Автоматизация аудита с помощью программы IT Audit

Автоматизация аудита с помощью программы IT Audit

Аннотация: в данной статье рассматривается автоматизация аудита с помощью программы IT Audit. Выполнен обзор основных терминов, связанных с аудитом. Даны характеристики предмета аудиторской проверки. Представлено описание функционала программы IT Audit.
Скачать: PDF (статья), PDF (выпуск №8).
Ключевые слова: аудит, автоматизация аудита, it audit, бухгалтерская отчётность, аудиторская проверка, автоматическое создание запросов от аудитора, документирование аудита, сохранение данных по объекту аудита, автоматизированная программа для обработки бухгалтерских данных. 

1. Определение аудита

Прежде всего, определимся с терминами. Что такое аудит? Это проверка бухгалтерской отчетности юридических (в отдельных случаях и физических лиц) на предмет достоверности данных. Причем эти данные должны соответствовать как показателям бухгалтерских регистров в электронной базе (например, та же 1С), так и сведениям из первичных документов [1].

Осуществлением аудита занимаются представители профессии под названием «аудитор». Этапы процесса проведения аудиторской проверки показаны на рис.1.

Этапы процесса аудиторской проверки

Рис. 1. Этапы процесса аудиторской проверки

Кому нужен аудит, кто есть целевая аудитория, то есть клиенты аудиторских компаний? В первую очередь, это организации, подлежащие обязательному ежегодному аудиту. Например, те же акционерные общества (АО). Виды аудита приведены на рис.2 [2].

Виды аудита

Рис. 2. Виды аудита

Есть также аудит инициативный, который заказывают собственники бизнеса, например, для проверки достоверности бухгалтерских данных. Кроме того, часто для участия в ряде тендеров по исполнению государственных заказов также еще на стадии заявки часто необходимо аудиторское заключение. Оно же понадобится и для фирм, которые выходят на фондовые рынки и организуют IPO. Аудит практически всегда бывает частью due diligence, то есть предпродажной проверки, как для нового покупателя (потенциального инвестора), так и для уходящего владельца, которому необходимо подтверждение того, что в будущем в его адрес не возникнут обвинения в искажениях отчетности.

2. Характеристика предмета аудиторской проверки

Итак, что же в итоге предстоит проверить аудиторам? Это данные годовой бухгалтерской отчетности (БО), включая все формы: баланс (форма 1), отчет о финансовых результатах (ОФР), отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, пояснения к бухгалтерской отчетности. Кроме того, проверяются данные в бухгалтерской базе на предмет верного отображения фактов хозяйственной деятельности организации, поскольку именно из этих цифровых и суммовых показателей в итоге формируется годовая бухгалтерская отчетность.

При необходимости аудиторы также проверяют (как правило, выборочно) первичную документацию по ключевым показателям в балансе. Они могут также участвовать в инвентаризации (при обнаружении существенных расхождений), сверять данные из 1С (или аналога) с цифрами в кассовой книге организации и выгрузками банк-клиента (при проверке учета денежных средств в организации, как наличных, так и безналичных, включая валютные операции).

Что является результатом аудита? Это аудиторское заключение, которое состоит из краткого заключения и подробного (иногда на несколько десятков и более страниц) описания состояния бухучета в организации с указанием ряда замечаний и рекомендаций собственникам бизнеса по организации работы, составлению учетной политики, организации документооборота, соблюдению платежной дисциплины и т.д. По ключевым и проблемным участкам деятельности клиента аудитор также предоставляет свои рекомендации [3].

Как осуществляется изучение этих порою внушительных по объему данных при отсутствии специальных программ обработки данных? Аудитором создается многостраничный файл в excel, содержащий сведения из всех вышеперечисленных составляющих БО. Очевидно, что их механический перенос из предоставленных клиентом аудитору документов занимает много времени, наконец, может привести к ошибкам именно в связи с необходимостью переносить большое количество цифр. Достаточно одной опечатки или пропущенного знака после запятой, неверного формата ячеек или ошибок в настройках округлениях, чтобы данные БО оказались перенесены неверно и в результате повлияли на затягивание аудита. 

