.
  2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Приказ Минфина РФ № 34 от 29.07.1998 г.
  3. ПБУ 1/2008 Учетная политика организации. Приказ Минфина РФ № 106н от 06.10.2008 г.
  4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Приказ  Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 г.
  5. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 г.
  6. ПБУ 4/99 Бухгалтерская отчетность организации. Приказ Минфина РФ № 43н от 06.07.1999 г.
  7. Степанова Г.А. Основы организации и ведения бухгалтерского и налогового учета типовых хозяйственных операций предприятия по РСБУ и нормам налогового законодательства РФ. – Чебоксары, 2019. – 478 с.

Выходные данные статьи

Якеева И.В. Удаленное ведение бухгалтерского и налогового учетов компании. – 2020. – №1(9). – С. 34-46. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-9/81-2020-9-remoteaccountingtax.

Об учете субсидий малому и среднему бизнесу на возмещение потерь от коронавирусной инфекции

Об авторе

 Якеева Ирина Владимировна Якеева Ирина Владимировна – практикующий специалист по  бухгалтерскому учету, профессиональный бухгалтер, действительный член ИПБ России. Принимала участие в проектах по внедрения и автоматизации работы предприятия на основе продуктов 1С, созданию и ликвидации предприятий. Имеет 20-и летний опыт работы в учетно-финансовом и экономическом блоке финансовых, нефтяных, торговых и производственных предприятий.

Статьи выпуска №9

  1. Учетная политика организации при применении автоматизированного учета;
  2. Удаленное ведение бухгалтерского и налогового учетов компании.