Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях

Корпоративные информационные системы и учетная политика организации при применении автоматизированной формы ведения учета

Аннотация: в статье раскрыт порядок и рассмотрены  сроки и условия  хранения документов  бухгалтерского, налогового и кадрового учета на бумажном и электронном носителях, действующих с 2020 года в связи с принятыми изменениями в нормативных документах Росархива. Рассмотрена методика организации работы архива на предприятии, изложен порядок проведения налоговых проверок электронных документов ЭДО,  подтверждение их подлинности с использованием ЭЦП в соответствии с ФЗ от 27.12.2019 N 476-ФЗ.
СкачатьPDF (статья), PDF (выпуск №10).
Ключевые слова: сроки хранения документов, первичные бухгалтерские документы, ФЗ 125, делопроизводство, системы хранения документов, служба документационного обеспечения управления, служба ДОУ, электронный документ, налоговые документы, кадровые документы организации.

1. Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе

Хозяйствующие субъекты в Российской Федерации независимо от формы собственности и вида деятельности, которые по российскому законодательству обязаны вести бухгалтерский учет, должны обеспечить сохранность текущих и архивных бухгалтерских документов [1]. Документы, с которыми работает бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта (организации) можно условно разделить на две группы:

  • бухгалтерские документы, включая кадровые;
  • налоговые документы (документы, связанные с исчислением налогов и страховых взносов).

Хранение первичных, сводных, отчетных и иных бухгалтерских документов организаций регулируется следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ  «О бухгалтерском учете» (ст. 29 «Хранение документов бухгалтерского учета»);
  • Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.1. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с п. 3 ст.29 Закона №402-ФЗ « О бухгалтерском учете» организация  должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (повреждений). Для целей хранения образовавшихся в процессе деятельности  архивных документов согласно п. 2 ст.13 Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и граждане вправе создавать архивы.

Порядок обработки и хранения документов в архиве организации  регулируется «Основными Правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

  • комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
  • комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
  • регламентированная процедура приема/выдачи архивных дел, назначение ответственного лица (архивариус) по их приему/выдаче и организации размещения дел в помещении архива.

Система мер по  хранению должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив и при их хранении. При организации хранения  и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, характерного для конкретного архива. Организация должна разработать и утвердить перечень документов, подлежащих сдаче в архив структурными подразделениями (отделами), утвердить порядок выдачи дел из архива и обеспечить контроль за  соблюдением процедуры и сроков  их сдачи, выдачи и возврата. Документы, хранящиеся в архиве организации  должны быть оформлены и учтены надлежащим образом в соответствии с Правилами работы архивов организации.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив организации:

  • оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации;
  • в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел;
  • полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
    • подшивку или переплет дела;
    • нумерацию листов дела;
    • составление листа-заверителя;
    • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
    • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
  • дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г., в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел по документам:
    • постоянного хранения;
    • временного (свыше 10 лет) хранения;
    • по личному составу;
    • а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. 

Дела с истекшими по перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению. При организации хранения документов  можно воспользоваться услугами специализированной архивной компании (обработка и подбор документов, формирование и хранение дел и др.). Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации и установил новые сроки их хранения. Данный приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года. Прежний перечень документов, утвержденный  Министерством культуры РФ, утратил силу. 

1.2. Сроки хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов организации на бумажном носителе

Основные опорные моменты, которые необходимо знать  руководителю организации  при ее создании и работе, в части исполнения законодательных норм РФ в вопросе соблюдения сроков хранения основных бухгалтерских, налоговых и кадровых документов [5]:

  • перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 с учетом положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов;
  • перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций  при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения [5];
  • перечень состоит из 12 разделов:
    • раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
    • разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
    • раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
    • раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
    • раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
    • раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
    • раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
    • раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
    • раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
    • раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

В таблице 1 приведены сроки хранения основных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета организаций [4], действующие с 2020 года. согласно  приказа  Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236.

Табл. 1. Сроки хранения основных документов
Категория документов

Вид документов

Срок хранения с 2020 г.