Таким образом, возникает вопрос об использовании программы, которая позволяет, как ускорить процесс переноса данных без их «тупого» механического перепечатывания, так и автоматизировать анализ полученных данных. В данном материале в качестве образца будет изучен основной функционал программы IT Audit.

3. Программа IT Audit

Данное программное обеспечение (ПО) представляет собой автоматизированную программу для ускоренной обработки бухгалтерских данных без использования ручного пересчета с целью проведения всех положенных по закону аудиторских процедур и создания всех необходимых для этого рабочих и итоговых документов.

Как вышеназванные вопросы автоматизации аудита и профилактики ошибок исполнителей решаются с помощью IT Audit? Прежде всего, сведения переносятся из предоставленных клиентом данных автоматически, без однообразного перепечатывания бухгалтерских сведений. 

4. Загрузка данных в IT Audit

Происходит это за счет того, что в программу загружается информация напрямую из бухгалтерских регистров клиента. Это могут быть как отдельные файлы в Excel, так и весь файл бухгалтерской программы  1С. БО отчетность можно загрузить посредством xml-файла. Следовательно, можно говорить как минимум о существенной экономии времени на этапе переноса данных.

Другой важный аспект – это автоматическое создание запросов от аудитора  в адрес ЛОКУ (лицо, отвечающее за корпоративное управление) аудируемого лица. Суть этих запросов в том, чтобы получить от клиента подтверждения по рядам аспектов, таких как:

  • намерение организации продолжать деятельность;
  • отсутствие аффилированности с аудитором;
  • получение данных о наличии судебных тяжб  организации и т.д.

Еще один важный фактор для работы аудитора – это критерий существенности. Под этим термином подразумевается процент от валюты баланса, в пределах которого допустимо наличие неточностей в БО, превышение которых  влияет на достоверность предоставленных данных. 

Опять же, как этот критерий вычисляется без использования специализированной аудиторской программы? Для этого создается файл в excel, в который переносятся вручную данные из БО. На их основе через сложную формулу в Excel получается необходимый результат, как по отдельным статьям учета, так и по всей отчетности в целом. Очевидно, что, как и в случае ручной обработки данных БО, достаточно одной ошибки при переносе данных или же ошибки в формате ячеек excel для того, чтобы результаты формулы стали ошибочными. IT Audit позволяет избежать, в данном случае, ошибок из-за человеческого фактора.

Еще одним важным аспектом аудита является оформление запросов к собственникам бизнеса, получение этих ответов и их фиксирования для дальнейшего использования в процессе исследования. Благодаря наличию встроенных шаблонов IT Audit ускоряет данный этап, как для заказчика, так и для исполнителя аудита.

5. Хранение информации в IT Audit

Как известно, важным этапом обработки информации является ее хранение. Изучаемая программа позволяет сохранять данные по объекту аудита в формате проектов, на основе которых в дальнейшем (например, в случае работы с тем же клиентом в следующем отчетном периоде) можно формировать новый комплект документов. Это способствует профилактике дублирования информации. Например, тех же данных о юридическом адресе, составе учредителей, видах деятельности компании, при условии, разумеется их неизменности в течение двух последующих друг за другом годов или иных проверяемых периодов.

6. Аудиторское заключение в IT Audit

Наконец, финальным аккордом аудиторской работы является составление аудиторского заключения. Как уже было сказано, финал работы аудитора состоит в выдаче заключения и, что даже более важно для преобразований в бухгалтерии клиента, формировании многостраничного документа с подробной характеристикой всех этапов работы и всех разделов бухгалтерии клиента. В своей основе письменная информация аудитора заказчику также содержит ряд шаблонных аспектов, поэтому существование в IT Audit готовых макетов позволяет значительно сэкономить время. 