Налоговый учет

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
 Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры  5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников  5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС  5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом  5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН  5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов  5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам  6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников  50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ  При наличии лицевых счетов - 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей - 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС  5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов  При наличии лицевых счетов - 6 лет. При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет
 Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества)   5 лет при условии проведения проверки, при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
 Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки)   5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет   Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета)  5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет, Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения  Годовая бухгалтерская отчетность   Постоянно
Бухгалтерский учет, Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения  Промежуточная бухгалтерская отчетность   5 лет. При отсутствии годовой отчетности - постоянно
 Бухгалтерский учет, Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы)   Постоянно
Бухгалтерский учет, Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения  Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: у аудируемого лица, у аудиторской организации, индивидуального аудитора 
  •  5 лет, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно,
  • 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы,
  • 10 лет после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет, Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения  Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 
  • 5 лет, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно,
  • 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы,
  • 10 лет после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
 Бухгалтерский учет, Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)   При наличии лицевых счетов - 6 лет. При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет
 Кадровый учет Документы по личному составу организации  50/75 лет 
Кадровый учет  Коллективные договоры  Постоянно 
Кадровый учет  Перечни профессий  Постоянно. По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых
Кадровый учет   Графики отпусков 3 года  
Кадровый учет   Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет  Документы о премировании сотрудников  5 лет 
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет 
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК 
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже 5 лет 
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве: по месту составления, в других организациях
  • 45 лет, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно,
  • 5 лет 
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года 
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год 
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет 
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год 
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет  

* - 50/75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003 г., хранятся 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет.

2. Условия и сроки хранения, налоговая проверка электронных документов

2.1. Условия и сроки хранения электронных документов

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (вариант определения ВНИИДАД). Документированная информация в совокупности с метаданными позволяет придать электронной информации статус «документа», в той же степени как документу на бумажном носителе этот статус придают определенные реквизиты [4].

Условия и сроки хранения электронных документов  электронного документооборота (ЭДО) определены  Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Правила 2015) и Министерством Финансов  РФ. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015г. № 526  (Правила 2015) оговорены  следующие условия хранения документов электронного документооборота (ЭДО): 

  • каждая единица электронного документа обязана храниться не менее чем в двух экземплярах на разных физических устройствах;
  • в компании должна быть организована техническая возможность для копирования, открытия, перезаписи электронных документов и контроля над их физическим и техническим состоянием; 
  • в организации обязано быть обеспечено надежное хранение электронных документов, исключающее возможность их утраты, уничтожения, искажения данных, несанкционированного доступа третьих лиц с целью хищения или рассылки.

Формат архивного хранения  электронных документов ЭДО установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство электронных документов которых практически не выходит за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не потерять качество документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.  Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не только  соблюдению  формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Принципы организации электронного документа (ЭДО) предполагают подтверждение юридической правомочности и подлинности  электронного документа. Это использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) [3]. Электронный документ не  считается  подлинным и имеющим юридическую силу без его  электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и наличие сертификата к ней. 

Сертификат электронной подписи – это бумажный или электронный документ, позволяющий проверить подлинность электронной подписи. Он подтверждает принадлежность ключа  проверки электронной подписи владельцу сертификата. Сертификат ЭЦП выпускается удостоверяющим центром (УЦ), который занимается выдачей и обслуживанием сертификатов электронной подписи, или его доверенным лицом. Срок действия сертификата ЭЦП в настоящее время составляет один год, что намного меньше, чем срок хранения самих электронных документов. Согласно положениям Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» при проверке электронной подписи сертификат ЭЦП должен быть или еще действующим, или иметь доказательство о своем действии на момент подписания документа. Таким доказательством может выступать, например, штамп времени и данные о действительности ЭЦП, представляемые удостоверяющим центром (УЦ). Если удостоверяющий центр, выдавший ЭЦП, прекратил свое существование, то сведения о выданных сертификатах остаются, т.к. передаются в головной УЦ. Вся нужная информация сохраняется, более того, необходимые сведения содержатся в самом формате подписи, чего вполне достаточно для решения вопроса о юридической силе электронных документов с длительными сроками хранения.

С 1 июля 2020 года  усилены требования к использованию электронной подписи в связи с вступлением в силу Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи"" и статью 1 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ  "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" за исключением отдельных норм, вступающих в силу с 1 января 2021 года. Федеральным законом №476-ФЗ:

  • введено понятие "доверенная третья сторона" - это юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами и иные функции;
  • установлен порядок аккредитации доверенной третьей стороны;
  • определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях;
  • существенно увеличены требования к минимальному размеру собственных средств (капитала) удостоверяющего центра, а также к финансовому обеспечению ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр;
  • прописан порядок проведения внеплановых проверок аккредитованных удостоверяющих центров, доверенных третьих сторон;
  • регламентированы процедуры использования квалифицированной электронной подписи при участии в различных правоотношениях (в т.ч. правоотношениях физического, юридического лица и лиц, замещающих госдолжности и др.);
  • установлен порядок оформления доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.

Сроки  хранения  документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи (ТКС) ЭДО (приказ Росархива РФ № 236 от 20.12.2019г.) приведены в таблице 2. 

Табл. 2. Сроки хранения документов по обеспечению работы телекоммуникационных каналов связи
Код новый

Код старый

Обеспечение работы ТКС

До 2020 г.

После 2020 г.

570

232  Сертификаты ключа проверки электронной подписи  Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей 
571 237 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи  15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора  5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи 
572 238 Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения  5 лет 
574 240 Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи  Постоянно  5 лет после замены новыми

Министерство финансов РФ документом №ПЗ-13/2015 (дата публикации 11.09.2015 г.) «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков» определило (из текста документа):

  • в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:
    • первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
    • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
    • хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
    • требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета;
  • до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Исходя из того, что в  настоящее время  нормативно- правового документа (стандарта бухгалтерского учета) по срокам хранения электронных документов  бухгалтерского учета при ЭДО нет, а  Федеральным законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ  «О бухгалтерском учете» и  Минфином РФ документом №ПЗ-13/2015 дано  понятие первичного учетного документа, где электронный документ,  подписанный электронной подписью, относится к первичной бухгалтерской документации вытекает [1], что требования по срокам хранения электронных документов ЭДО равнозначны как на бумажных, так и электронных носителях [5]. 

2.2. Налоговая проверка документов при электронном  документообороте

В настоящее время в Российской Федерации специальных регламентов и нормативно-правовых актов, которыми регулировался бы порядок проведения налоговых проверок организации, где ведется электронный документооборот, пока нет. Поэтому, как и в случае с хранением электронных документов, следует  обратиться к положениям, применяемым для ведения бумажного документооборота. В письме от 25.07.2013 г. № АС-4-2/13622 налоговыми органами даны  рекомендации по проверке документов при проведении выездных налоговых проверок налогоплательщиков. Проверка документов, в том числе и  электронных, предполагает: 

  • их визуальное изучение в целях выявления всех требуемых реквизитов;
  • оценку правильности произведенных расчетов суммовых и итоговых показателей в первичной документации, отчетах, формах учета;
  • оценку документов на предмет их соответствия нормам действующего законодательства;
  • проверку подлинности и достоверности данных, изложенных в документах.

В Налоговом кодексе РФ в настоящее время нет положений о том, что электронные документы организации в обязательном порядке должны сопровождаться изготовлением их бумажных копий. Однако по требованию лиц, проводящих проверку, любой электронный документ должен быть распечатан. Для  работы  в ходе выездной налоговой проверки  необходимо обеспечить проверяющих программными и техническими средствами для проведения проверочных мероприятий. Вариантов  может быть несколько.

Во-первых, предоставление  компьютера, на котором установлено программное обеспечение для просмотра документов. Для неформализованных документов используются привычные программы (Word, Excel). Документы в формате XML-файлов лучше показывать непосредственно в учетной программе. 

Во-вторых, формализованные документы можно конвертировать в PDF документы, правда, при этом утрачивается возможность проверки их электронной подписи. В таком случае, можно предоставить XML-файл с ЭЦП и продублировать его в PDF. 