7. Заключение

Резюмируя, можно сказать, что такая программа, как IT Audit  позволяет сэкономить время на следующих этапах документирования аудита и собственно его проведения:

  • формирование первоначальных запросов от аудитора к аудируемому юридическому лицу;
  • информирование клиента об отсутствии конфликта интересов, соблюдении конфиденциальности;
  • перенос данных из БО клиента для обработки информации аудитором;
  • загрузка данных из бухгалтерской программы клиента (1С или аналог) напрямую для работы в IT Audit;
  • оценка состояния БО на предмет ошибок и противоречий (например, несовпадения данных регистров бухгалтерской базы с цифрами в БО организации);
  • расчет критериев существенности без необходимости ручного переноса показателей в рабочую таблицу аудитора;
  • формирование письменной информации аудитора для аудируемого лица;
  • составление итогового аудиторского заключения.

Практика показывает, что можно говорить о примерно 25 % экономии рабочего времени аудитора, хотя в ряде случаев показатели могут быть и выше. Это уже зависит от первичной аккуратности проверяемой бухгалтерии, а также от технических навыков и аналитического таланта конкретного аудитора.

Программа IT Audit, тем самым, работает согласно четкому  алгоритму, обеспечивающему  соблюдение всех процедур и правил аудита. Также она создает условия для одновременной минимизации временных трудозатрат и снижения фактора ошибок исполнителя, что легко допустимо с учетом весьма внушительных масштабов баз данных (включающих всю бухгалтерскую информацию в течение целого года и большое количество первичных учетных документов), с которыми приходится иметь дело в процессе работы аудитора.

Очевидно, что пока еще никакая программа не в силах заменить в полной мере искусства опытного аудитора. И все же ПО в данном материале значительно упрощает временные трудозатраты, позволяет вести автоматизированный контроль ошибок, позволяя тем самым аудитору сосредоточиться на более сложных аспектах работы, требующих, в том числе, и применения эмоционального интеллекта. IT Audit не способна на тот глубокий уровень интеллектуального анализа, который требуется от высококлассного аудитора, но помогает ему избавиться от рутины и случайных арифметических ошибок.

Можно смело предположить, что аудиторские компании, использующие подобное ПО в своей работе, могут если не сократить потребности в персонале (ибо аудиторы имеют тенденцию быть ценным и штучным кадровым «материалом»), то уж точно взять на себя больше клиентов именно через оптимизацию и ускорение своей работы.

Наконец, с учетом развития искусственного интеллекта, можно предположить, что в дальнейшем даже такая сложная деятельность, как аудит, станет возможна исключительна через использование программных средств обработки информации, тем самым полностью исключая из сферы проверки бухгалтерии фактор человеческих ошибок, как случайных, так и преднамеренных.

Можно сказать, что IT Audit и ее аналоги помогают аудиту становиться по-настоящему объективным и независимым, каким он и должен быть в идеале.

 Литература

  1. Гренадерова М. В. Бухгалтерский учет. Анализ. Аудит. – Ставрополь: Научно-издательский центр Логос, 2019.- 224 с.
  2. Аветисян А. С. Аудит в схемах. Учебное пособие – М.: Проспект, 2016. - 96 с.
  3. Кеворкова Ж. А., Мамаева Г. Н. Практический аудит (таблицы, схемы, комментарии). Учебное пособие - М.: Проспект.

Выходные данные статьи

Трухан К.А. Автоматизация аудита с помощью программы IT Audit // Корпоративные информационные системы. – 2019. – №4(8). – С. 19-25. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-8/73-2019-8-itaudit

Автоматизация аудита с помощью программы IT Audit

Об авторе

 Трухан Кирилл Андреевич Трухан Кирилл Андреевич – эксперт по бухгалтерскому и налоговому учетам. Занимается ведением бухгалтерского учета, налоговым консультированием, финансовым анализом и анализом рисков, контроллингом затрат и выручки, мониторингом закрытия месяца, периода, года, а также подготовкой документов для аудиторских проверок. Имеет опыт работы с 1С, 1С Битрикс, Lotus Notes, Такском и Контур. Электронная почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Статьи выпуска №8

  1. Автоматизация аудита с помощью программы IT Audit.
  2. Обзор модуля технического обслуживания и ремонта оборудования в системе SAP ERP.
  3. Подготовка функциональных спецификаций на разработку (часть 2).
  4. Правовое обеспечение информации и функционирования систем.