В-третьих, проверяемая организация/ налогоплательщик может предоставить доступ к  необходимым документам в системе ЭДО, с которой работает. В целях предоставления доступа к электронным документам удобнее обеспечить проверяющего отдельным рабочим местом за компьютером с установленным на нем средством криптографической защиты информации, возможностью просмотра формализованных документов и данных об электронной подписи через веб-клиент оператора ЭДО, в котором производится обмен электронными документами с контрагентами. Функциональные возможности современных операторов ЭДО позволяют создать отдельного пользователя с ограниченным доступом к конкретным документам, чтобы обеспечить доступ к просмотру тех документов, которые заявлены для целей проведения проверки. Следует отметить, что организация  в ходе  налоговой проверки не обязана подтверждать электронные подписи своих контрагентов. Сама система ЭДО разработана таким образом, чтобы не распознавать документы, подписанные не тем ключом, а значит, все электронные документы от контрагентов с ЭЦП правомерно признаются по умолчанию корректно подписанными и легитимными [3]. 

3. Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских,  налоговых и иных  документов организации

Ответственность за несоблюдение порядка и сроков хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной. Ее несут должностные лица организации – руководитель[4]. Ответственность наступает за невыполнение порядка и сроков хранения  документов на бумажном носителе  и электронных документов (ЭДО) [6]. Виды нарушений в части  порядка и сроков  хранения документов, за которые наступает ответственность в соответствии с законодательством РФ включают:

  • нарушение порядка и сроков хранения документов;
  • отсутствие первичных документов;
  • похищение, уничтожение, повреждение и сокрытие документов [6].

Ответственность за указанные виды нарушений может быть наложена как на юридическое лицо, так и на его должностных лиц. В частности, в соответствии с действующими на сегодня норами законодательства ответственность может быть:

  • административная ответственность возможна согласно КоАП, в том числе:
    • o согласно ст.15.11 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП), нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб. 
    • o согласно ст.13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.
  • отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского учета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода – штраф  10 000 руб., если они совершены в течение более одного налогового периода – штраф 30 000 руб. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.;
  • в случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность. Согласно п. 1 ст. 325 УК РФ «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия». Это - штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

За непредставление официальных документов, штампов, печатей  налоговой службе ст. 199 УК РФ «Уклонение от уплаты налогов, сборов, подлежащих уплате организацией, и (или) страховых взносов, подлежащих уплате организацией - плательщиком страховых взносов». Это – штраф в размере от 100 000 руб. до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2-х лет, либо принудительными работами на срок до 2-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет или без такового, либо арестом на срок до 6 месяцев, либо лишением свободы на срок до 2-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет или без такового.

При смене руководителя организации должна быть обеспечена передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно [1]. При ликвидации организации  архивные дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу должны быть переданы на хранение в структуры Росархива по месту  нахождения организации [2]. 

Литература 

  1. Федеральный закон от 06.12.2011г. №402-ФЗ  «О бухгалтерском учете».
  2. Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  3. Федеральный закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» и Федеральный  закон от 27.12.2019 N 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи".
  4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Приказ  Минфина СССР № 105 от  29.07.1983 г.
  5. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Приказ Росархива  РФ № 236 от 20.12.2019 г.
  6. Степанова Г.А. Основы организации и ведения бухгалтерского и налогового учета типовых хозяйственных операций предприятия по РСБУ и нормам налогового законодательства РФ. – Чебоксары, 2019. – 478 с.

Выходные данные статьи

Степанова Г.А. Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях // Корпоративные информационные системы. – 2020. – №2(10). – С. 8-23. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-10/86-2020-10-accountingdocs.

Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов на бумажном и электронном носителях

Об авторе

 Степанова Галина Ананьевна Степанова Галина Ананьевна – эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету по РСБУ и МСФО. Принимала участие в проектах по слиянию и ликвидации предприятий и их структурных подразделений, внедрения  автоматизации работы предприятия на основе продуктов 1С. Имеет более чем 25-и летний опыт работы в учетно-финансовом и экономическом блоке кредитных, нефтяных, торговых предприятий. Адрес контактной электронной почты: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Статьи выпуска №10

  1. Об учете субсидий малому и среднему бизнесу на возмещение потерь от коронавируса;
  2. Порядок, условия и сроки хранения бухгалтерских документов.